Déménagement de bureaux : la check-list

Le déménagement de bureaux est une opération qui peut être particulièrement complexe. Pour que tout se passe bien, il faut tout bien organiser de A à Z. La meilleure façon de le faire est de mettre en place un to-do list de toutes les choses à faire. Voici comment bien organiser le déménagement des bureaux d’une entreprise et éviter les éventuels oubli.

S’occuper des démarches administratives liées au déménagement du bureau de l’entreprise

Une entreprise peut décider de déménager de son ancien local pour de nombreuses raisons : réduction des coûts, développement de l’équipe, achat de nouveaux matériels, création de nouveaux services, etc.

Les raisons peuvent également être liées à une approche plus stratégique. Que l’entreprise choisisse de changer ses locaux pour de nouveaux, plus petits ou plus grands, plus pratiques ou ciblant une zone précise, ou dans le cas d’une entreprise individuelle où l’entrepreneur exerce son activité de chez lui et souhaite déménager autre part, il y a des démarches à réaliser en amont.

En effet, quelle que soit la raison qui implique un déménagement de bureaux, l’entreprise doit déclarer sa nouvelle adresse et réaliser d’autres formalités administratives, à savoir :

• Faire savoir l’administration de la nouvelle adresse de l’entreprise ;
• Résilier les différents contrats auxquels l’entreprise a souscrit : contrat de bail, contrat auprès de ses fournisseurs d’électricité, d’assurance, de gaz, de téléphone et internet ;
• Informer les collaborateurs, partenaires et clients de la nouvelle adresse ;
• Procéder au déménagement ;
• Aménager et agencer les nouveaux locaux.

Déclarer la nouvelle adresse auprès de l’administration

Il est impératif que l’entreprise notifie l’administration compétente de son souhait de déménager ses bureaux dans un nouvel endroit, que ce soit dans le même département initial de son siège social ou dans un département différent. Pour cela, elle doit remplir une déclaration de changement d’adresse qu’elle doit adresser à l’URSSAF, le CFE, le service des impôts. L’objectif de cette déclaration est d’aviser ces services que c’est à partir de sa nouvelle adresse que l’entreprise remplira désormais ses obligations d’impôts et de charges sociales. Les papiers administratifs de celle-ci provenant de l’administration publique devront également être envoyés à cette nouvelle adresse qu’elle a notifiée.

Mais avant cette démarche de notification, le chef ou le dirigeant doit procéder à la :

• Rédaction d’un procès-verbal ayant pour objet le transfert du siège social de l’entreprise ;
• Modification des documents statuts. Pour les sociétés, les modifications statutaires réalisées doivent être portées à la connaissance du greffe du Tribunal de commerce ou encore du Centre de Formalité des entreprises auprès duquel va dépendre l’entreprise suivant son nouveau siège social ;
• Publication d’un avis de transfert de la nouvelle adresse. Celle-ci est à faire auprès d’un JAL dans le mois qui suit la décision de changement d’adresse ;
• Envoie du dossier de transfert de siège social auprès du greffe du commerce.

Un changement d’adresse implique également un changement de numéro SIRET. Ainsi, l’ensemble des documents officiels de l’entreprise feront également l’objet de modification, notamment celle se référant à l’adresse de son nouvel emplacement. Ces documents sont :

• L’extrait Kbis ;
• Les documents bancaires ;
• Les factures émises ;
• Les contrats de travail, de vente ;
• Les tampons.

L’entreprise doit aussi s’assurer de notifier ses investisseurs, ses clients et partenaires commerciaux, que ce soit par mail ou par courrier postal, de sa décision de déménager le local de ses bureaux. Elle doit ainsi les informer de la nouvelle adresse où vont s’implanter ses nouveaux bureaux.

Si l’entreprise dispose d’un site internet, de page sur les réseaux sociaux, l’information relative à l’adresse doit impérativement être changée. De même que l’adresse sur ses supports de communication, la carte grise des véhicules de fonction, etc. au risque de partager des informations erronées et préjudiciables.

Annuler tous les contrats de service

Un déménagement de ses anciens locaux implique que l’entreprise ne bénéficiera plus de ses avantages actuels dans les nouveaux. Ainsi une résiliation de ses anciens contrats s’impose, que ce soit pour son contrat de bail professionnel ou commercial, ou ses contrats auprès de ses fournisseurs et distributeurs d’eau, d’électricité, de chauffage, d’assurance, de ligne internet et téléphonique.

