Tese URSSAF : un outil du réseau URSSAF

Le recrutement et la gestion du personnel au sein d’une entreprise sont des tâches qui peuvent être particulièrement complexes. Divers systèmes ont été mis en place par le gouvernement français pour faciliter ces démarches, dont le Tese URSSAF. Quels peuvent être alors les avantages du Tese comparativement aux autres systèmes ?

Qu’est-ce que le TESE ?

Pour comprendre le fonctionnement du TESE, vous devez d’abord connaître celui de l’URSSAF ou Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales. Il s’agit d’un réseau regroupant les organismes privés qui se chargent de la collecte des cotisations sociales. Il est à noter que ces cabinets sont mandatés par l’État pour percevoir les quotes-parts patronales et salariales des entreprises. En général, ces contributions sont recouvrées afin de financer le système social de la France. Ils ont donc été créés afin de faciliter le recouvrement des parts patronales et des parts individuelles des cotisations (en vue d’adhérer à un système de protection sociale et de droits à pensions) pour chaque employé  afin que ces derniers puissent être couverts au mieux.

Ce réseau peut endosser de nombreux rôles. Il prend en charge de l’encaissement des diverses cotisations sociales, de l’enregistrement et l’attribution d’une immatriculation pour chaque contribuant et de la gestion du régime social des indépendants. Il prend aussi en charge des déclarations liées à l’embauche et au respect des diverses réglementations. L’URSSAF s’occupe également de la veille des salariés non déclarés et de la gestion de différents centres de formalité comme le TESE.

Le TESE ou Titre Emploi Service Entreprise est un outil du réseau URSSAF, mis à la disposition de toutes les entreprises sur internet, gratuitement. Cette plateforme a pour rôle de simplifier et de faciliter les formalités de recrutement. Par la même occasion, ce dispositif digitalisé offre la possibilité d’améliorer la gestion administrative des personnels au sein d’une société. Comme cela, toutes les tâches liées aux déclarations et aux adhésions se font en ligne et de manière relativement aisée.

Les domaines d’application du TESE

Le TESE vous permet de déléguer certaines tâches telles que l’élaboration d’accord salarial, et la déclaration unique d’embauche. Il a également la possibilité de ne prendre en charge qu’une seule déclaration sociale au lieu de réaliser une déclaration pour chaque organisme de protection sociale. Les cotisations de protection sociale telles que l’assurance chômage, la caisse de congés payés, l’organisme de prévoyance, l’URSSAF et les caisses de retraite complémentaire et supplémentaire se règlent en une fois avec cet organisme national de traitement.

Il est aussi possible d’établir un bulletin de salaire avec le Titre Emploi Service Entreprise. De plus, ce document peut être imprimé dès le lendemain de la saisie des informations de paie en ligne.

Cet outil permet également d’établir les déclarations sociales annuelles et l’attestation fiscale des salariés, et fournit une aide aux entreprises dans leur comptabilité. En effet, il permet de réaliser les états récapitulatifs mensuels et annuels dans le but de simplifier les écritures comptables.

Qui peut recourir au TESE ?

Le TESE est un dispositif auquel toute entreprise du territoire Français et de quelques territoires d’Outre-Mer peut faire appel. Il existe toutefois quelques exceptions. En France métropolitaine, toutes les sociétés avec un régime général peuvent se servir de cet outil, tandis que celles qui relèvent du régime agricole ne sont pas comprises.

En ce qui concerne les entreprises situées dans les DOM-TOM, notamment en Guadeloupe, à La Réunion, en Martinique et à Saint-Martin, les firmes relevant du régime agricole sont également éligibles à l’usage du Titre Emploi Service Entreprise. Cependant, les entreprises aquacoles et halieutiques sont exclues. Les sociétés de régimes spéciaux (EDF, mines, GDF…), les entreprises de travail temporaire, les groupements des employeurs ainsi que les comités sociaux et économiques ne peuvent pas utiliser cet outil.

Pour les salariés, le TESE peut être accessible à tous, qu’ils relèvent d’un CDI, d’un CDD… Toutefois, il y a certaines nuances ou exceptions pour les employés ayant des cotisations comptées sur des taux réduits, les vendeurs à domicile, les VRP multi-cartes et les intermittents du spectacle relevant du Guso. Il existe également quelques situations que le Titre Emploi Service Entreprise ne peut pas prendre en charge. Cela concerne les stagiaires, non statué salariés, dont la prime dépasse l’exonération des cotisations sociales. Les franchises en rapport avec l’aide à domicile, aux jeunes entreprises innovantes, aux bassins d’emploi et de redynamisation ainsi qu’au service civique ne sont pas non plus prises en compte.

Les centres de gestion du TESE

Les entreprises souhaitant adhérer au TESE doivent connaître le centre qui va gérer les diverses opérations. Cela se révèle être important et utile pour les employeurs lorsqu’ils rencontrent un problème. Dans la majorité des cas, la gestion du Titre Emploi Service Entreprise est assurée par deux centres nationaux.

Centre national de Bordeaux

Cette agence assure tout ce qui concerne :

• le Bâtiment et les travaux publics;
• L’industrie du textile et de l’habillement;
• l’immobilier;
• Le commerce automobile et la réparation (concessionnaire, garage et station-service);
• l’hôtellerie et la restauration;
• l’industrie chimique et métallurgique;
• l’industrie alimentaire (boulangerie, chocolaterie, pâtisserie, laiterie…);
• l’industrie des loisirs (télévision, radio, discothèque, cinéma, etc.);
• le recyclage;
• l’éducation et la formation;
• l’édition et l’imprimerie.

