Tout ce qu’il faut connaître sur l’immatriculation au RCS

Après son immatriculation, une entreprise acquiert une personnalité juridique. Elle possède donc une existence juridique et pourra mener une vie juridique : conclure les contrats nécessaires pour son activité, ester en justice, etc.

Tout entrepreneur doit savoir que l’immatriculation au RCS est obligatoire pour pouvoir lancer une activité. Elle constitue donc une étape primordiale dans les formalités de création d’une entreprise. Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre la procédure d’immatriculation au registre national RCS.

L’importance de l’immatriculation

L’immatriculation d’une entreprise est bien plus qu’une simple formalité administrative ; elle est le pilier de la reconnaissance légale et opérationnelle d’une entité commerciale. En premier lieu, elle confère à l’entreprise une existence juridique, lui permettant ainsi de conclure des contrats, d’ouvrir un compte bancaire professionnel et d’ester en justice. De plus, elle est indispensable pour des raisons fiscales, car elle permet à l’entreprise d’être identifiée et taxée correctement par les autorités.

En outre, l’immatriculation :

• Assure la crédibilité : elle renforce la confiance des partenaires, clients et investisseurs en montrant que l’entreprise opère légalement.
• Facilite l’accès aux financements : les banques et autres institutions financières exigent souvent une preuve d’immatriculation avant d’accorder des prêts ou des crédits.
• Protège le nom de l’entreprise : une fois immatriculée, il est plus difficile pour d’autres d’utiliser le même nom ou une appellation similaire dans la même juridiction.
• Permet l’embauche : seules les entreprises immatriculées peuvent embaucher des employés légalement et de leur offrir des avantages sociaux.

Une entreprise sans immatriculation est comme un navire sans pavillon.

Où immatriculer son entreprise ?

Nous entendons souvent que l’immatriculation s’effectue auprès du registre national de commerce et des sociétés (RCS), mais nous ignorons l’institution chargée de nous inscrire dans le RCS (une base de données sur toutes les personnes exerçant une activité commerciale déclarée). En France, il s’agit du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce.

Le Centre de Formalités des Entreprises

La nature de votre activité détermine le réseau du CFE compétent pour traiter votre dossier :

• la Chambre de commerce et de l’industrie (CCI) pour les entreprises exerçant une activité commerciale
• la Chambre de métiers et de l’artisanat (CMA) pour les activités artisanales
• l’URSSAF pour les activités libérales

Le greffe du tribunal de commerce

Il est également possible de s’adresser au greffe du tribunal de commerce territorialement compétent, c’est-à-dire celui du lieu du siège social de la société ou de l’établissement principal de l’entreprise individuelle. Dans le cas où l’établissement principal de votre entreprise se situe à Paris, le greffe vers qui vous devrez vous orienter est donc celui du tribunal de commerce de la capitale.

Pour débuter l’immatriculation auprès du greffe du tribunal de commerce, il faut lui communiquer votre demande d’immatriculation par courrier ou en ligne sur le site : infogreffe.fr.

Comment procéder à l’immatriculation de son entreprise ?

Les formalités d’immatriculation d’une entreprise au registre RCS sont différentes suivant la forme juridique que l’entrepreneur choisit de donner à celle-ci (société, entreprise individuelle ou micro entreprise). Toutefois, il y a certaines démarches administratives qui sont communes.

La procédure d’immatriculation commune à toutes les formes juridiques de l’entreprise

L’immatriculation de l’entreprise implique des frais et doit se faire dans le délai imparti par la loi.

• Concernant le délai d’immatriculation : L’immatriculation au RCS doit s’effectuer entre le mois précédant le début d’activité et les 15 jours qui suivent le début d’activité.
• Concernant les frais d’immatriculation :

Les frais d’immatriculation varient suivant la forme juridique et la nature de l’activité de l’entreprise :

• 25,34 euros pour les entreprises individuelles à activité commerciale
• 34,42 euros pour les sociétés commerciales
• Pour les auto-entrepreneurs, l’immatriculation est gratuite.

Ils sont à régler au moment du dépôt de votre dossier, par carte bancaire.