Cette démarche a lieu d’être pour informer son propriétaire-bailleur et ses fournisseurs de son intention de déménager, mais également pour ne pas l’engager inutilement au paiement de factures dont elle n’est plus la bénéficiaire à ladite adresse.

Contrat de bail

Les démarches de résiliation du bail doivent se faire au moins J-80 préalable à la date du déménagement. L’entreprise peut directement adresser sa demande de résiliation au bailleur par l’intermédiaire d’une lettre en recommandé avec accusé de réception ou sous la forme d’un acte sous signature privée via un huissier.

En cas de résiliation de bail locatif professionnel, la législation prévoit des démarches préétablies dans le cadre d’un déménagement. En effet, elles diffèrent de la résiliation d’un bail commercial.

Notons que le déménagement constitue un motif légitime de résiliation de contrat de bail professionnel. Ainsi, l’entreprise est parfaitement en droit de clôturer son bail professionnel sans avoir à donner au préalable des justifications à son propriétaire-bailleur. Il convient néanmoins de respecter le délai de préavis de 6 mois avant la date d’échéance.

Contrairement au bail professionnel, le bail commercial présente un autre fonctionnement en termes de résiliation. La rupture du contrat doit expressément se faire au terme d’une période triennale. Pour l’heure, l’entreprise doit lancer sa demande de résiliation de bail au moins 6 mois avant la date prévue pour le déménagement. Par ailleurs, celle-ci ne peut se faire que par recommandé avec accusé de réception.

Résiliation des contrats de gaz, d’eau et d’électricité auprès des distributeurs de l’entreprise

De manière générale, toutes démarches de résiliation de contrat d’énergie avant les dates prévues pour leur échéance donnent lieu au paiement de pénalités, mais cela n’est pas applicable en cas de déménagement. En effet, dans le cadre d’un contrat d’énergie, l’entreprise s’engage à une durée d’engagement.

Cependant étant un motif légitime de résiliation des contrats d’énergie et d’eau, l’entreprise échappe au paiement d’un quelconque frais ou pénalité dans le cas où elle souhaiterait déménager.

Effectivement, un délai de préavis est applicable. À ce titre, l’entreprise doit notifier ses fournisseurs d’eau et d’énergie 30 jours au minimum et 90 jours au maximum préalablement à la date prévue pour déménager pour fermer ses compteurs.

Contrat d’abonnement internet et téléphonique

Idem au cas de résiliation de contrat de bail et d’eau et d’énergie, le déménagement correspond à un motif de rupture de contrat téléphonique et internet. De ce fait, l’entreprise est dispensée du paiement de frais supplémentaires. Pour ce faire, elle doit veiller à transmettre sa demande de résiliation 45 jours avant la date du déménagement.

Certaines entreprises préfèrent transférer leur ligne téléphonique vers le lieu de leur nouvelle adresse. Elles ne sont ainsi plus obligées de résilier leur contrat téléphonique et internet.

Cette solution est cependant possible sous condition. En effet, celle-ci peut maintenir son abonnement téléphonique et internet auprès de son fournisseur actuel seulement si ce dernier est éligible à sa nouvelle adresse. Le niveau de débit proposé par son fournisseur de télécommunication doit permettre un transfert gratuit de sa ligne téléphonique.

Pour connaître ces informations, l’entreprise doit veiller à se renseigner auprès de son opérateur téléphonique préalable à la date du déménagement. Dans le cas où son fournisseur de télécommunication ne serait pas disposé à proposer son service à la nouvelle adresse de l’entreprise, le dirigeant peut directement faire appel aux dispositions prévues par son contrat d’abonnement téléphonique en cas de résiliation pour cause de déménagement.

Contrats d’assurance professionnels

La clôture des contrats professionnels entre également dans la liste des choses à faire en cas de déménagement, quand bien même cela se fera avant la date prévue pour leurs échéances. Insistons sur le fait qu’un changement d’adresse juridique et administratif du lieu de l’activité constitue un motif valable de clôture de contrat avant l’échéance normale.

Cependant pour la résiliation de ses contrats d’assurance professionnels, l’entreprise ne peut lancer les démarches qu’à la date même du déménagement.

• Clôturer l’assurance RCP : l’entreprise peut demander à résilier son assurance RCP ou Responsabilité Civile Professionnelle simultanément avec son assurance multirisque ;
• Clôturer l’assurance du local de l’entreprise. Lorsque l’entreprise a fini de déclarer son changement d’adresse administrative et juridique, elle dispose de 90 jours pour lancer sa demande de résiliation de l’assurance du local auprès de son assureur. Cette demande de résiliation devra se faire auprès de son fournisseur d’assurance via une lettre recommandée avec accusé de réception. L’entreprise peut considérer sa demande comme valide et effective au plus tard 30 jours après la réception de sa demande par l’assureur.

