Les mentions à mettre obligatoirement sur une facture

Publié le , par La RDE
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Les mentions obligatoires d'une facture

Toute activité de vente de bien ou de prestation de service qui sont effectuée par un professionnel implique l’émission d’une facture. Une facture est un document commercial, comptable et juridique comprenant différentes informations telles que la nature, la quantité et les conditions des achats et ventes de marchandises ou de prestations de services.

Un acheteur a le droit de réclamer une facture dès la réalisation de la vente, plus précisément à la fin de la transaction. En effet, la facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle.

Que doit-on trouver sur une facture ?

D’après l’article L441-3 du code de commerce, des mentions obligatoires doivent apparaître sur une facture émise par un professionnel.

Pour établir une facture en règle, on doit y trouver :

  • La date de la facture: la date d’émission de la facture doit figurer sur celle-ci
  • Le numéro de la facture : une facture doit avoir son numéro unique qui est basé sur une séquence chronologique et continue. La numérotation peut se faire par séries distinctes si les conditions d’exercice le justifient.
  • La date de la vente ou de la prestation de service : la date de la livraison des biens ou la prestation de service.
  • L’identité du vendeur ou du prestataire de service : il est obligatoire de mettre la dénomination sociale, l’adresse du siège social, l’adresse de facturation, le numéro de Siren ou Siret, le code NAF, pour les sociétés, on doit mettre la forme juridique et le capital social. Si vous êtes un commerçant, pensez à marquez votre numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation, et un artisan doit mentionner son numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation.
  • L’identité de l’acheteur : sa dénomination sociale ou nom pour un particulier, l’adresse du client sauf en cas d’opposition pour un particulier, son adresse de facturation et l’adresse de livraison.
  • Le numéro du bon de commande : le numéro de bon de commande doit être vu sur la facture lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur.
  • Le numéro d’identification à la TVA : le numéro d’identification du vendeur et du client professionnel mais ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures d’un montant hors taxes inférieur ou égal à 150.
  • La désignation et le décompte des produits et services rendus : dans cette partie, il est essentiel de mentionner a nature, la marque ainsi que la référence des produits. On doit aussi y trouver les matériaux fournis et main d’œuvre pour les prestations. La dénomination précise, a quantité, le prix unitaire hors taxes ainsi que le taux de TVA ajoutée doivent figurer dans cette partie mais plus important, vous allez devoir mentionner les remises et les autres rabais éventuels durant la vente.
  • Le taux de TVA applicable : le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
  • La réduction de prix : en cas de rabais de prix, ristourne ou remise à la date de vente ou de la prestation de service.
  • Le montant total à payer hors taxe et toutes taxes comprises sur le paiement : la date ou le délai de paiement doivent être respecter mais dans le cas contraire, un frais de recouvrement de 40 € est obligatoire.

Depuis la date du premier octobre 2019, deux nouvelles mentions sont maintenant obligatoires dans une facture :

  • L’adresse de facturation des parties quand il s’agit d’une autre adresse que le siège social
  • Le numéro du bon de commande si c’est l’acheteur qui l’a établi

En cas d’infraction aux règles de facturation des sanctions sont renforcées par l’instauration d’une amende dorénavant de nature administrative qui est une nouvelle disposition de l’ordonnance du 24 avril 2019. Les amendes peuvent monter jusqu’à 75000 euros pour une personne physique et 375000 euros pour une personne morale et en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la première sanction, cette amende pourrait être doublée.

Les mentions particulières dans une facture

En cas de cas particulier, d’autres mentions doivent être inscrites sur la facture :

  • Si le vendeur ou le prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée, il faut mentionner « membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
  • Le vendeur a un régime de franchise de TVA, la mention à mettre c’est : « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts ».
  • Si le sous-traitant ne déclare pus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare et il faut marquer : « auto liquidation de la TVA » et indiquer que c’est un montant hors taxe.
  • Une assurance professionnelle est obligatoire pour les artisans ou les micro-entrepreneurs qui exercent une activité artisanale.

La facture électronique

On peut emmètre une facture par voie électronique sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation.  Les mêmes mentions obligatoires sur une facture dématérialisée sont les mêmes que ce qu’on doit strictement mentionner et marquer sur une facture papier.

Pour les marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les PME et depuis le premier Janvier 2020, les TPE aussi doivent emmètre des factures électroniques.

La numérotation des factures

Les factures émises doivent comporter un numéro qui ne doit pas être défini au hasard. Le numéro attribué à une facture doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.

La numérotation des factures est l’une des obligations à respecter en matière de facturation. Chaque facture doit avoir un numéro qui lui est propre et avoir deux factures avec un même numéro est impossible car l’entreprise ne doit pas pouvoir émettre des factures à posteriori.

Comment effectuer la numérotation de vos factures ?

Il n’est pas obligatoire de commencer la numérotation de vos factures par le numéro 1 mais il est aussi possible de débuter votre numérotation à 10 ou même 100.

Il est important d’utiliser un préfixe temporel pour numéroter vos factures pour faciliter le classement et l’archive de vos factures comme par exemple :

  • Pour les factures émises sur l’année 2019, il faut mettre l’année et le numéro « 2019-(numéro) ».
  • Pour les factures émises sur le mois de février 2019, mentionner l’année, le mois et le numéro « 2019-02-(numéro) ».

Eviter de repartir de zéro à chaque début de nouvelle période lorsque la numérotation est prévue sur une période (année ou année et mois) mais dans le cas contraire, il est plus préférable de repartir à zéro à l’issue de chaque année et non pas à l’issue de chaque mois.

Il est aussi possible d’utiliser un préfixe autre que temporel pour numéroter les factures quand les conditions d’exercice de l’activité le justifient, cette numérotation doit être établie par séries distinctes

L’utilisation des séries distinctes peut être utile pour les entreprises :

  • Qui ont plusieurs sites de facturation,
  • Qui ont différentes catégories de clients qui ont des règles de facturation différentes,
  • Qui utilisent plusieurs systèmes d’émission de factures qui rend compliqué l’utilisation d’une série unique

Pour pouvoir bien sécuriser la numérotation des factures, il est conseillé d’utiliser une application de facturation fiable lorsque le volume de facture éditées devient important. Il existe aussi un logiciel qui vous permet de bien numéroter votre facture mais aussi d’émettre des factures en conformité par rapport à toutes les mentions obligatoires qu’on doit trouver sur une facture.