Les procédures spécifiques aux différentes formes juridiques de l’entreprise

L’immatriculation d’une société commerciale

La procédure d’immatriculation d’une société commerciale est plus complexe par rapport à celle des entreprises individuelles et des micros entreprises : la loi prévoit diverses étapes.

• La rédaction des statuts de la société constitue la première étape. Attention ! Des mentions obligatoires doivent y être insérées ; pour les connaître, il suffit de se reporter aux dispositions législatives traitant la forme de votre société commerciale.
• La deuxième phase concerne la souscription du capital social: pour souscrire le capital social, chaque associé doit procéder à la libération de ses apports (en numéraire ou en nature)
• Le commissaire aux apports va ensuite procéder à l’évaluation des apports en nature.
• Inscrire le montant du capital social dans les statuts (c’est une des mentions obligatoires requises par la loi).
• Les associés signent les statuts.
• Publier un avis de constitution dans le journal d’annonces légales
• Établir la demande de création de l’entreprise en complétant le formulaire M0 disponible sur le site: https://www.service-public.fr/professionels-entreprises/vosdroits/services-en-ligne-et-formulaires

Si votre société est une SARL ou une EURL, vous devez utiliser le formulaire M0 11 680. S’il s’agit d’une SA, d’une SNC, d’une société en commandite (simple ou par actions), ou d’une SAS, vous devez télécharger le formulaire M0 13 859 et :

• Joindre à votre dossier toutes les pièces justificatives requises.
• Envoyer votre demande à la CCI ou au greffe du tribunal de commerce territorialement compétent. Si vous optez pour l’immatriculation en ligne, vous remplissez en ligne sur fr votre formulaire et vous devez dématérialiser tous les autres contenus de votre dossier en scannant les pièces justificatives.
• Si votre dossier est complet, le greffe du Tribunal de commerce vous enverra dans les prochaines 24 h : un extrait K pour les personnes physiques ou un extrait Kbis pour les personnes morales (l’extrait Kbis officialise l’existence juridique de l’entreprise) et un numéro SIREN.

Vous pouvez vous demander ce qu’est le numéro SIREN, à quoi cela servira-t-il ? Le numéro SIREN est en fait un numéro d’identification de l’entreprise : son numéro RCS, i.e. son numéro d’immatriculation sur la liste du registre RCS, est d’ailleurs composé de ce numéro SIREN, sur les factures qu’elle émettra, nous le trouverons également et même, son numéro de TVA intracommunautaire est également formé en partie par le numéro SIREN : pour les entreprises domiciliées en France, leur numéro de TVA intracommunautaire est composé de FR, de 2 chiffres et de leur numéro SIREN à 9 chiffres (le numéro de TVA intracommunautaire est un autre numéro d’identification de l’entreprise sur la scène communautaire, i.e. au sein de l’Union européenne). Bref, le numéro SIREN est important pour l’entreprise, c’est un instrument permettant de l’identifier sur le marché.

L’immatriculation des entreprises individuelles et des micro entreprises

La procédure d’immatriculation des entreprises individuelles et des micros entreprise est plus simple.

• Il faut d’abord établir la demande en complétant le formulaire P0 PL (disponible sur le site https://www.service-public.fr/professionels-entreprises/vosdroits/services-en-ligne-et-formulaires) pour les entreprises individuelles exerçant une activité libérale ou le formulaire P0 CMB pour ceux sous le statut d’auto entrepreneur et les autres entreprises individuelles (à activité commerciale ou artisanale).
• Joindre au dossier les pièces justificatives requises.
• Envoyer la demande de création par courrier (adressée au réseau du CFE compétent ou au greffe du tribunal de commerce) ou en ligne (sur infogreffe.fr pour les entreprises individuelles, sur guichet-entreprises.fr pour les micros entrepreneurs)
• Si le dossier est complet, un extrait K ou un extrait Kbis et un numéro SIREN vous seront communiqués dans les prochaines 24 h par le greffe du tribunal de commerce.

La liste des documents nécessaires pour l’immatriculation

L’immatriculation d’une entreprise nécessite la soumission de plusieurs documents essentiels pour assurer une procédure fluide et conforme. Ces documents permettent aux autorités de vérifier la légitimité de l’entreprise, sa structure et ses activités.

