Bonnes pratiques pour gérer les factures fournisseurs

Certaines tâches en entreprise se présentent quelquefois contraignantes, surtout lorsqu’il s’agit d’une petite structure, ou une moyenne entreprise. Parmi les affaires à régler et à gérer régulièrement, il y a les factures des fournisseurs. La gestion de la caisse, du budget et donc du paiement des factures est très importante pour non seulement la continuité des activités des entreprises, mais aussi pour une bonne relation entre client et fournisseur. Cependant, pour une petite entreprise, le paiement des factures se fait généralement par le dirigeant, pour faute de service spécifique pour la comptabilité. Ainsi, il est dans l’intérêt de l’entreprise de revoir son processus de traitement et de gestion des factures des fournisseurs. Voici les quelques pratiques à adopter pour une meilleure optimisation de sa gestion de facture, telles que l’utilisation d’un logiciel informatique.

La gestion des factures des fournisseurs, quelles sont ces implications ?

Pour une entreprise, la branche de la gestion relative aux factures des fournisseurs s’occupe notamment des documents comptables, en termes de conformité et de vérification. La gestion des factures des fournisseurs est ainsi un processus de traitement des factures octroyées dans le cadre de l’approvisionnement de l’entreprise. Elle implique ainsi différentes tâches relatives au service de la comptabilité, qui sont :

• Le processus de rapprochement de la facture fournie par le fournisseur, et la commande passée par l’entreprise. Pour ce processus, il est important de voir à la fois la quantité des produits, le montant inscrit sur la facture, les taxes ;
• L’état de la facture ;
• Le calendrier pour les paiements des factures, notamment pour suivre les différents délais de paiement des factures contractées.

Pour une gestion efficace des factures des fournisseurs, l’entreprise doit être en mesure d’optimiser tous ces cycles comptables. Le but est de mettre en place un processus de traitement ainsi qu’un processus de paiement à la fois fluide, rapide et sécurisé. Ces différentes étapes et processus sont à gérer de manière efficace et optimale pour la continuité des activités.

Les différents enjeux de la gestion des factures des fournisseurs nous conduisent donc à la solution la plus optimale qui est notamment la dématérialisation des factures contractées à l’aide de l’utilisation de logiciels de gestion des factures fournisseurs. Avec les habitudes quant au processus de traitement des factures fournisseurs, ou encore à cause d’une certaine réticence envers les nouvelles technologies de gestion, les logiciels, certaines entreprises préfèrent la gestion manuelle de leurs documents, pourtant la solution la plus efficace est la nouvelle technologie et la dématérialisation.

Les solutions pour faciliter la gestion des factures des fournisseurs sont mises en exergue un peu plus bas.

Note : Il faut noter une différence entre gestion de facture et facturation en entreprise. La facturation fait référence à l’action de rédiger une facture et au fait de l’éditer. Ainsi, la gestion des factures et la facturation sont deux processus différents.

Quelles sont les pratiques à adopter dans le cadre de l’optimisation du processus de gestion des factures fournisseurs ?

Il existe une panoplie de solutions qui s’offrent aux entreprises dans le cadre de la gestion des factures de leurs fournisseurs. Mais la meilleure solution est notamment la dématérialisation du processus de traitement dans son ensemble.

Une solution basée sur la dématérialisation du traitement des factures

Le terme dématérialisation implique la non-utilisation à toutes les échelles des différents processus de papier. Il n’est donc pas ici uniquement question de mettre les documents nécessaires sous format PDF pour ensuite archiver les versions papier. En effet, il est dans le but d’adopter un processus dématérialisé de l’intégralité des cycles de traitement des factures des fournisseurs.

Un processus de gestion dématérialisé des factures contractées auprès de ses fournisseurs permet à une entreprise de gagner non seulement du temps, mais également de faire des économies, en termes d’impression. De plus, la dématérialisation du processus de traitement des factures des fournisseurs permet aussi à l’entreprise d’assurer une meilleure sécurité au processus, puisqu’il y aura moins d’intervention humaine. Et enfin, l’entreprise pourra respecter les différents délais de paiement, et même la réduction de ces délais.

Une gestion des factures centralisée

L’archivage des factures des fournisseurs est une solution efficace pour mieux suivre le traitement de chacun d’eux. Pourtant, le fait de stocker les factures au niveau de chaque espace client peut contraindre le service comptabilité, puisqu’il sera plus difficile de les retrouver.

Il est conseillé de mettre en place un espace unique et numérique qui recueille toutes les factures des clients et des fournisseurs. Cela assurera à l’entreprise une meilleure vue d’ensemble de toutes les factures, mais aussi des différents paiements à effectuer. La centralisation des factures est également une solution efficace pour la gestion des flux financiers de l’entreprise. Simplement, grâce à ce système et ce processus, l’entreprise aura une vue plus optimisée de l’état de paiement des factures, en prenant en compte les factures qui sont en cours de paiement et les factures à venir.

La gestion de l’accès aux factures

Cette solution cherche à en plus d’optimiser la gestion des factures, à également limiter, voire éradiquer les activités de fraude. Il est ainsi question d’attribuer les tâches liées à la saisie des factures et les tâches de paiement à deux personnes différentes. Un troisième employé du service comptable sera ainsi l’unité de vérification des activités dans le cadre de la gestion de ces factures des entreprises.

Le paramétrage des comptes comptables de gestion des factures peut se faire sur le workflow de validation.