La signature digitale : une avancée technologique incontournable

La digitalisation et l’évolution de la technologie poussent les entreprises à réinventer leur organisation et leur fonctionnement. Si la digitalisation permet à une entreprise de faciliter plusieurs aspects de son fonctionnement au quotidien, elle permet également d’augmenter la rapidité des processus, grâce à la dématérialisation. Suite à la tendance de dématérialisation des documents officiels de l’entreprise, la signature électronique, appelée aussi signature numérique ou digitale, est devenue la norme pour la formalisation des accords écrits.

Lorsque nous évoquons la signature digitale pour les documents formels de l’entreprise, plusieurs questions se posent, notamment sur la sécurité du procédé, sur sa légitimité, et sur son fonctionnement. Pour vous aider à y voir plus clair, découvrez l’émargement en ligne.

La révolution de la signature digitale

Comme la signature sur documents manuscrite, la signature électronique, digitale ou numérique, est un procédé juridique d’authentification de documents qui engage le consentement du signataire du document, envers les termes de l’accord.

Ainsi, au même titre que la signature traditionnelle faite manuscritement au bas d’un document papier, la signature électronique d’un document numérique permet d’établir un lien entre le signataire du document et le document numérique. La signature digitale d’un document électronique permet d’apporter les garanties suivantes :

• L’identité du signataire ;
• L’intégrité du document, permettant de s’assurer que le document n’a pas subi d’altération depuis la signature du document ;
• La non-répudiation faible du signataire, qui signifie que le signataire ne peut en aucun cas nier qu’il a signé le document, sauf s’il peut prouver que la signature a été compromise.

Aujourd’hui, les personnes qui ont adopté la signature électronique ne peuvent plus s’en passer et elle prend de plus en plus place dans le fonctionnement général de l’entreprise. En effet, dans plusieurs pays comme la France, les États-Unis, etc. la signature numérique s’est imposée en même temps que le télétravail, renforcé par la crise sanitaire et la guerre en Ukraine. Depuis l’avènement de la dématérialisation et de la digitalisation, la signature électronique a aujourd’hui la même valeur juridique que les documents papiers signés en manuscrits.

L’Electronic IDentification And Trust Services, ou eIDAS, est entré en vigueur à la moitié de 2016, et constitue le règlement légal qui régit la signature électronique en Europe, ainsi que les services de confiance pour les transactions électroniques. La France a également adopté l’eIDAS et l’a retranscrit en droit français.

Quels sont les différents types de signatures digitales ?

La signature digitale est un dispositif numérique encadré par la loi pour assurer sa sécurité. À cet effet, suivant la loi qui régit la signature digitale, nous pouvons distinguer trois niveaux :

• La signature simple ;
• La signature avancée ;
• La signature qualifiée.

Le niveau SES, ou signature électronique simple

La signature électronique simple est une signature qui a été réalisée directement sur la base d’informations personnelles, comme l’adresse e-mail, le numéro de téléphone. Ces informations personnelles sont renseignées par le signataire du document. Avec un SES, un certificat nominatif n’est pas émis.

Le niveau SEA, ou signature électronique avancée

Le niveau avancé d’une signature électronique est réalisé à partir de l’envoi d’une pièce d’identité du signataire. Le signataire doit authentifier son identité au moyen d’un code SMS. Après le contrôle de l’identité du signataire, un certificat nominatif est émis au signataire.

Le niveau SEQ, ou signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée est le niveau le plus utilisé en France. Ce niveau est principalement utilisé par les entreprises pour assurer la sécurité des processus de contractualisation des services RH qui assurent la gestion de leurs collègues à distance.

Comment fonctionne la signature digitale ?

La signature digitale est, comme la signature manuscrite, assimilable à une « empreinte digitale », et est donc unique à chaque signataire. Le fonctionnement de la signature digitale se base sur un algorithme mathématique qui génère deux clés : une clé publique et une clé privée.

Lorsqu’un signataire effectue une signature électronique sur un document numérique, elle est générée à l’aide de la clé privée du signataire. Comme elle est privée, cette dernière doit être conservée en toute sécurité par le signataire. Lorsque la signature est générée, le logiciel de signature crée un code de hachage des données électroniques à signer. C’est la clé privée du signataire qui permet de chiffrer le code de hachage et de créer la signature numérique.

La sécurité et l’intégrité de la signature numérique sont les enjeux premiers de la signature digitale. C’est pourquoi il est nécessaire que les clés soient créées, exécutées et enregistrées en toute sécurité. Pour plus de sécurité du dispositif numérique, il est souvent nécessaire de recourir aux services d’une autorité de certification fiable.

Pour que la signature électronique soit valable du point de vue juridique, elle doit respecter certaines conditions :

• Le document à signer doit être sous format électronique ;
• Le signataire doit consentir à signer le document ;
• L’identité électronique du signataire doit être possible ;
• La signature électronique doit être liée au document signé et elle doit permettre de détecter d’éventuelle fraude.

Quels sont les avantages de la signature digitale ?

La signature digitale est considérée comme une procédure « de confort » qui permet à l’entreprise de bénéficier de nombreux avantages, comme :

• La validité juridique : la signature électronique possède la même valeur juridique que la signature classique. Elle constitue un moyen fiable de signer des documents ;
• Le gain de temps : la signature digitale court-circuite le processus de signature de documents à distance. Si avant, il fallait imprimer le document, le signer, le scanner puis l’envoyer aux destinataires, avec la signature numérique, il suffit de le signer électroniquement ;
• Le gain d’argent : suite au gain de temps qui élimine des phases de processus qui génèrent des coûts à l’entreprise, la signature numérique permet d’économiser de l’argent. En effet, la signature digitale élimine les coûts liés à l’impression et à la re-numérisation du document signé ;
• Accélération des ventes : gain de temps signifie accélération des processus de ventes pour l’entreprise, car elle lui permet d’accélérer la signature des contrats avec les clients.

Quels sont les enjeux de la signature digitale ?

Les obligations qui naissent de la signature digitale sont les mêmes que celles de la signature manuscrite. En apposant la signature digitale sur un document électronique, le signataire indique consentir aux termes des documents signés et aux obligations qui en découlent.

Vu la valeur juridique de la signature digitale, il convient de ne pas sous-estimer l’acte d’apposer sa signature électronique en bas d’un document électronique, ainsi que la responsabilité que cela engage. En effet, même si la signature digitale vise à fluidifier différents processus au sein des entreprises en France, cette simplicité ne doit pas aller à l’encontre du devoir de vigilance du signataire.

Il est du devoir du signataire de rester vigilant lorsqu’il effectue une signature numérique. Le fait d’appuyer sur un bouton pour générer la signature électronique sur un bon de commande, une facture ou un contrat important ne doit pas se faire automatiquement. Avant cette étape, il est très important que le signataire prenne le temps de bien lire le document, et de s’assurer de bien mesurer la portée de son engagement.

Pour la sécurité de votre signature numérique et de vos documents, il est important de bien choisir votre prestataire. Vous devez vous intéresser au niveau de sécurité que le prestataire vous propose. En effet, le niveau de sécurité impacte sur les enjeux d’usurpation d’identité et de cyberattaque.