Quels critères pour choisir une salle de réunion ?

Les réunions font partie du quotidien d’une entreprise. Conférence, séminaire, formation des employés, conseil d’administration ou assemblée générale, ce sont tous des évènements susceptibles de se dérouler au sein d’une entreprise. Important pour le développement des activités, le choix du lieu est déterminant pour le succès de chacun de ces évènements professionnels. La salle de réunion appropriée doit pouvoir accueillir tous les participants et présenter le minimum de confort pour le bon déroulement de l’évènement en question. Nous avons sélectionné les meilleurs éléments à prendre en compte pour choisir la salle appropriée pour vos réunions et évènements d’affaires.

La bonne salle de réunion pour le bon type d’évènement

Évidemment, la question du choix de la salle à louer est difficile avec la surabondance des salles de réunions que proposent les divers prestataires et la multiplicité des critères que vous devez considérer. En effet, il ne s’agit pas de choisir simplement une salle, d’informer les participants de la date à laquelle la réunion aura lieu et qu’ils viennent pour se réunir. L’aménagement de la salle de réunion que vous choisissez doit être aussi bien approprié à l’évènement qui va se passer qu’à l’ensemble de vos besoins pour sa bonne tenue.

La capacité d’accueil d’une salle de réunion doit pouvoir accueillir le nombre total de participants à convier. Alors selon le type d’évènement à organiser (conférence, séminaire, formation, assemblée générale, etc.), vous pouvez trouver sur le site officeriders.com les infrastructures proposant les dispositions nécessaires aux besoins de votre entreprise, quel que soit le lieu de votre choix : centre d’affaires, hôtels, maisons, etc.

Une salle pour un séminaire d’entreprise

Un incontournable de la stratégie de management d’équipe, le séminaire permet de renforcer la culture d’entreprise et développer la communication entre les collaborateurs. Généralement associé à des activités de détente et ludique, comme le team building, la salle où va se dérouler votre séminaire d’entreprise doit être conviviale, accueillante et motivante pour les participants. En effet, pour mieux développer la cohésion de groupe et l’esprit d’équipe, le cadre du lieu doit permettre aux collaborateurs de se sentir à leur aise et développer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

La salle de réunion appropriée à un séminaire doit avant tout refléter l’ambiance de l’évènement. Pour bien la choisir, mettez l’accent sur la convivialité du lieu. Elle doit être bien accueillante, aérée, éclairée et notamment spacieuse.

Une salle pour une formation professionnelle ou une assemblée générale

Que ce soit pour la formation de vos employés ou pour l’assemblée générale de votre entreprise, vous devez tenir compte de plusieurs critères pour le choix de la bonne salle.

Comme les participants vont passer plusieurs heures dans la salle, pour suivre la formation ou la prononciation des décisions stratégiques de l’entreprise, le confort des équipements est important. En effet, la salle de réunion doit disposer des meilleures conditions possibles. Le plus important, être de la bonne superficie. De plus, l’aération et la luminosité doivent être optimales. L’idéal est alors de choisir une salle équipée de façon à offrir une modularité maximale à tous les participants et s’adapter au maximum des besoins spécifiques de ses utilisateurs. La qualité des dispositifs installés (projecteur, écran, tableau blanc, internet, WiFi, micros et haut-parleurs) est essentielle pour le succès de votre évènement professionnel.

Si vos réunions se passent en journée, pensez également à prévoir un lieu pour le déjeuner des participants ou des moments afterwork. La salle choisie doit alors être adaptée pour cela. Certains prestataires proposent dans leurs offres un service traiteur, idéal pour ce type d’occasion.

La bonne salle de réunion en fonction de la disposition

La disposition et l’aménagement de la salle sont deux critères qui vous permettent de garantir un résultat favorable pour vos évènements professionnels. Vous devez donc tenir compte de ces détails comme outil de décision pour le choix de la salle appropriée.

Ainsi pour sa mise en place, vous devez commencer par l’aménagement et l’organisation de la disposition de la salle. De cette manière, vous serez en mesure de proposer un cadre de travail optimal pour améliorer les chances de réussite de votre stratégie. Que ce soit pour communiquer ou développer vos activités, grâce à la création d’une ambiance propice au travail collaboratif, voici les bonnes façons à adopter pour la disposition d’une bonne salle de réunion.

Privilégiez les salles de réunion offrant une ambiance studieuse. Pour cela, elles doivent comprendre du mobilier professionnel et de qualité. Orientez plus vos choix vers des prestataires qui incluent dans leurs services, en plus d’une salle spacieuse, des tables et des chaises. Cela vous évitera de faire une location à part. Il faut que les participants puissent bien se concentrer lors de vos réunions. La nature et la luminosité ont des effets stimulants sur la concentration et la motivation. Choisissez ainsi un lieu qui propose ce cadre et avec une salle offrant une luminosité optimale.

En termes d’aménagement de l’espace, des tables et des chaises installées en U permettent un certain confort et facilitent la communication entre les intervenants de la réunion. Avec cette disposition, les participants peuvent facilement suivre la présentation ou l’orateur en simultané.

Par ailleurs, choisissez une salle avec un espace extérieur, si possible. Un jardin ou une terrasse peuvent apporter une atmosphère plus détendue pour tous les participants à la réunion. Effectivement, ils pourront y faire des pauses-café ou cet espace peut accueillir les afterworks de votre évènement d’entreprise.

La localisation de la salle de réunion

L’emplacement géographique de la salle de réunion est un critère que vous devez déterminer lors de votre choix. Plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez l’organiser aussi bien en périphérie qu’en centre-ville. Pensez néanmoins à l’accessibilité du lieu, pour faciliter le transport des participants vers leur destination.

Si les intervenants doivent se rendre à la salle de réunion par leur propre moyen, optez pour une salle dont l’emplacement est desservi par les transports en commun et des places de stationnement à proximité. Il faut qu’ils puissent s’y rendre sans difficulté. Idéalement, l’espace doit se trouver à distance à peu près égale au domicile des participants.

Par ailleurs, avec une salle de réunion en périphérie, vous donnez à vos collaborateurs l’opportunité de se déraciner de leur routine personnelle, de la monotonie et du stress. Changer d’air permettra aux participants de maximiser leur taux de créativité. Effectivement même si c’est en campagne, l’accessibilité du lieu en termes de transport reste importante.

Le budget pour la location de la salle de réunion

Le budget que vous allouez pour la location de la salle de réunion est également un autre critère qui détermine votre choix. Bien sûr, il peut varier d’un prestataire à l’autre et proportionnellement au type d’évènement, à son emplacement, aux équipements disponibles dans la salle ainsi que le nombre de participants pouvant être accueillis par celle-ci. Bien le préparer est nécessaire pour garantir la location de la salle que vous souhaitez. Vous devez le définir en fonction de :

• La superficie de la salle de réunion et sa capacité d’accueil ;
• La localisation géographique, les équipements disponibles et l’agencement des lieux ;
• Le nombre de participants à la réunion et la durée de la location de la salle ;
• Les services inclus dans les frais de location comme le service traiteur, des équipements supplémentaires, etc.