Durée de conservation des documents d’une entreprise, même fermée

En France, la durée de conservation des documents d’entreprise va de 1 à 10 ans selon leur nature, et parfois davantage : 10 ans pour les livres et pièces comptables, 6 ans pour les documents fiscaux, 5 ans pour la plupart des documents commerciaux, bancaires et de gestion du personnel. Ces délais continuent de courir après la fermeture de l’entreprise : une cessation d’activité, une dissolution ou une radiation ne dispensent pas de garder les papiers.

Ce guide s’adresse aux dirigeants qui mettent de l’ordre dans leurs archives, à ceux qui ferment ou cèdent leur entreprise et aux anciens chefs d’entreprise qui se demandent combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée. Les durées indiquées sont des durées minimales légales en France, vérifiées en octobre 2026 sur la fiche officielle Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? ; rien ne vous empêche de conserver un document plus longtemps si un litige est possible.

Pourquoi la durée de conservation des documents est-elle encadrée ?

Conserver ses documents répond à deux besoins. Le premier est la preuve : en cas de litige avec un client, un fournisseur ou un ancien salarié, c’est le document qui fait foi. Le second est le contrôle : l’administration fiscale, l’Urssaf ou l’inspection du travail peuvent vérifier vos déclarations pendant un certain temps et vous demander les justificatifs correspondants.

Les délais légaux sont donc calés sur les délais de prescription (le temps pendant lequel une action reste possible) et sur les droits de contrôle de l’administration. Ne pas pouvoir présenter une pièce pendant cette période vous expose à un redressement ou à la perte d’un procès faute de preuve.

À l’inverse, garder indéfiniment des documents contenant des données personnelles (salariés, clients, candidats) n’est pas conforme au RGPD : au-delà de la durée utile, ces données doivent être supprimées ou archivées de façon sécurisée. La CNIL publie un guide pratique des durées de conservation qui aide à fixer ces limites.

Tableau des durées de conservation des documents d’entreprise

Le tableau ci-dessous reprend les principales durées publiées par l’administration (entreprendre.service-public.gouv.fr), regroupées par famille de documents.

Les factures sont donc à garder 10 ans en tant que pièces comptables, même si le délai fiscal est de 6 ans : c’est la durée la plus longue qui s’applique. Une bonne organisation du traitement des factures fournisseurs facilite ce classement dès la réception.

Délai de conservation des documents ressources humaines

Les documents liés aux salariés obéissent à des règles propres, fixées principalement par le Code du travail.

Pour les bulletins de paie remis sous forme électronique, une règle supplémentaire s’applique : l’employeur doit en garantir la disponibilité pour le salarié pendant 50 ans ou jusqu’à ce que celui-ci atteigne l’âge de fin de carrière prévu par le Code du travail augmenté de 6 ans (article D3243-8). Si le service qui les héberge ferme, les salariés doivent être prévenus au moins trois mois avant et pouvoir récupérer leurs bulletins. Notre article sur le journal de paie et le livre de paie détaille les documents de paie que l’entreprise doit tenir.

Combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée ?

La fermeture d’une entreprise ne fait pas disparaître les obligations de conservation. Les durées du tableau continuent de courir à partir de leur point de départ habituel. Concrètement, pour une société dont le dernier exercice a été clos en 2026, les livres comptables et les factures de cet exercice restent à conserver jusqu’en 2036.

Statuts, procès-verbaux, rapports : les documents de la société

Les documents qui retracent la vie juridique d’une société ont leurs propres durées :

• statuts de la société, du GIE ou de l’association et actes qui les modifient : 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou de la radiation du RCS ;
• traité de fusion et actes liés au fonctionnement de la société, y compris les documents de la société absorbée : 5 ans ;
• registres (titres nominatifs, mouvements de titres, procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration) : 5 ans à partir de la fin de leur utilisation ;
• feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration et rapports des commissaires aux comptes : pendant les 3 derniers exercices.

Pour une entreprise fermée, la règle sur les statuts est importante : le délai ne commence qu’avec la disparition de la société, ce qui oblige à les garder au moins 5 ans après la radiation.

