Comment l’adoption de la facturation digitale peut améliorer votre entreprise ?

La digitalisation révolutionne le fonctionnement et l’organisation mis en place au sein d’une entreprise. En effet, grâce à la digitalisation de certains aspects qui la composent, il est aujourd’hui possible d’automatiser différentes tâches récurrentes liées à son activité, avec une marge d’erreur minime par rapport aux risques d’erreurs humaines qui peuvent survenir. Grâce à un outil de gestion, il est désormais possible de passer à la dématérialisation de la facturation des clients. Mais pourquoi passer à la facture digitale, ou facture électronique ?

Qu’est-ce que la facturation digitale ?

Une facture digitale, ou facture électronique est une facture dispensée du format papier. À la place du format traditionnel en imprimé, la dématérialisation se fait par l’envoi de la facture en pièce jointe d’un e-mail, sous format PDF ou Word.

À la place de recevoir des factures en papier, les clients doivent ouvrir leurs e-mails et télécharger la pièce jointe afin de prendre connaissance de la facture. Aujourd’hui, les outils de gestion permettent aux entreprises qui veulent passer à la dématérialisation de leurs factures d’éditer et d’envoyer les factures électroniques à leurs clients.

La dématérialisation de la facturation des clients est un processus de traitement automatisé des factures clients, où une entreprise n’a qu’à fournir les données relatives à un achat ou à un service pour créer et envoyer la facture correspondante.

Il est important de préciser que même si la facture est dématérialisée, la facture digitale doit strictement contenir toutes les mentions obligatoires prévues par le Code du commerce, comme celles de la facture sous format papier. Ces données comprennent :

• Le nom et l’adresse du client et du fournisseur ;
• La date de la prestation de services ou de la vente ;
• La dénomination et la quantité précise des produits vendus ou des services ;
• Le prix unitaire hors TVA ;
• Les réductions consenties, le cas échéant ;
• La date d’échéance du règlement de la facture, ainsi que les pénalités en cas de retard du paiement ;
• L’adresse de facturation si différente de celle du client ;
• Le numéro du bon de commande, le cas échéant.

Quels sont les avantages de la facturation digitale ?

La réforme de la facturation électronique a débuté dès le début de l’année 2020, imposant à toutes les entreprises et les micro-entreprises d’émettre des factures digitales lorsque leurs clients sont les collectivités territoriales ou l’État. Et la réforme veut que d’ici à 2025, toutes les factures émises à une entreprise par une entreprise soient totalement électroniques.

Mais il ne faut pas prendre l’adoption de la facture sous format électronique comme juste une obligation à laquelle il faut s’y adapter. En effet, la dématérialisation de la facturation présente bien des avantages pour votre entreprise :

• Rapidité de traitement des factures : la création des factures se fait très rapidement, les tâches administratives relatives à la facturation diminuent grâce à la digitalisation. De plus, les délais de réception et de paiement sont plus courts ;
• Rentabilité : comme le format papier est éliminé, l’entreprise réduit ses coûts. De plus, l’envoi des factures électroniques est gratuit pour l’entreprise. Et enfin, la rentabilité se ressent au niveau de l’espace physique pour archiver toutes les factures de l’entreprise ;
• Sécurité des factures : la dématérialisation de la facture permet d’éliminer les erreurs de saisies pouvant être faites par les intermédiaires. De plus, le suivi de transmission des factures vers vos clients est transparent ;
• Gestion plus simple des factures : grâce à un logiciel de gestion de factures, il est possible pour votre entreprise de suivre à tout moment les factures envoyées à vos clients, celles qui ont été payées, et celles qui ne le sont pas encore. Les rappels de paiement peuvent être paramétrés et envoyés automatiquement aux clients.

Quels sont les principaux outils et technologies disponibles pour la facturation digitale ?

Les fonctionnalités des logiciels de facturation peuvent être nombreuses et varient selon le logiciel de traitement que vous choisissez. Pour vous donner une idée, un logiciel de facturation peut :

• Créer des devis personnalisés ;
• Convertir les devis en factures ;
• Faire la gestion des factures telle que suivie des factures et des paiements ;
• Déclencher le système d’alerte en cas d’impayé et relance en quelques clics ;
• Effectuer le suivi des paiements avec connexion bancaire ;
• Personnalisation des documents ;
• Gestion automatique des taux de TVA ;
• Établir les bons de livraison ;
• Etc.

Le choix de votre outil de facturation doit essentiellement se porter sur vos besoins en fonctionnalités et votre budget. Toutefois, voici la liste des principaux outils et technologies que vous pouvez mettre en place pour le traitement de votre facturation :

• Yooz ;
• QuickBooks Facturation ;
• Sage 50 Compta & Facturation ;
• Axonaut Facturation ;
• Evoliz;
• Sellsy Facturation;
• Factomos;
• iPaidThat ;
• Sinao Comptabilité et Gestion ;
• Zervant ;
• Facture.net ;

Comment la facturation digitale peut-elle améliorer votre entreprise ?

Outre le fait que la dématérialisation du processus de facturation de votre entreprise vous permet d’automatiser certaines tâches et d’améliorer la gestion de vos factures, elle permet également d’optimiser certaines fonctions de votre activité.

En effet, l’utilisation d’un outil de traitement des factures vous permet d’optimiser les processus de votre comptabilité. Associer votre logiciel comptable et bancaire avec votre logiciel de facturation vous permet d’enregistrer les paiements automatiquement. Ainsi, les marges d’erreur liées à la comptabilité sont minimes.

De plus, vous pouvez exploiter les données de paiement fournies par votre logiciel de facturation pour améliorer la stratégie de votre entreprise.