Quels outils indispensables faut-il avoir en entreprise ?

Gérer une entreprise fait naître un certain nombre de défis. Pour arriver à y faire face, les professionnels ont mis en place des outils spécifiques de gestion. Voici 5 outils à avoir absolument pour bien gérer son entreprise.

Des logiciels de production de documents

Que ce soit pour le traitement de texte, les présentations ou les états financiers, toute entreprise a besoin d’outils pour produire ses différents documents de travail. La suite bureautique généralement utilisée est celle d’Office.

Selon la taille et les besoins de votre entreprise, vous avez le choix entre plusieurs formules comprenant les logiciels et services strictement nécessaires. Vous pouvez opter pour une offre standard comportant les logiciels Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook ou choisir d’ajouter d’autres options. Par exemple, le logiciel Excel, en plus de servir au département de finances pour établir des suivis de budgets, ce dernier est particulièrement utile pour établir des graphiques et créer des visuels afin d’illustrer la progression d’un projet.

Un outil de gestion des ressources humaines

Pour la gestion de votre personnel, il est indispensable d’avoir un outil permettant de centraliser toutes les activités relatives aux ressources humaines de votre entreprise.

Il s’agit d’un système qui sert à combiner toutes les informations RH, que ce soient les congés, les absences et autres données administratives ainsi que les prestations de travail, la paie, la formation, le recrutement, la gestion prévisionnelle des effectifs, etc. En fonction des tâches à réaliser et de vos activités, vous avez le choix entre des outils généraux et d’autres, plus spécifiques.

Un outil facturation et de comptabilité

La facturation et la compatibilité sont des aspects très importants de la gestion d’entreprise. Il est indispensable d’avoir un outil de facturation complet permettant, entre autres, de :

• créer des devis convertibles en factures ;
• émettre des factures professionnelles ;
• des factures personnalisées ;
• enregistrer et gérer les dépenses
• gérer les paiements à travers le rapprochement bancaire ;
• accéder aux rapports financiers (compte de résultat, au bilan et rapport de TVA)
• gérer des listes de produits, clients, fournisseurs, etc.

Un service de gestion de relation client

La base de données clients est au cœur même du développement de votre entreprise. Il est donc essentiel de choisir un service capable de bien gérer vos relations avec les clients, les partenaires et les prospects.

Pour une entreprise qui débute ou qui n’a pas encore beaucoup de clients, le logiciel Excel pourra largement faire l’affaire. Si votre clientèle est assez grande, il faudra opter pour un outil CRM (Customer Relationship Management). Il s’agit d’un logiciel de gestion de relation client qui intervient dans presque tous les secteurs, du marketing, aux services en passant par la vente.

Un logiciel de sauvegarde de données

Il est primordial pour toute entreprise, quelle que soit sa taille de sauvegarder ses diverses données. Il existe un large choix d’outils qui proposent des solutions de sauvegarde de données. Il est recommandé d’opter pour un logiciel qui réalise en très peu de temps, des sauvegardes complètes de tous vos fichiers, documents et répertoires sur des disques durs externes, sur le réseau ou sur le cloud. Il faut également qu’il ait la fonctionnalité de clonage de disque et que vous puissiez restaurer vos données en cas de problème.