Contrôle fiscal d’une entreprise fermée

L’administration fiscale peut contrôler une entreprise après sa fermeture, tant que son droit de reprise n’est pas prescrit. En règle générale, ce droit s’exerce sur trois ans (prescription prévue par l’article L169 du Livre des procédures fiscales). Il peut être porté à dix ans en cas d’activité occulte, c’est-à-dire non déclarée. Pendant cette période, l’ancien dirigeant ou le liquidateur doit pouvoir produire les déclarations et leurs justificatifs : c’est la raison d’être du délai de 6 ans pour les documents fiscaux.

Qui garde les archives après la fermeture ?

• Entrepreneur individuel ou micro-entrepreneur : c’est vous, à titre personnel. Les documents de votre ancienne activité doivent être conservés comme si elle existait encore.
• Société : pendant la liquidation, le liquidateur a la charge des documents. Avant la clôture, prévoyez par écrit qui conserve les archives après la radiation et à quel endroit, pour éviter que personne ne puisse les retrouver en cas de contrôle ou de litige.
• Salariés : pensez à conserver les documents RH pendant les durées indiquées, même si l’entreprise n’emploie plus personne. Un ancien salarié peut avoir besoin d’une attestation ou de ses bulletins pour ses droits à la retraite.

Exemple fictif

Une SARL de négoce est dissoute en mars 2026 et radiée en octobre 2026. Ses comptes du dernier exercice (clos fin 2025) sont à garder jusqu’à fin 2035. Ses déclarations de TVA de 2025 restent contrôlables dans le délai de reprise, et les justificatifs fiscaux sont à conserver au moins 6 ans. Ses statuts sont à garder jusqu’en octobre 2031 au minimum. Les dossiers de ses trois anciens salariés, partis en 2026, sont à conserver jusqu’en 2031.

Papier ou numérique : comment archiver ses documents

La loi admet la conservation électronique pour de nombreux documents, notamment les contrats et correspondances commerciales et les bulletins de paie. Pour les factures et pièces comptables reçues sur papier, la numérisation est admise sous conditions fixées par l’administration fiscale : vérifiez-les avec votre expert-comptable avant de détruire les originaux.

Quelques règles pratiques pour un archivage fiable :

1. Classez par année et par famille de documents, avec une date de destruction prévisionnelle pour chaque boîte ou dossier.
2. Utilisez un logiciel de comptabilité ou un service d’archivage qui garantit l’intégrité des fichiers et permet de les exporter si vous changez d’outil.
3. Faites signer vos contrats par signature électronique avec un prestataire qui conserve la preuve de signature.
4. Gardez une copie de sauvegarde hors de vos locaux.
5. À l’échéance, détruisez de façon sécurisée (broyage, effacement certifié) les documents contenant des données personnelles.

Questions fréquentes

Quels papiers doit-on conserver et combien de temps en entreprise ?

Retenez trois repères : 10 ans pour la comptabilité (livres, factures, comptes annuels), 6 ans pour les documents fiscaux, 5 ans pour les contrats commerciaux, les documents bancaires et la plupart des documents liés aux salariés. Certains documents ont des durées plus courtes ou plus longues.

Combien de temps garder les papiers de banque de l’entreprise ?

Les relevés bancaires et talons de chèques sont à conserver 5 ans au minimum. Lorsqu’ils servent de justificatifs comptables, il est prudent de les garder avec la comptabilité de l’exercice concerné.

Quand jeter ses factures professionnelles ?

Pas avant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel elles se rattachent, puisque ce sont des pièces justificatives comptables. Un contrat de travail ou un dossier de litige en cours justifie de les garder plus longtemps.

Peut-on détruire les archives dès la radiation de la société ?

Non. La radiation n’interrompt pas les délais de conservation, et les statuts eux-mêmes doivent être gardés 5 ans après la radiation. En cas de doute, conservez plus longtemps plutôt que de détruire trop tôt.

Ce qu’il faut retenir

• Les durées de conservation sont des minimums légaux qui dépendent de la nature du document.
• La fermeture de l’entreprise ne met pas fin à l’obligation : les délais continuent de courir.
• Désignez par écrit la personne qui conserve les archives après la radiation.
• Archivez en numérique de façon fiable, et supprimez à l’échéance les données personnelles devenues inutiles.

Ces règles s’appliquent en France et ont été vérifiées en octobre 2026 ; ce contenu général ne remplace pas l’avis d’un expert-comptable ou d’un avocat adapté à votre situation, notamment lors d’une liquidation.

Informations vérifiées en octobre 2026.