Tout savoir sur le journal de paie et livre de paie

Concernant l’administration des salariés, la gestion de paie fait partie des éléments importants, à prendre en compte. Sa prise en main et sa gestion ainsi que son élaboration sont à la charge de la direction des ressources humaines et du service comptable de l’entreprise. Ils sont utiles pour comptabiliser et effectuer un suivi des salaires de tout le personnel dans une entreprise. Des documents spécifiques doivent être établis par votre organisation qui s’occupe de la réalisation de la gestion de la paie. Ce sont : le journal de paie et le livre de paie.

Qu’est-ce que le livre de paie ?

De nombreuses personnes disent que le livre de paie est obligatoire pour une entreprise ; mais c’est une fausse affirmation. Ce document n’est pas obligatoire pour une société. Il doit contenir toutes les informations que peuvent contenir les bulletins de paie des salariés. Ces derniers sont par contre des documents obligatoires, c’est un symbole qui démontre les relations qui existent entre les salariés et l’entreprise. Un bulletin de paie est remis aux collaborateurs suivant une période définie, les mentions qui doivent être inscrites dans ce document sont imposées par le Code de travail (montant de la rémunération, cotisations salariales, méthode de calcul du salaire, informations sur le salarié, etc.). Le livre de paie peut se présenter sous la forme d’un document numérique ou sous forme d’un registre physique (paraphé et côté). Un livre de paie peut être établi avec détail ou sous forme de résumé, selon les besoins de l’entreprise. Toutefois, il est préférable d’établir un livre de paie détaillé pour ne pas perdre les moindres détails qui peuvent se trouver dans les bulletins de paie. Un livre de paie récapitulatif doit au moins comprendre les essentiels dans les bulletins qui ont été remis aux salariés.

Même si l’élaboration de ce document n’est pas obligatoire, les responsables doivent toujours établir et garder un double de tous les bulletins de paie qui ont été établis pour les employés. Ces derniers peuvent ensuite consulter le livre de paie pour vérifier les évolutions salariales, le montant de leur rémunération brute, leurs primes à une période donnée, les avantages obtenus, etc.

Le journal de paie : Définition.

Le livre de paie et le journal de paie sont deux choses différentes. Bien qu’ils ne soient pas obligatoires pour une entreprise, ce dernier est plus complexe, car il ne contient pas que les informations dans les bulletins de paie des salariés. C’est un document comptable auxiliaire, comme le journal de banque, le journal des achats et le journal des ventes. L’ensemble des mouvements financiers qui sont liés aux salaires des employés est enregistré dans ce journal. Il existe aussi des données comme la date de l’opération, le numéro de compte, le libellé de l’opération, le numéro de pièce, le montant, et d’autres mentions importantes qui sont mentionnés dans le journal. Ces informations sont enregistrées chronologiquement. Si une entreprise ne tient pas un journal de paie, elle devra quand même inscrire les écritures de paie dans un autre journal.

Journal de paie et livre de paie : La comptabilisation.

Le journal de paie doit comporter les écritures de rémunération, car c’est aussi un journal comptable auxiliaire qui sert spécialement à l’enregistrement des paiements des salaires. Les démarches à effectuer sont : comptabiliser le salaire net, comptabiliser les charges salariales (cotisations, impôts) et comptabiliser les charges patronales.

Livre de paie et journal de paie : Utilisation de logiciel comptable.

Un logiciel de comptabilité est toujours une bonne solution pour une entreprise. C’est toujours bénéfique de s’investir dans ce type de méthode afin de faciliter la gestion des écritures de paie. Un logiciel comptable permet l’importation directe des informations et des écritures de paie. Cela permet la réécriture et la rectification des erreurs qui peuvent arriver lors des saisies des données. Pour faire gagner du temps dans la saisie des charges et des salaires dans le journal de paie de l’entreprise, les logiciels comptables proposent une fonction création d’écritures automatiques.

Écriture du livre de paie.

L’édition du livre de paie est nécessaire pour obtenir un récapitulatif détaillé ou global, annuelle, des informations qui proviennent des bulletins paie comme le total brut des salaires versés, le total des heures, etc. Les éditeurs peuvent choisir entre l’écriture par salariés ou par établissement. Les logiciels pour les écritures du livre de paie permettent l’édition détaillée ou annuelle des informations.

En ce qui concerne l’édition annuelle, c’est un état qui récapitule tous les éléments de paie, y compris les totaux, les retenues, le plafond, etc. Les détails peuvent être par établissement et par période. La configuration du logiciel doit être bien vérifiée afin de ne pas se tromper. Il faut toujours procéder par des vérifications avant d’imprimer des informations.

Pour l’édition détaillée du livre de paie, cela peut être qualifié comme un état qui récapitule les montants qui proviennent les bulletins de paie comme la sécurité sociale, les éléments du brut, la retraite, le total de retenues, les cotisations, etc. Généralement, les logiciels pour les écritures dans le livre de paie présentent bien cette option d’édition.