Tout ce qu’il faut savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

Depuis le 1er janvier 2014, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) exige le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) de toute entreprise contribuable, c’est-à-dire toute entreprise relevant du régime réel d’imposition. Ce fichier, en cas de contrôle, est à remettre à l’administration fiscal.

C’est quoi un FEC ?

Le Fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier contenant la synthèse de toutes opérations comptables d’une entreprise. Il est présenté sous forme de fichier dématérialisé, reflétant avec exactitude la comptabilité de l’entreprise en respectant les normes en vigueur.  Ce fichier est unique et inaltérable, qui reflète le régime fiscal de l’entreprise suivant l’ordre chronologique et doit être validé (à jour et au norme).

Que contient un Fichier des Ecritures Comptables ?

Pour faciliter la transmission et la lecture du FEC, un article a été mis en place pour prédéfinir la conformité imposée par l’administration fiscal. Tous les journaux existants ainsi que les reports à nouveau et les inventaires doivent être présentés dans le fichier des écritures comptables (les écritures de cession d’immobilisation, d’amortissement, de dépréciation, de stocks, de provisions et des opérations de régularisation).

Les pièces comptables doivent répondre à des normes très précises énoncées dans l’article A.47 A-1 du manuel de procédure fiscale. A noter qu’en plus de la simple cohérence technique du document (longueur des champs, séparateurs…), les attentes de la DGFiP sont plus larges : il s’agit d’une déclaration fiscale étayée par des écritures comptables qui assure la régularité de la tenue comptable via le FEC.

Chaque élément qui y est contenu doit comprendre toutes les données comptables figurant dans le système informatise de la société, et les 18 premières informations doivent correspondre à leur tour aux informations suivantes :

À quoi sert le FEC ?

Un fichier des écritures comptables est un document informatique qui contient tous les documents comptables liées aux activités d’une entreprise. Lors du contrôle fiscal, le FEC fait l’objet d’un contrôle par l’administration fiscal. La DG Fip adresse un avis d’audit a l’entreprise, qui doit répondre avec le FEC. L’administration fiscal peut acquérir ce fichier, au format dématérialisé sur un support physique (DVD, CD, USB…), sur place lors de sa visite sur le lieu ; ou par voie-électronique ou courrier recommandé, si le contrôle se fait à distance.

La soumission du Fichier Des Ecritures Comptables (FEC) permet à la Direction générale des finances publiques (DG Fip) de :

• Inspecter les comptes de l’entreprise pour assurer la cohérence et la conformité des données de l’entreprise avec les déclarations fiscales
• Optimiser le temps pendant le processus d’audit
• Automatiser le processus d’audit
• Mettre en œuvre une gestion plus efficace
• Identifier facilement les écarts présentes dans la comptabilité de l’entreprise

Pour l’entreprise, il permet :

• De renforcer les contrôles internes
• D’assurer la fiabilité des états financières de l’entreprise
• De planifier l’avenir de l’entreprise
• De recevoir des rapports détaillés sur l’activité de l’entreprise

« La comptabilité n’est pas seulement une question de chiffres, c’est la langue de l’entreprise. » – Warren Buffet

Comment vérifier qu’un FEC est conforme ?

Les exigences de base d’un fichier des Écritures comptables peuvent sembler natives en raison de son format et de sa structure, en particulier le nom du fichier, le type de contenu et les en-têtes de colonne. Par exemple, il faut s’assurer que le fichier ne contient pas de caractères spéciaux, spécifiquement inclus dans les libellés d’écritures et les données de texte sans e fichier en général, afin que le FEC ne soit pas rejeté par le vérificateur. Le modèle de l’article A 47-A-1 du Livres des Procédures Fiscal (LPF) est requis pour vérifier la conformité du FEC, l’utilisation de virgules dans les champs historiques de type AAAA / MM / JJ entraînera inévitablement une incohérence formelle

Ainsi, pour vérifier la conformité du FEC, toutes les déclarations sur le FEC dans l’article A 47-A-1 doit être suivie point par point.

Les entreprises ayant leur comptabilité de manière informatisée doivent se conformer à toutes les normes applicables et utiliser un logiciel de comptabilité qui permet d’éditer un fichier des écritures comptables conforme.

Le gouvernement a déjà mis en ligne l’outil « Test Compta Demat » sur Internet. L’outil vérifie si la structure du fichier de l’entreprise est correcte et il identifie les écarts présents dans la comptabilité de l’entreprise. La société peut alors ajuster sa comptabilité pour un éventuel contrôle.

