Tout ce qu’il faut savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

Publié le , par La RDE
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Tout ce qu'il faut savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

Depuis le 1er janvier 2014, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) exige le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) de toute entreprise contribuable, c’est-à-dire toute entreprise relevant du régime réel d’imposition. Ce fichier, en cas de contrôle, est à remettre à l’administration fiscal.

C’est quoi un FEC ?

Le Fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier contenant la synthèse de toutes opérations comptables d’une entreprise. Il est présenté sous forme de fichier dématérialisé, reflétant avec exactitude la comptabilité de l’entreprise en respectant les normes en vigueur.  Ce fichier est unique et inaltérable, qui reflète le régime fiscal de l’entreprise suivant l’ordre chronologique et doit être validé (à jour et au norme).

Que contient un Fichier des Ecritures Comptables ?

Pour faciliter la transmission et la lecture du FEC, un article a été mis en place pour prédéfinir la conformité imposée par l’administration fiscal. Tous les journaux existants ainsi que les reports à nouveau et les inventaires doivent être présentés dans le fichier des écritures comptables (les écritures de cession d’immobilisation, d’amortissement, de dépréciation, de stocks, de provisions et des opérations de régularisation).

Les pièces comptables doivent répondre à des normes très précises énoncées dans l’article A.47 A-1 du manuel de procédure fiscale. A noter qu’en plus de la simple cohérence technique du document (longueur des champs, séparateurs…), les attentes de la DGFiP sont plus larges : il s’agit d’une déclaration fiscale étayée par des écritures comptables qui assure la régularité de la tenue comptable via le FEC.

Chaque élément qui y est contenu doit comprendre toutes les données comptables figurant dans le système informatise de la société, et les 18 premières informations doivent correspondre à leur tour aux informations suivantes :

INFORMATIONS NOM DU CHAMP
Le code du journal de l’écriture comptable JournalCode
Le nom du journal de l’écriture comptable JournalLib
Le numéro de série sur la séquence continue des écritures comptables EcritureNum
La date de comptabilisation de l’écriture comptable EcritureDate
Numéro de compte, les trois premiers caractères doivent correspondre aux chiffres conformes à la norme de plan comptable français ; CompteNum
Nom du compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français CompteLib
Compte auxiliaire (vide si non utilisé) CompAuxNum
Description du compte auxiliaire (vide si non utilisé) CompAuxLib
Reference de la pièce justificative PieceRef
Date du document justificatif PieceDate
Le libellé de l’écriture comptable EcritureLib
Montant débit Debit
Montant crédit Credit
Lettrage de l’écriture comptable (vide si non utilisé) EcritureLet
Date de lettrage (vide si non utilisé) DateLet
Date de validation de l’écriture comptable ValidDate
Montant en devise (vide si non utilisé) Montantdevise
Identifiant de la devise (vide si non utilisé) idevise

À quoi sert le FEC ?

Un fichier des écritures comptables est un document informatique qui contient tous les documents comptables liées aux activités d’une entreprise. Lors du contrôle fiscal, le FEC fait l’objet d’un contrôle par l’administration fiscal. La DG Fip adresse un avis d’audit a l’entreprise, qui doit répondre avec le FEC. L’administration fiscal peut acquérir ce fichier, au format dématérialisé sur un support physique (DVD, CD, USB…), sur place lors de sa visite sur le lieu ; ou par voie-électronique ou courrier recommandé, si le contrôle se fait à distance.

La soumission du Fichier Des Ecritures Comptables (FEC) permet à la Direction générale des finances publiques (DG Fip) de :

  • Inspecter les comptes de l’entreprise pour assurer la cohérence et la conformité des données de l’entreprise avec les déclarations fiscales
  • Optimiser le temps pendant le processus d’audit
  • Automatiser le processus d’audit
  • Mettre en œuvre une gestion plus efficace
  • Identifier facilement les écarts présentes dans la comptabilité de l’entreprise

Pour l’entreprise lui-même, il permet :

  • De renforcer les contrôles internes
  • D’assurer la fiabilité des états financières de l’entreprise
  • De planifier l’avenir de l’entreprise
  • De recevoir des rapports détaillés sur l’activité de l’entreprise

Comment vérifier qu’un FEC est conforme ?

Les exigences de base d’un fichier des Écritures comptables peuvent sembler natives en raison de son format et de sa structure, en particulier le nom du fichier, le type de contenu et les en-têtes de colonne. Par exemple, il faut s’assurer que le fichier ne contient pas de caractères spéciaux, spécifiquement inclus dans les libellés d’écritures et les données de texte sans e fichier en général, afin que le FEC ne soit pas rejeté par le vérificateur. Le modèle de l’article A 47-A-1 du Livres des Procédures Fiscal (LPF) est requis pour vérifier la conformité du FEC, l’utilisation de virgules dans les champs historiques de type AAAA / MM / JJ entraînera inévitablement une incohérence formelle

Ainsi, pour vérifier la conformité du FEC, toutes les déclarations sur le FEC dans l’article A 47-A-1 doit être suivie point par point.

Les entreprises ayant leur comptabilité de manière informatisée doivent se conformer à toutes les normes applicables et utiliser un logiciel de comptabilité qui permet d’éditer un fichier des écritures comptables conforme.

Le gouvernement a déjà mis en ligne l’outil « Test Compta Demat » sur Internet. L’outil vérifie si la structure du fichier de l’entreprise est correcte et il identifie les écarts présents dans la comptabilité de l’entreprise. La société peut alors ajuster sa comptabilité pour un éventuel contrôle.

Cependant, le test du FEC par cet outil, seul, n’est pas suffisant. En particulier, le test ne tient pas compte de l’exactitude comptable ou des incohérences dues aux déclarations de revenus, en particulier les déclarations de revenus et la taxe de vente.  Ces points peuvent être atteints notamment par la mise en place de contrôles.

  • Il faut s’assurer que le numéro de compte et le nom correspondent exactement à ce qui ont été configurés dans votre plan comptable général (PCG).
  • Il faut s’assurer que les comptes clients et filiales respectent certaines procédures et utilisent les vrais noms de tiers (clients, fournisseurs).
  • Les numéros de reçus en double, les montants et les détails de la transaction doivent être identifier.

Par ailleurs, avec l’aide de la FEC, les contrôles suivants sont effectués en matière de TVA :

  • Vérifier si le taux de TVA (taux d’imposition standard, taux d’imposition réduit) est appliqué correctement
  • Le paiement de la TVA a été incorrectement remboursé ou la TVA a été utilisée à mauvais escient pour les articles déclarés comme données comptables (CA3).

Par conséquent, afin d’identifier les risques, vous avez besoin d’outils d’analyse qui effectuent des expériences approfondies de manière fiable pour éviter le rejet de la comptabilité lors d’un contrôle fiscal.

Les pénalités en l’absence de fichier des écritures comptables conforme

Dans le domaine de la comptabilité, les entreprises sont passibles de diverses sanctions cumulatives en cas de non-présentation ou de non-conformité du FEC.

Une amende de 5 000 € ou plus, un ajustement du taux d’imposition, surtout si la fraude est avérée, seront automatiquement appliqués par l’administration fiscal, après examen de la loi fiscale. Si le fichier comptable n’est pas soumis dans les 15 jours suivant la réception de la notification de l’avis de demande comptable, l’entreprise sera passible d’une amende de 5 000 €.