Tout connaître sur les étapes indispensables à l’organisation d’un événement

Publié le , par La RDE
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Organisation d'evenement

Organiser un évènement est un projet de grande envergure qui se prépare plusieurs mois à l’avance. Pour garantir la réussite ce projet, la collaboration avec plusieurs personnes ou prestataires est indispensable ainsi que l’établissement d’une feuille de route pour le suivi de tous les détails de l’évènement. Vous trouverez dans cet article toutes les étapes indispensables à l’organisation d’un évènement.

Les bases à savoir à propos de l’organisation d’un évènement

Si vous voulez organiser un évènement, il faut savoir tout d’abord tout ce qu’il faut faire pour réaliser ce projet : Pourquoi, quand, pour qui, où, comment voulez-vous le faire ?

But de l’évènement

Avant d’organiser un évènement, une question fondamentale doit traverser votre esprit en premier : dans quel but voulez-vous organiser cet évènement ?

La réponse à cette question peut emmener à plusieurs raisons, mais la réalisation reste compliquée si vous ne savez pas tout ce qu’il faut faire.

Les objectifs de l’organisation d’un évènement sont souvent de transmettre un message. Ils peuvent être sous forme d’une levée de fonds pour réaliser un projet, une conférence (pour transmettre un message sur un sujet précis), un congrès (en quelque sorte une conférence, mais au niveau international), un séminaire (qui se déroule souvent en entreprise dans le but de transmettre des formations), un team building (un évènement pour intégrer les membres dans une entreprise), un salon professionnel (pour le lancement d’une activité professionnelle, la plupart du temps dans la vente), un mariage, etc.

Date et type de l’évènement

Choisir une date pour organiser un évènement dépend du type d’évènements que vous voulez organiser. Il faut voir s’il s’agit d’un évènement professionnel (exemple team building), d’un évènement sportif, d’un évènement familial ou encore d’un évènement en entreprise.

La plupart du temps, les évènements familial et sportif se déroulent pendant les weekends, contrairement aux évènements en entreprise et professionnel qui se déroulent souvent pendant quelques jours et durant les jours de travail.

Il est aussi important de savoir si le type d’évènement prévu peut être organisé une ou plusieurs fois dans l’année.

Définir le nombre d’invités, le client cible ou le public cible

Lorsque vous organisez un évènement, vous devez savoir pour qui vous l’organisez. Établissez une liste figurant les potentiels participants, clients ou public cible. Arrondissez le nombre d’invités à un chiffre plus que prévu pour avoir plus de place si jamais vous oubliez d’autres personnes.

Lieu où va se dérouler l’évènement

Une fois que vous avez défini la date et le type d’évènements que vous voulez organiser, vous pouvez commencer à chercher le lieu susceptible de le recevoir et vous assurer que l’endroit est bel et bien disponible pour les dates choisies.

Il faut voir la grandeur des salles lors du choix du lieu. Si les invités ne sont pas nombreux, évitez de choisir une salle trop grande qui va paraître vide après, ou pour ne pas avoir des problèmes de sonorisation, etc.

 Concept et matériels

Rassemblez toutes les idées conçues et les stratégies pour l’organisation est plus qu’importantes, du début jusqu’à la fin de l’évènement (heure de début, heure de fin, les programmes à discuter ou à présenter, les heures de pauses, les différents moyens de communication, etc.). Ensuite, prévoyez les matériels nécessaires pour sa réalisation (table, chaise, écran, restauration, décoration, etc.)

Établir un planning et une chronologie pour bien organiser un évènement

Organiser un évènement est un travail comme tous les autres et qui a besoin d’attention. Pour vous aider à mieux gérer votre emploi du temps par rapport aux tâches qu’il faut accomplir et pour ne rien oublier, il vous serait idéal d’établir un planning et une chronologie des tâches à faire et les réalisations. Vous pouvez mentionner dans ce planning :

  • La date du début des tâches
  • Les tâches à accomplir
  • Les personnes responsables
  • Le lieu
  • Le budget
  • La logistique
  • La date de la fin des tâches, etc.

Déterminer le budget nécessaire

Cette étape du projet reste la plus compliquée.

Certes, il faut toujours avoir un budget de départ que vous prévoyez à l’avance et que vous avez mis de côté pour réaliser le projet. Se référer à la feuille de route est plus que nécessaire pour voir si vous n’avez oublié aucun impayé.

Pendant toute l’organisation du projet évènementiel, le budget est susceptible de changer, la plupart du temps d’augmenter. Alors pour tous vos calculs (tarifs, etc.) il faut dès le départ prendre une marge de plus. De même si vous devez solliciter l’aide des commanditaires, n’oubliez pas de prendre des marges.

Bien choisir les collaborateurs, les organisateurs, les commanditaires.

