Les conseils à mettre en pratique pour aménager une salle de réunion

Une salle de réunion est un espace permettant aux collaborateurs d’échanger, de développer des idées et de prendre des décisions qui ont pour objectif de développer leur entreprise. Dans certaines structures, les employés y passent la majorité de leur horaire de travail. Pour offrir un confort optimal aux participants lors des réunions, l’aménagement de la salle, le choix du mobilier de bureau et celui des matériels ne doivent pas être négligés. Voici quelques conseils à mettre en pratique pour aménager une salle de réunion.

Pourquoi aménager une salle de réunion ?

Une salle de réunion est un espace de travail essentiel au sein de votre entreprise.  L’objectif de l’aménagement d’une salle de réunion consiste à avoir une salle pratique et confortable. Une salle de réunion facilite le travail participatif et encourage la créativité.

Les cadres des entreprises passent une grande partie de leur horaire de travail en salle de réunion. Ce sont dans ces espaces que vont se prendre les décisions stratégiques, que vont être formés les collaborateurs et que les nouvelles idées innovantes vont naître.

Une salle bien aménagée indique une idée du fonctionnement de la société. Cela permet en même temps de valoriser l’image de la société.

Dans la majorité des cas, une réunion dure environ une heure. Mettre à la disposition des participants une salle offrant un confort optimal est important pour les motiver.

Quel aménagement pour chaque type de réunion ?

Le choix de l’aménagement se distingue selon le type de réunion. Il est indispensable de connaitre quelle réunion va se dérouler.

Une réunion de présentation

Les deux principaux acteurs de cette réunion sont le présentateur et les auditeurs. Pour cela, la présence d’un vidéo projecteur et d’un écran de projection est tout simplement indispensable. Pour que les spectateurs entendent bien, il est nécessaire d’installer une bonne sonorisation et utiliser un bon éclairage.

La sonorisation retient en même temps le présentateur que les auditeurs qui peuvent poser des questions. Le nombre de participants est assez élevé dans une réunion de présentation. Il faut prendre en compte l’aération.

Une réunion de brainstorming ou workshop

Le brainstorming est une méthode créative qui s’applique sur le collectif. La créativité de chaque participant est encouragée. Ce type de réunion a pour but de trouver des solutions à un problème particulier. Dans cette réunion, les participants disposent d’une table pour pouvoir prendre des notes, d’une chaise convenable et d’un système d’affichage.

Une conférence

Le nombre de participants est généralement important. Il faut avoir suffisamment de chaises pour l’accueil de tous les participants. Par conséquent, il faut prévoir des tables avec des tablettes intégrées pour un bon aménagement. De plus, ces matériaux ne sont pas très encombrants et ne prennent pas beaucoup d’espace.

Quels sont les conseils pour aménager une salle de réunion ?

Considérer l’espace

Pour aménager efficacement votre espace de réunion, le premier paramètre à prendre en compte est la surface disponible. Le choix du mobilier sera donc strictement impacté par l’étendue de la pièce.

Il est conseillé de respecter l’espace vital de chacun des collaborateurs afin de bénéficier d’un espace de réunion agréable et favorable aux échanges dynamiques. Un espace approximatif de 60 cm entre chaque personne est à considérer afin de veiller à l’aisance de tous. Cela permet à la personne de reculer ou de se tenir debout. Le mieux est de choisir des mobiliers qui sont faciles à déplacer et à aménager.

Sélectionner du mobilier adapté

Il est important de choisir du mobilier conforme à la surface de la pièce. En effet, les meubles présents dans une salle de réunion se doivent d’être pratiques et confortables pour leurs utilisateurs.

Une table de réunion modulable est conseillée dans le cas où vous reconfigurez l’aménagement de l’espace selon les occasions et le nombre de collaborateurs présents. Jouissant d’une plus grande flexibilité, les tables modulables et sur roulettes sont notamment recommandées.

Si vous manquez de place, les tables pliantes et les chaises qui peuvent être empilées vous aideront à optimiser l’espace tout en facilitant leur rangement.

Dans le cas des réunions qui durent plusieurs heures, il est nécessaire de bien choisir les chaises pour favoriser le bien-être de vos collaborateurs. Opter pour de chaises rembourrées en tissu ou en cuir est alors tout indiqué.

Il existe plusieurs types de tables de réunion que vous pouvez utiliser en fonction de l’espace de la salle ainsi que de la réunion. Il y a :

• La table de réunion ronde ou ovale: elle sert pour les réunions de direction dont les participants sont au nombre de quatre au maximum ;
• La table rectangulaire ou carrée: elle est la plus utilisée pour les réunions et la plus adaptée s’il s’agit de réunion brainstorming ou workshop ;
• La table en U: elle est destinée pour les réunions dont le nombre de participants est supérieur à 20 personnes.

Moduler l’espace à l’image de votre entreprise

Il n’y a pas que les collaborateurs internes qui utilisent la salle de réunion. En effet, elle peut servir d’espace d’échange où recevoir vos clients, prestataires et fournisseurs. Il est donc indispensable que cet environnement d’accueil renvoie l’image de votre entreprise.

Cela passe par l’esthétique des mobiliers disposant la pièce. Il faut être vigilant concernant les matériaux utilisés à la conception des meubles ainsi qu’à l’étude de leur couleur. Par exemple, pour un espace de réunion accueillant, favorisez du mobilier aux couleurs chaudes telles que l’orange ou le jaune.

Penser aux supports numériques

La mise en place de supports numériques tels que les écrans d’affichage dans une salle de réunion apportera du dynamisme à vos échanges. En effet, ces dispositifs permettent de capter l’attention du public lors de présentations tout en les maintenant captivés. Pour optimiser la place et faciliter le déplacement de vos collaborateurs, nous vous conseillons de les suspendre à un mur.

Choisir une bonne solution d’éclairage

La lumière de la salle de réunion ainsi que les sons constituent des bases à considérer. La mise en place d’une solution d’éclairage adaptée est importante afin de maintenir la concentration et la volonté des collaborateurs. En effet, un éclairage uniforme est indispensable pour éviter les contrastes de lumière qui sont source de fatigue oculaire. Installer un système d’éclairage direct avec une lumière proche de la lumière naturelle est recommandé.

S’il s’agit de réunion avec une vidéoconférence, les éclairages doivent être installés le plus loin possible de la caméra.

Le décor de la salle

Le décor de la salle est essentiel. Cela permet aux participants de se sentir bien et d’avoir une bonne ambiance. En peignant la salle d’une couleur chaude, cela donne plus de la constance et de dynamisme aux participants. Dans le cas contraire, une couleur blanche est un signe de froideur et de banalité.

Consulter des professionnels

Si vous désirez aménager un espace de réunion conforme à vos besoins, vous pouvez aussi faire appel à des équipes d’expert en aménagement pour vous conseiller tout au long de votre projet. Par exemple Cleram aménagement professionnel spécialiste en architecture d’intérieur et en agencement sur-mesure. De la prise de mesure en passant par l’élaboration de plans, jusqu’ au choix du mobilier.

Conclusion

Pour aménager une salle de réunion, vous devez choisir le mobilier adapté à la taille de la salle tout en respectant l’espace vital des collaborateurs. Le type d’éclairage, la sonorisation ainsi que le décor de la salle sont également à prendre en compte. Pour garantir la qualité de l’aménagement de votre salle de réunion, vous pouvez consulter des professionnels.

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