Vie d’entreprise : que peut-on espérer de la dématérialisation ?

Publié le , par La RDE
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dématérialisation des documents

La dématérialisation suscite l’intérêt de plus en plus de chefs d’entreprise. La presse spécialisée ne tarit pas d’éloges à ce sujet et présente l’utilisation de pièces dématérialisées comme une véritable révolution. Malgré tout, certains dirigeants hésitent à adopter ce changement. Voici donc quelques informations à connaître pour aider les plus hésitants à se décider.

L’essentiel à savoir sur la dématérialisation

Avant toute chose, il faudra avant tout éclaircir certains points concernant la dématérialisation. Contrairement à ce que la plupart des gens imaginent, ce procédé ne consiste pas simplement à produire une version électronique de tous les documents en circulation. La production de pièces dématérialisées obéit à des normes particulières. Les intrants doivent utiliser un processus spécifique pour l’horodatage de chaque document, qu’il s’agisse d’une facture ou d’un bulletin de paie. Cette mesure vise notamment à prévenir toute tentative de falsification. Toujours dans cette optique, l’établissement émetteur doit apposer une signature électronique afin que chaque fichier envoyé puisse être authentifiable.

Au vu des règlementations à respecter, les entreprises ont tout intérêt à solliciter un prestataire spécialisé. Aujourd’hui, quelques sociétés proposent des solutions de dématérialisation sur mesure. Ces dernières s’adaptent notamment à l’infrastructure informatique de la structure cliente. En outre, les formules proposées sont à la portée de tous les budgets. Ainsi, les PME pourront également tirer profit de cette technologie.

Confier le traitement des documents à un sous-traitant qualifié présente de nombreux avantages. Cette externalisation permet de sécuriser les échanges et de prévenir les fuites de données. Dans certains secteurs, la confidentialité des projets en cours est primordiale. En sollicitant un professionnel qualifié, on s’épargnera toute mauvaise surprise. D’ailleurs, un fournisseur de solutions de dématérialisation digne de ce nom comme Dpii Telecom doit s’engager à respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD).

La dématérialisation des documents : quels intérêts pour l’entreprise ?

Le « zéro papier » permet principalement de gagner en productivité. Le support papier oblige en effet les employés à remettre en mains propres tous les documents en circulation. Dans ce contexte, un bon de commande passera d’un département à l’autre avant que la requête ne soit traitée. Il en sera de même pour la facturation ou encore pour l’établissement des fiches de paie. Cette démarche entraînera une énorme perte de temps et la dématérialisation donne les moyens d’y remédier. En adoptant ce changement, on parviendra à optimiser le temps de travail. Les échanges d’informations se feront plus rapidement puisque les responsables transmettront les documents via le système informatique de l’établissement.

D’ailleurs, les dirigeants réussiront certainement à explorer de nouveaux horizons pour améliorer le workflow. A titre d’exemple, bon nombre d’enseignes tirent profit de cette innovation pour favoriser la mobilité de leurs personnels. En usant des bons outils, un commercial en voyage d’affaires pourra transmettre les contrats en cours de négociation. En suivant les conseils d’un prestataire qualifié, on réussira à mettre en place une infrastructure performante pour répondre aux besoins de la compagnie. En somme, cette solution ne permet pas uniquement de réduire les coûts, elle permet indirectement d’améliorer le chiffre d’affaires tout en participant à la maturation de la structure.