Cependant, le test du FEC par cet outil seul, n’est pas suffisant. En particulier, le test ne tient pas compte de l’exactitude comptable ou des incohérences dues aux déclarations de revenus, en particulier les déclarations de revenus et la taxe de vente.  Ces points peuvent être atteints notamment par la mise en place de contrôles.

• Il faut s’assurer que le numéro de compte et le nom correspondent exactement à ce qui ont été configurés dans votre plan comptable général (PCG).
• Il faut s’assurer que les comptes clients et filiales respectent certaines procédures et utilisent les vrais noms de tiers (clients, fournisseurs).
• Les numéros de reçus en double, les montants et les détails de la transaction doivent être identifier.

Par ailleurs, avec l’aide de la FEC, les contrôles suivants sont effectués en matière de TVA :

• Vérifier si le taux de TVA (taux d’imposition standard, taux d’imposition réduit) est appliqué correctement
• Le paiement de la TVA a été incorrectement remboursé ou la TVA a été utilisée à mauvais escient pour les articles déclarés comme données comptables (CA3).

Par conséquent, afin d’identifier les risques, vous avez besoin d’outils d’analyse qui effectuent des expériences approfondies de manière fiable pour éviter le rejet de la comptabilité lors d’un contrôle fiscal.

Création d’un Fichier des Écritures Comptables (FEC) conforme : les étapes clés

Créer un Fichier des Écritures Comptables (FEC) conforme aux normes peut sembler une tâche ardue, mais en suivant quelques étapes clés, le processus peut être grandement simplifié. Voici comment procéder :

1. Choisir un logiciel conforme : assurez-vous que le logiciel de comptabilité que vous utilisez est conforme aux exigences du FEC.
2. Collecter les données : rassemblez toutes les écritures comptables, les journaux, les inventaires et autres documents nécessaires.
3. Vérifier les normes : consultez l’article A.47 A-1 du manuel de procédure fiscale pour vous assurer que toutes les données sont conformes aux normes fiscales.
4. Création du fichier : utilisez votre logiciel de comptabilité pour créer un fichier FEC. Assurez-vous que le fichier est en format dématérialisé et qu’il respecte les normes en vigueur.
5. Validation interne : avant de soumettre le FEC, effectuez une vérification interne pour vous assurer que toutes les informations sont correctes et complètes.
6. Utiliser l’outil de test : utilisez l’outil « Test Compta Demat » mis en ligne par le gouvernement pour vérifier la conformité du fichier.
7. Soumission : Une fois que vous êtes sûr que le fichier est conforme, soumettez-le à l’administration fiscale selon les modalités requises, que ce soit par voie électronique ou sur un support physique.
8. Conserver une copie : Il est crucial de conserver une copie du FEC pour vos propres dossiers et pour toute vérification future.

Comment bien choisir le logiciel de comptabilité compatibles avec le FEC ?

Le choix du bon logiciel de comptabilité est crucial pour assurer la conformité de votre Fichier des Écritures Comptables (FEC).

Voici quelques critères à prendre en considération lors de la sélection d’un logiciel :

1. Certification NF 203 : recherchez des logiciels qui ont la certification NF 203, qui garantit la conformité avec les exigences fiscales françaises.
2. Fonctionnalités de conformité : assurez-vous que le logiciel offre des fonctionnalités spécifiques pour la création et la validation du FEC.
3. Mises à jour régulières : choisissez un logiciel qui reçoit des mises à jour régulières pour s’adapter aux changements législatifs.
4. Support technique : un bon support technique peut être inestimable, surtout si vous rencontrez des problèmes de conformité.
5. Compatibilité avec d’autres outils : vérifiez si le logiciel peut être intégré avec d’autres outils de gestion d’entreprise que vous utilisez déjà.
6. Évaluations et avis : consultez les évaluations et les avis en ligne pour avoir une idée de la fiabilité et de l’efficacité du logiciel.
7. Période d’essai : de nombreux logiciels offrent une période d’essai gratuite. Utilisez cette période pour tester la facilité d’utilisation et les fonctionnalités de conformité du FEC.

Les pénalités en l’absence de fichier des écritures comptables conforme

Dans le domaine de la comptabilité, les entreprises sont passibles de diverses sanctions cumulatives en cas de non-présentation ou de non-conformité du FEC.

Une amende de 5 000 € ou plus, un ajustement du taux d’imposition, surtout si la fraude est avérée, seront automatiquement appliqués par l’administration fiscal, après examen de la loi fiscale. Si le fichier comptable n’est pas soumis dans les 15 jours suivant la réception de la notification de l’avis de demande comptable, l’entreprise sera passible d’une amende de 5 000 €.