Voici une liste non exhaustive des documents généralement requis :

• Justificatif d’identité : une copie de la carte d’identité, du passeport ou d’un autre document d’identité officiel du ou des dirigeants.
• Justificatif de domicile : une preuve récente de l’adresse du siège social de l’entreprise.
• Statuts de la société : ces documents détaillent la structure, l’objet et le fonctionnement de l’entreprise.
• Déclaration des bénéficiaires effectifs : pour les sociétés, il est nécessaire de déclarer qui sont les bénéficiaires effectifs de l’entreprise.
• Attestation de parution dans un journal d’annonces légales : une preuve que l’annonce de création de l’entreprise a été publiée.
• Justificatif de l’adresse de l’établissement : pour les entreprises ayant un établissement distinct du siège social.
• Déclaration de non-condamnation : un document attestant que le dirigeant n’a pas été condamné pour des crimes ou délits incompatibles avec la gestion d’une entreprise.

Il est crucial de vérifier auprès des autorités locales ou du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent la liste exacte des documents requis, car elle peut varier en fonction de la forme juridique de l’entreprise et de son secteur d’activité.

Les sanctions en cas de non-immatriculation

Opérer une entreprise sans immatriculation est une démarche risquée qui peut entraîner de lourdes conséquences. En effet, l’absence d’immatriculation est considérée comme une infraction aux yeux de la loi, et les entreprises peuvent être confrontées à :

• Des amendes : les autorités peuvent imposer des sanctions financières aux entreprises qui opèrent sans immatriculation.
• La fermeture de l’entreprise : dans certains cas, les entreprises non immatriculées peuvent être contraintes de cesser leurs activités jusqu’à régularisation.
• L’invalidité des contrats : les contrats conclus par une entreprise non immatriculée peuvent être déclarés nuls, ce qui peut entraîner des pertes financières et des litiges.
• Des problèmes fiscaux : sans immatriculation, l’entreprise pourrait être dans l’incapacité de déclarer correctement ses revenus, ce qui peut entraîner des pénalités fiscales.
• L’inéligibilité aux avantages commerciaux : les entreprises non immatriculées peuvent se voir refuser l’accès à certaines subventions, prêts ou autres avantages commerciaux.

Il est donc essentiel pour tout entrepreneur de s’assurer que son entreprise soit correctement immatriculée afin d’éviter ces sanctions et de garantir une opération commerciale fluide et conforme à la loi.

Immatriculation : les mises à jour pour garantir la conformité d’une entreprise

Une fois l’entreprise immatriculée, il est crucial de veiller à ce que les informations enregistrées restent à jour. Tout changement significatif dans la structure ou l’opération de l’entreprise doit être signalé aux autorités compétentes. La mise à jour de ces informations garantit que l’entreprise opère en toute légalité et évite d’éventuelles sanctions.

Voici quelques situations nécessitant une mise à jour de l’immatriculation :

• Changement de siège social : si l’entreprise déménage ou ouvre un nouvel établissement.
• Modification des statuts : tout changement dans les statuts, que ce soit l’objet social, la forme juridique ou la répartition du capital.
• Changement de dirigeant : l’arrivée ou le départ d’un dirigeant, gérant ou administrateur.
• Modification du capital social : augmentation ou réduction du capital.
• Cessation d’activité : en cas de fermeture ou de vente de l’entreprise.
• Changement d’activité : si l’entreprise se diversifie ou change son domaine d’activité principal.

Il est essentiel de procéder à ces mises à jour dans les délais impartis pour garantir la conformité de son entreprise. La plupart des modifications nécessitent une nouvelle publication dans un journal d’annonces légales et la soumission de documents justificatifs au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ou au greffe du tribunal de commerce.

Conclusion

Les formalités pour l’immatriculation d’une entreprise peuvent être gérées efficacement avec une bonne préparation. Il est indispensable de bien vérifier si votre dossier est complet avant sa transmission et ne pas oublier de s’acquitter des frais, pour éviter de refaire la procédure.