Centre national de Paris

Cet organisme qui se situe en plein dans la capitale est dédié à :

• l’agriculture (dans les DOM-TOM);
• le secteur artisanal (coiffure, blanchisserie, etc.);
• les entreprises de services (sécurité, assurance, finance, juridiction…);
• le commerce agroalimentaire;
• la recherche et le développement;
• la santé et action sociale;
• les métiers de bouche;
• le transport.

Les différentes étapes d’utilisation du TESE

L’adhésion

L’inscription au TESE est effectuée depuis la rubrique identification. Cette section est visible sur la page d’accueil. Le directeur, le responsable ressources humaines ou toutes personnes autorisés (désigné) devra saisir le numéro Siret de la société dans l’espace dédié et valider l’opération. Après cela, il est tenu de vérifier et de confirmer son adresse mail et son contact. Dès la réception de la validation l’adhésion, un accusé de réception sera envoyé dans l’espace employeur pour servir de confirmation.

Un mail sera également transmis à l’employeur pour l’informer de cette situation. Il pourra, de ce fait, accéder facilement à son compte personnel au moyen de son numéro Siret et de son mot de passe. En parallèle avec l’inscription, le directeur est tenu d’entrer en contact avec l’organisme social auquel sa société est souscrite pour effectuer son immatriculation. À ce stade, il aura la possibilité de réaliser les déclarations de manière sûre.

Le contrat

Ce document peut à la fois servir de contrat de travail et de déclaration préalable de recrutement. Il doit comporter la clause de non-concurrence et les délais de travail spécifiques. Avant le recrutement, la saisie du contrat sur le site www.letese.urssaf.fr est de mise. Il est essentiel de savoir qu’un nouveau contrat doit être établi à chaque nouveau recrutement même s’il s’agit d’un ancien salarié qui est embauché une seconde fois dans la même entreprise. Notez que ce dossier est aussi imprimable. Les signatures de l’employé et de l’employeur doivent d’ailleurs y être apposées.

Le fonctionnement du volet social

Dans l’espace employeur, vous trouverez la rubrique volet social. Elle est dédiée à la déclaration des données utiles pour le calcul des quotes-parts. Vous y trouverez les informations sur la rémunération, le nombre d’heures effectivement travaillé et la période de service. Pour ne pas altérer les calculs des cotisations, du taux ajouté de l’impôt sur le revenu et des quotes-parts sociales, il faut fournir ces éléments sous un délai maximum de un (1) mois.

Le bulletin de paie et du paiement des quotes-parts

Les informations saisies concernant le calcul de l’impôt et des cotisations de chaque salarié sont réunies dans le TESE et renvoyées sous forme de bulletin de salaire aux employeurs. Un mail avisera ce dernier de la disponibilité de ce document pour qu’il puisse l’imprimer. Il en est de même pour le paiement des quotes-parts et des contributions sociales. Il est établi par le TESE mensuellement au moyen d’un fichier de décompte. Un prélèvement automatique peut être programmé par les employeurs.

Avantages et inconvénients du TESE

Le TESE offre de nombreux avantages qui facilitent la gestion administrative des entreprises. Parmi eux, nous pouvons citer :

• La simplification des démarches : le TESE permet de centraliser plusieurs formalités en un seul endroit, ce qui réduit considérablement le temps et l’effort nécessaires pour la gestion des ressources humaines.
• Le gain de temps : Grâce à l’automatisation de certaines tâches, les entreprises peuvent consacrer plus de temps à leurs activités principales.
• L’accessibilité : Étant une plateforme en ligne, le TESE est accessible à tout moment, ce qui offre une grande flexibilité.

Cependant, le système n’est pas exempt d’inconvénients :

• Les limitations au niveau de l’éligibilité : Toutes les entreprises ne peuvent pas utiliser le TESE, notamment celles relevant de régimes spéciaux.
• La complexité initiale : Bien que le système vise à simplifier les choses, la prise en main initiale peut nécessiter un certain temps d’adaptation.
• La dépendance technologique : Étant une plateforme en ligne, une panne de système ou des problèmes de connectivité peuvent entraver les opérations.

TESE URSSAF : les chiffres

L’efficacité du TESE ne se mesure pas seulement en termes de facilité d’utilisation, mais aussi en chiffres concrets qui démontrent son impact sur la gestion d’entreprise.

Voici quelques statistiques et données qui pourraient vous intéresser :

• Réduction du temps administratif : selon une étude récente, l’utilisation du TESE a permis de réduire le temps consacré aux tâches administratives de 30% en moyenne pour les PME.
• Taux d’adoption : plus de 20 000 entreprises en France ont adopté le TESE comme leur principal outil de gestion des ressources humaines.
• Satisfaction des utilisateurs : 85% des entreprises utilisant le TESE ont signalé une amélioration significative dans la gestion administrative et la conformité réglementaire.
• Économies réalisées : les entreprises qui utilisent le TESE économisent en moyenne 15% sur les coûts liés à la gestion des ressources humaines, selon les données collectées.

La simplification administrative n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’accroître l’efficacité et la productivité.

Conclusion

Le TESE est un dispositif utile permettant d’assurer la fluidité des démarches administratives, financières et sociales liées à l’embauche et au travail d’un salarié. Il facilite les tâches liées à la protection sociale des salariés et aide considérablement les différents services (comptable, administratif et financier, ressources humaines …) d’une société tenue d’être affiliée à l’URSSAF (selon les secteurs d’activité).