  • Dans le cas où vous organisez vous-même l’évènement, pensez à choisir une équipe et des prestataires capables et motivées pour obtenir un meilleur résultat. Prévoyez une équipe supplémentaire si vous jugez cela nécessaire.

Très important de considérer le projet comme s’il s’agissait de votre propre entreprise et que vous devrez mettre en place divers départements pour gérer la société (gestion de projet, gestion financière, gestion de la logistique, etc.)

Cela va vous demander beaucoup de travail et beaucoup plus de temps que votre travail habituel alors il faut être conscient de l’ampleur du projet et faire attention à ne pas avoir de conséquences négatives sur votre travail ou vis-à-vis de vos clients.

  • Dans le cas où vous optez pour des organisateurs afin de réaliser l’évènement, pensez à recruter des vrais professionnels surtout si l’évènement est important. N’hésitez pas à consulter d’autres avis ou recommander chez d’autres personnes qui ont déjà l’habitude d’organiser des évènements. Cette stratégie peut vous revenir trop chère, mais la chance de vous assurer un travail de professionnel et bien organisé est plus élevé. Dans ce cas il ne vous reste plus qu’à superviser le déroulement de l’organisation.

Si vous devez relayer l’organisation de l’évènement aux autres membres de votre équipe, il faudra vous assurer qu’ils soient conscients de l’ampleur du projet et avoir les mêmes tâches que vous donc nécessite peut-être un arrêt provisoire du travail et se concentrer uniquement sur le projet évènementiel.

  • Si vous prévoyez d’organiser le projet en sollicitant l’aide des bailleurs ou des sponsors, pensez à bien mettre en place une feuille de route claire et précise pour que la demande d’aide financière soit concluante.

Mettre en place un moyen de communication et un bon marketing

Pour vous assurer que le projet évènementiel atteint de nombreux participants, les clients, le public cible, il est recommandé de prévoir des outils de communication efficace, et rapide. De nos jours, la propagation des informations est très vaste grâce à l’utilisation des différents réseaux sociaux.

Vous pouvez opter pour ces nombreux moyens de communication pour lancer votre projet évènementiel, et choisir en fonction du type d’évènement que vous voulez organiser :

  • Presse (journaux, radio, télévision…)
  • Supports technologiques (internet, réseaux sociaux…)
  • Support en papier (invitation, banderoles, panneaux publicitaires…)
  • Marketing direct (face to face)
  • Relations publiques
  • Bouche-à-oreille

Déterminez les besoins en logistique et technique

La logistique est une étape qu’on ne peut pas séparer de l’organisation d’un évènement. Une fois que vous avez déterminé les ressources nécessaires à la réalisation du projet évènementiel, il faut les transporter jusqu’à la salle ou l’endroit où va se dérouler l’évènement.

Les besoins en logistique peuvent être :

  • Transport des humains (organisateurs, collaborateurs, participants, clients, invités…)
  • Transport des matériels (sonorisation, lumière, table, chaise, matériels de restauration…)

Assurez-vous de la disponibilité de la logistique lors de la date de l’évènement.

Prévoyez des cadeaux pour les invités

Quel que soit le type d’évènements que vous voulez organiser, il est de votre avantage d’offrir des goodies ou des petits cadeaux aux invités en guise de souvenir.

Cette stratégie peut vous donner des points aux yeux des participants et des invités et peut les motiver à revenir lors d’un éventuel projet évènementiel que vous organisez. On peut aussi considérer ce geste comme signe de remerciement et de reconnaissance.

Pensez à des cadeaux ou des goodies en relation avec le thème et le code couleur de l’évènement.

Faire des dernières mises au point avant le jour j

La dernière mise au point se fait quelques jours avant la date prévue de l’évènement. Celle-ci est nécessaire pour vérifier si tout est déjà au point ou si vous avez oublié quelque chose.

Les détails à mettre au point sont :

  • Vérifier si tous les invités sont informés et que vous n’avez oublié personne
  • Si la logistique de tous les matériels est confirmée
  • Si les matériels audiovisuels fonctionnent bien et imprimés
  • Si la salle est prête
  • Si les membres de votre équipe sont bien complets et prêts
  • Si tout a bien été payé

Faire un bilan de l’évènement

Peut-être la dernière étape, mais l’un des plus importants : le bilan

Le retour venant des participants et des invités sont très importants pour voir les côtés positifs et négatifs de l’évènement.

Cela vous permet en effet de revoir et améliorer les points négatifs si jamais vous réorganisez un projet évènementiel.

Vous pouvez également voir qui sont les collaborateurs avec qui vous voulez continuer de travailler et avec qui vous voulez arrêter.

Si le retour s’avère positif, cela peut vous conduire à une promotion s’il s’agit d’un évènement en entreprise.

Conclusion

Organiser un évènement n’est pas chose facile. Il faut avoir un plan d’action bien en place, avoir les bons collaborateurs, avoir bon plan marketing, mais surtout prévoir un budget la taille du projet évènementiel.