Tout pour lancer et réussir votre projet ERP/PGI

Le déploiement d’une solution ERP (Enterprise Resource Planning), également appelée progiciel de gestion intégré (PGI), permet d’optimiser les processus opérationnels et administratifs de votre entreprise. Sa réussite nécessite une planification minutieuse et une coordination assurée par des professionnels. Nous vous présentons les étapes clés pour mettre en œuvre ce projet.

Étudiez vos besoins et définissez des objectifs clairs

Avant d’implémenter ou de renouveler une solution ERP/PGI, il est nécessaire d’analyser les processus métiers, les flux d’informations entre les services et les outils de gestion existants. Cette phase d’avant-projet vous aide à identifier vos défaillances et les domaines dans lesquels le futur progiciel apportera une réelle valeur ajoutée. Grâce aux besoins émis par les différentes entités et parties prenantes de l’organisation, les objectifs suivants peuvent être définis :

• automatisation des tâches manuelles,
• optimisation de la chaîne d’approvisionnement,
• meilleur suivi des stocks,
• amélioration de la relation client,
• consolidation des données financières.

Pour lancer son projet ERP en toute sérénité, le dirigeant doit mettre en place une équipe pluridisciplinaire composée d’experts internes en solutions de gestion et éventuellement de consultants externes. Il s’avère par ailleurs judicieux de rédiger un cahier des charges détaillé précisant les problématiques recensées, les fonctionnalités souhaitées, les contraintes budgétaires et le retour sur investissement attendu.

Choisissez une solution ERP sur mesure

Sur la base des objectifs ciblés en amont, dressez une liste exhaustive de fonctionnalités essentielles pour les atteindre. Il peut s’agir d’un module de relation commerciale (CRM), d’ingénierie financière, de gestion des ressources d’entreprise et de pilotage de la supply chain (achat, production et distribution). N’hésitez pas à comparer les options offertes par les éditeurs de PGI du marché. Appuyez-vous sur des critères tels que la compatibilité avec vos systèmes existants, la facilité d’utilisation et le coût total de possession (licence, formation, maintenance…).

Prêtez une attention particulière au type d’outil à implémenter. Une version on-premise est conseillée si vous souhaitez installer le progiciel sur vos serveurs locaux. Elle est généralement onéreuse, mais garantit un contrôle intégral sur la solution PGI et une confidentialité optimale de vos données. Vous pouvez toutefois choisir un modèle cloud ou SaaS (Software as a Service). L’ERP est, dans ce cas, hébergé sur l’infrastructure du fournisseur, réduisant ainsi vos coûts, mais exigeant une connectivité internet fluide et constante.

Procédez au déploiement de l’outil

Après la sélection de l’ERP, un expert interne en informatique ou un prestataire qualifié assure sa mise en place. Il configure les fonctionnalités du logiciel en tenant compte du secteur d’activité, des besoins urgents et des objectifs de votre entreprise. Cette étape inclut l’installation de solutions CRM complémentaires, dans le but de rationaliser vos processus et d’améliorer la collaboration entre vos différents services.

L’intégrateur s’occupe de la migration de vos données existantes grâce à une méthodologie incrémentielle, par lots ou hybride. Avant la mise en production officielle du progiciel, des tests techniques sont effectués pour corriger les éventuels bugs et problèmes de configuration. Le déploiement ERP s’étend généralement sur 6 à 18 mois. Sa réussite exige ainsi une communication transparente et une implication de toutes les parties prenantes (dirigeants, utilisateurs finaux…).

Gérez la phase d’après-projet ERP

Une fois le système PGI mis en service, le comité de planification de projet ERP doit accompagner les équipes dans sa prise en main. Il est aussi chargé d’évaluer les performances de l’outil et de proposer des mesures correctives.

Sensibilisation et formation des salariés

En tant qu’utilisateurs finaux de la solution ERP, les employés peuvent éprouver des difficultés d’adaptation. La direction de l’entreprise a intérêt à mettre en place des sessions d’information pour leur expliquer les avantages et les options de base du nouvel outil. C’est l’occasion de les encourager à accepter et à adopter le progiciel de gestion intégré.

Des séances d’apprentissage sont également nécessaires pour permettre aux collaborateurs de se familiariser avec l’interface PGI et d’effectuer des tâches spécifiques à leur poste. En fonction des activités de l’organisation et du profil de chaque utilisateur, la formation ERP peut prendre la forme d’un séminaire en présentiel, d’un cours en ligne ou d’un mentorat. L’expert chargé du déploiement du système combiné de Business Intelligence et ERP doit aussi proposer un support continu aux équipes opérationnelles. Cette assistance vise à pallier leurs difficultés et leur résistance au changement.

Mesure des performances et réajustements

Pour évaluer l’efficacité de votre nouveau système ERP, le comité de pilotage du projet peut utiliser des indicateurs de performance clés tels que :

• le taux de productivité,
• le chiffre d’affaires généré,
• le retour sur investissement (ROI),
• le niveau de satisfaction des clients.

Ces variables aident à identifier les domaines de réussite et ceux qui nécessitent des ajustements. Elles permettent aussi de vérifier l’adéquation des fonctionnalités déployées avec les réels besoins de votre organisation. Des mesures d’optimisation des processus peuvent ainsi être préconisées, qu’il s’agisse de la suppression de modules superflus, de la maintenance ERP ou de l’implémentation de nouvelles options pertinentes.