La durée de conservation des papiers d’une entreprise fermée

Publié le , par La RDE
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Conservation des documents d'une entreprise fermée

En France, si vous décidez de fermer votre entreprise pour des raisons quelconques, vous devez savoir les règlements liés à la conservation de tous les documents et les papiers qui concernent la société.

Le délai de conservations de tous les documents de l’entreprise dépend de son usage. Il peut être civil ou commercial, fiscal, juridique, social…

Nous vous invitons à suivre tous les détails à savoir sur la durée de conservation des papiers d’une entreprise fermée dans cet article

Quelles sont les raisons de la conservation des documents d’une entreprise fermée ?

Garder les documents et les papiers concernant une entreprise est très important, que celle-ci soit active ou fermée. Nous vous expliquons les raisons principales de la conservation des documents pour les entreprises fermées :

  • Les documents administratifs qui représentent la société sont nécessaires lors de la fermeture définitive de l’entreprise pour des contrôles et des expertises, comme l’inspection du travail…
  • Les papiers de la société sont des documents officiels de témoignage pour tous les droits et les obligations qui reviennent à l’entreprise
  • Il est très utile de démontrer les documents relatifs en cas de problème avec des clients ou des fournisseurs. Par exemple les documents comptables, les factures clients…
  • La conservation des documents d’une entreprise permet de garder tout l’historique de la société, au fil du temps, à propos de ses activités.

Tous les documents à conserver doivent être clairs, exacts et complets ; et à garder pendant un moment précis après la fermeture de l’entreprise.

Combien de temps sont les durées légales de conservations de papiers d’une entreprise fermée ?

Lors de la fermeture d’une entreprise, il est obligatoire de garder encore pour un certain temps tous les documents et les papiers qui concernent la société.

Le délai légal de cette conservation de documents après fermeture de l’entreprise dépend effectivement de la nature des papiers concernés.

Les documents civils et commerciaux

  • La durée légale de la conservation d’un contrat d’assurance est de 2 ans
  • Tous les documents relatifs à la déclaration en douane sont à conserver pendant 3 ans
  • Les documents relatifs à tous les contrats à titre commercial, bancaire, logistique des marchandises sont à garder pendant 5 ans après la fermeture de l’entreprise.
  • Les documents protégés tels que les brevets, les marques, les dessins et modèles sont à conserver 5 ans après la fin de sa protection
  • Les factures clients, les bons de commande et les bons de livraison sont à conserver pendant 10 ans
  • Les documents relatifs à la cession foncière ou immobilière et les contrats d’acquisition sont à garder pendant 30 ans

Les documents et pièces comptables

  • Les documents qui concernent la comptabilité comme les livres (journal, grand livre, inventaire) et les registres comptables demandent une conservation de documents pendant 10 ans.
  • De même pour les pièces justificatives comptables comme les factures clients, les factures fournisseurs, les bons de commande, les bons de livraison, les bons de réception ; à garder pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.

Les documents fiscaux

La conservation des documents fiscaux est de 6 ans, suivant l’article L102B du Livre des Procédures Fiscales. Ces documents sont ceux relatifs aux impôts sur le revenu ou sur les sociétés, aux impôts directs locaux, aux cotisations foncières, aux bénéfices industriels et commerciaux ou non commerciaux, à la TVA…

Les documents sociaux

Les documents sociaux à conserver sont les suivants :

  • Les documents qui concernent les comptes annuels comme le bilan, le compte de résultat… doivent être gardés pendant 10 ans
  • Les documents sur les statuts de la société sont à conserver pendant 5 ans
  • Les documents qui présentent les feuilles de présence, les rapports de conseil d’administration ou du gérant, les convocations… sont à garder pendant 3 ans
  • L’extrait K-bis de l’entreprise doit être conservé pendant 5 ans

Les documents des ressources humaines

La conservation des documents relatifs aux ressources humaines est de 5 ans.

En ce qui concerne les bulletins de paie, les contrats et les bulletins de salaire, les soldes de tout compte, les indemnités et primes, les fiches de retraite, les papiers relatifs aux accidents de travail et l’inspection de travail… la conservation de tous ces documents sont déterminé par le Code du travail, le Code civil et le code de la sécurité sociale.

Quelles sont les pénalités en cas de non-conservation des documents d’une entreprise fermée ?

Effectivement, le non-respect des règlements de conservations des papiers d’une entreprise fermée engendre des répercussions pour l’entrepreneur.

Il ne s’agit pas seulement de payer de l’amende relative aux sanctions pour la non-conservation des documents, mais aussi de perdre toutes preuves en cas de litiges avec les clients ou les fournisseurs, ou de n’avoir aucun dossier à présenter en cas de contrôle administratif.

Suivant l’article 1734 du code général des impôts, les entreprises qui ne conservent pas les documents nécessaires lors de la fermeture de la société sont passibles de payer une amende de 10 000 euros.

Pour éviter la perte de tous vos documents officiels lors de la fermeture de votre entreprise, il est possible de faire appel à des experts de sauvegarde en ligne.

Peut-on jeter les documents d’entreprise après sa conservation ?

Si le délai de conservation des documents d’une entreprise fermée est atteint, vous pouvez vous passer de ces papiers.

Vous pouvez les recycler ou les faire broyer. La destruction des documents vous permet de garder certaines informations liées à votre entreprise confidentielles et d’éviter toute fuite ou usage illégal de celles-ci.

Conclusion

Fermer une entreprise s’avère difficile, mais en respectant les règles liés à la conservation de tous les documents relatifs à la société après sa fermeture vous aide beaucoup tant sur l’assurance d’être en bon compte que sur les avantages apportés sur certains litiges.