E-procurement : une évolution dans le BtoB

Avec l’avènement du web, les habitudes des particuliers comme des professionnels ont radicalement changé. Désormais, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour réapprovisionner son entreprise ou passer des commandes de fournitures, matières premières, équipements, etc. Que ce soit dans le secteur de l’alimentation, la mode, les cosmétiques ou encore l’hygiène, il est tout à fait possible de s’approvisionner en ligne. Qu’est-ce que l’e-procurement ? Quels sont ses avantages ? Pourquoi mettre ce système en place dans votre entreprise ?

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

Étymologiquement, le mot e-procurement est d’origine anglaise et est composé du préfixe « e » qui signifie « electronic » et « procurement » qui veut dire « approvisionnement ». L’e-procurement est donc le terme utilisé pour désigner l’approvisionnement en ligne des entreprises.

L’approvisionnement numérique fait référence à l’ensemble des solutions qui permettent la dématérialisation des processus transactionnels tels que l’achat des stocks dans le secteur BtoB. Complémentaire à la vérification des stocks, l’e-procurement consiste à centraliser la gestion des achats et des approvisionnements de la société via une plateforme internet. Comme vous pouvez le constater, l’e-procurement est uniquement adapté aux achats en entreprise, puisqu’elles utilisent un logiciel pour simplifier la gestion des acquisitions BtoB.

L’approvisionnement en ligne est un processus qui suit plusieurs étapes. Tout d’abord, vous devez choisir la plateforme idéale sur laquelle vous trouverez les produits dont vous avez besoin et sélectionner les articles à commander. Vous accédez directement à la plateforme du fournisseur, ainsi qu’à son catalogue pour sélectionner librement les objets.

Une fois que vous avez fait le choix des marchandises dont vous avez besoin, vous devez envoyer la commande. La requête d’achat devient une réelle commande qui est transmise au fournisseur sous la forme d’un message EDI. Cela permet à l’entreprise d’envoyer les documents nécessaires à la conclusion de la transaction. La commande peut aussi prendre la forme d’une place de marché.

Après avoir passé la commande et envoyé les documents requis par le fournisseur, ce dernier envoie la facture sous forme électronique. Dès que la facture est reçue, vous devez généralement procéder au paiement de la commande.

Quels sont les avantages de l’e-procurement pour une entreprise ?

La digitalisation des achats apporte un lot de bénéfices. En premier, l’e-procurement permet de réduire le coût des transactions. Lorsque le processus d’achat est dématérialisé, vous pouvez économiser de l’argent. La baisse du prix total est due à l’absence des frais de main-d’œuvre indispensable dans l’approvisionnement des stocks en ligne.

Ensuite, l’e-procurement permet d’optimiser les processus d’achat. Effectivement, grâce à cette nouvelle forme d’approvisionnement, vous pourrez vous consacrer aux activités à forte valeur ajoutée. Vous gagnerez aussi en temps et efficacité. Vous serez affranchi de toutes les tâches chronophages comme la passation de commandes et la validation, puisqu’elles sont désormais automatisées.

La dématérialisation des processus d’achat permet également de supprimer les délais d’attente. Vous avez également l’assurance d’être livré à temps, sans relancer le fournisseur. Enfin, l’e-procurement vous permet d’avoir une vision globale de vos dépenses et élaborer la meilleure stratégie pour mieux les gérer.