Automatisation de la paie : comment la mettre en place ?

Publié le , par La RDE
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Depuis quelques années, la transformation numérique a le vent en poupe et tout tend à se digitaliser en entreprise. Cela permet ainsi d’automatiser bon nombre de tâches, dont la paie qui est une mission délicate et chronophage, mais sans aucune valeur ajoutée. Son automatisation est donc une aubaine pour les préposés et pour l’entreprise qui peut orienter davantage ses collaborateurs vers le cœur du métier.

Les logiciels d’automatisation de la paie

L’automatisation de la paie consiste à abandonner les méthodes traditionnelles de gestion de paie pour privilégier des solutions informatiques modernes, impliquant des logiciels ou applicatifs avancés. Un logiciel d’automatisation de paie permet de gagner du temps, notamment lors du calcul des salaires. Avec les absences, les congés ou encore les heures supplémentaires, le calcul du salaire n’est pas chose facile, surtout pour une entreprise qui compte plusieurs collaborateurs.

De nos jours, avoir recours à un logiciel de paie gratuit permet d’éditer les fiches de paie et de réaliser des déclarations sociales. Certains programmes vous offrent même la possibilité de générer des ordres de virements et de garder un œil sur votre masse salariale. Ajoutez à cela des fonctionnalités pour éditer des tableaux de bord et autres fichiers nécessaires à la bonne gestion de votre service de paie, voire votre service RH dans son ensemble.

logiciel automatisation paie

Comment choisir son logiciel de gestion de paie ?

Les logiciels de gestion de paie sont de plus en plus nombreux sur le marché. Ces outils ne se valent pas et diffèrent d’un éditeur à un autre. Vous avez le choix entre 3 types de logiciels de paie.

Les logiciels de paie gratuits

Si vous débutez votre processus d’automatisation de la paie, vous pouvez vous tourner vers un outil gratuit. Même s’ils se limitent aux fonctionnalités basiques, à savoir le calcul et l’édition des fiches de paie, ces outils vous délesteront d’une tâche contraignante, délicate et répétitive.

Les logiciels payants standards

Les outils payants présentent des fonctionnalités supplémentaires par rapport aux logiciels gratuits. Cependant, les logiciels payants dits standards n’automatisent pas tout. Vous devez également renseigner manuellement certaines informations, comme les absences par exemple, lors du calcul de la paie.

Les logiciels payants avancés

Les outils les plus aboutis en termes de gestion de paie sont directement liés aux données RH. Les informations concernant les temps de travail de chaque salarié, les congés voire les notes de frais sont enregistrés en temps réel sur les logiciels de paie avancés pour un calcul automatisé en fin de mois. Plus onéreux, mais plus complets, ils vous délestent également de la veille réglementaire puisque leurs mises à jour sont automatiques.

La mise en place de l’automatisation de la paie

Mettre en place l’automatisation de la paie repose grandement sur l’adoption d’un logiciel sur lequel toute la gestion du service dépendra. Il faudra donc que les responsables se concertent sur les besoins de l’entreprise en matière de gestion de paie. Vous devez ensuite réorganiser le département RH car l’équipe du service paie pourra désormais réaliser d’autres tâches. Après la configuration de votre logiciel par vos spécialistes, idéalement avec l’aide de l’éditeur, il est essentiel de procéder à la formation des personnes concernées sur l’utilisation du nouveau logiciel.

Les différents avantages de la fiche de paie automatisée

L’automatisation de la paie est une initiative qui présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment le département des ressources humaines.

Moins d’erreurs et un gain de temps

Grâce aux logiciels de paie, vous minimisez les erreurs de calcul sur les fiches de paie. Plus le logiciel est avancé, moins vous aurez de données à saisir manuellement et le risque d’erreur diminuera de façon exponentielle. De plus, la gestion de paie étant une mission complexe qui demande une très grande vigilance. Elle accapare tout le temps du service et paie et des responsables RH. Grâce à l’automatisation, les salariés passent moins de temps sur le volet paie.

La dématérialisation de la fiche de paie

L’automatisation va de pair avec la digitalisation. Les logiciels de gestion de paie éditent des fiches de paie en versions électroniques que vous pouvez envoyer par mail à chaque collaborateur. Nul besoin de distribuer une version papier de ce document, ce qui vous permettra de faire des économies en réduisant le gaspillage de papier et d’encre.

Un service RH plus efficace

En passant moins de temps sur l’édition de la fiche de paie de chaque salarié et n’ayant plus à les distribuer en version papier, les préposés à la gestion de la paie peuvent se consacrer à d’autres tâches RH plus importantes.