Informer les salariés et les investisseurs, les partenaires et les fournisseurs du déménagement

La communication de la nouvelle adresse concerne également les fournisseurs et les partenaires ainsi que le site internet, les réseaux sociaux, les mails, les courriers et autres canaux de communication.

Pour tenir informer les partenaires les plus importants, il est même conseillé d’établir une liste de contacts à prévenir pour éviter d’éventuels oublis.

Quel que soit le motif, un déménagement perturbe le bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise ainsi que le quotidien des salariés et autres collaborateurs de celle-ci. Il est alors important de communiquer à l’ensemble des collaborateurs la décision de déménager les locaux préalablement à la date prévue pour. Cette communication est importante dans le sens où chacun peut s’organiser. L’entreprise doit veiller à transmettre toutes les informations jugées nécessaires et utiles à ses employés. Cela peut être :

• La raison du déménagement ;
• La nouvelle localisation géographique ;
• Les données permettant aux employés de se préparer aussi bien en matière de gestion de travail que psychologiquement.

Articuler le déménagement des locaux de l’entreprise autour d’une bonne communication est ainsi essentiel. De même que recueillir les avis des collaborateurs pour mieux organiser le processus de déménagement.

Choisir le prestataire en charge du déménagement

En matière de déménagement, surtout dans le cas d’une entreprise, il est plus conseillé de confier l’opération à un professionnel du déménagement. Mal organisé, le déménagement peut retarder la reprise de l’entreprise de son activité, ce qui pourra se ressentir sur sa performance, sa productivité et donc son chiffre d’affaires.

Une société de déménagement est en mesure de faire gagner du temps et de proposer à l’entreprise des solutions de déménagement adaptées à ses besoins et conformes à ses attentes.

Pour choisir le bon prestataire, l’entreprise doit le faire en fonction :

• Des références de la société de déménagement ;
• Du volume de mobilier à déménager ;
• La disponibilité du déménageur
• Le type de transport proposé
• Et notamment le prix de la prestation.

Enfin… l’aménagement dans les nouveaux locaux !

L’entreprise doit réaliser cette dernière avec le plus grand soin. Il en va de la productivité des collaborateurs qui peut être altérée si l’environnement en question n’y est pas favorable. En effet, les collaborateurs de l’entreprise doivent se sentir à l’aise dans les nouveaux locaux, et l’aménagement des lieux et les nouvelles conditions de travail doivent être agencés de manière optimale.

L’entreprise doit veiller à ce que ses locaux soient opérationnels pour accueillir l’ensemble du personnel. Cela signifie que les travaux d’aménagement, les décorations et autres agencements des pièces de travail ont été faits plusieurs jours avant voire plusieurs semaines du déménagement. Le responsable du déménagement doit également faire en amont l’inventaire, le tri ainsi que la sélection du mobilier à mettre en place.

Autre point important, la décoration, les mobiliers et la couleur des bureaux doivent susciter l’envie et la motivation des collaborateurs pour que le déménagement soit une réussite.

Déménagement entreprise : la solution clé en main !

Comme vous pouvez le constater, le déménagement de bureaux ne s’improvise pas ! En effet, il demande forcément une organisation au millimètre près pour éviter d’impacter sur votre activité au quotidien. Voilà pourquoi, vous aurez tout intérêt à faire déménager vos bureaux rapidement par des professionnels. Avec eux, vous mettez toutes les chances de votre côté pour une intervention parfaitement maîtrisée. Que ce soit pour le transfert d’une entreprise, le transport de bureaux, le transfert informatique, l’archivage, le transport d’œuvres d’art ou la manutention de charges lourdes, ils disposent d’un réseau particulièrement fiable sur toute la France.

En plus, ils vous proposent un devis sur-mesure et parfaitement adapté à votre projet de déménagement. En termes de services, ils mettent tous les moyens techniques et humains à votre disposition pour éviter de perdre du temps dans le déroulement de votre activité. En anticipant vos besoins, ils repèrent les lieux de départ et d’arrivée pour convenir ensemble d’un interlocuteur commun qui vous suivra durant toute l’étape du déménagement de l’entreprise. Ensuite, ils mettent en place un plan et vous fournissent tout le matériel nécessaire pour préparer le transport et la manutention de vos bureaux. En bref, une solution clé en main pour gagner un maximum de temps tout en évitant le stress !