Pourquoi mettre en place un intranet dans une entreprise ?

Publié le , par La RDE
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Tout comme internet, l’intranet est un moyen utile pour pouvoir communiquer. Une entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande aujourd’hui utilise un réseau intranet à différentes fins. Mais pourquoi mettre en place un réseau intranet dans une entreprise.

Intranet, internet, extranet quelle différence ?

Faire la différence entre internet, intranet et extranet n’est pas toujours évident. L’intranet est un réseau informatique mis en place à l’intérieur d’une organisation, d’une entité ou d’une entreprise. Les utilisateurs peuvent y avoir accès depuis un navigateur, après avoir entré leur nom d’utilisateur et leur mot de passe. Ce qui signifie que l’intranet est un outil où l’accès est à la fois restrictif et privé. Seuls les membres de l’équipe d’une organisation ou d’une entreprise y ont accès.

Tout comme pour l’internet, son fonctionnement a besoin d’un serveur web. Mais il possède également les mêmes protocoles et langages.

Grâce à internet qui est un réseau informatique à l’échelle mondiale, les internautes (ou personnes utilisant le net) peuvent échanger des informations, partager des données … Il s’agit de l’interconnexion d’une multitude de machines implantées partout dans le monde. Aujourd’hui le net a permis non seulement la création de nouveaux emplois tels que le community manager ou le rédacteur web, mais aussi la création d’une nouvelle forme de commerce, à savoir l’e-commerce, le développement des formations en ligne ou e-learning. Il fonctionne grâce aux fournisseurs d’accès.

Pour ce qui est de l’extranet, c’est un élargissement du système d’information établi par une entreprise. Cela se voit lorsqu’une entreprise possède un réseau interconnecté avec d’autres partenaires. La gestion de la sécurité est assurée par une entité externe à l’entreprise ou un organisme extérieur, entièrement indépendant de l’utilisateur. L’extranet est nécessaire pour que les opérateurs extérieurs puissent accéder à quelques fonctionnalités de l’entreprise, via une interface web.

Les raisons pour lesquelles les entreprises choisissent encore d’utiliser l’intranet

L’intranet est toujours présent dans la plupart des entreprises, malgré le fait qu’à un certain temps, il a failli disparaître. Mais, il a été de nouveau mis en place, suite à plusieurs évolutions issues de différentes recherches, ayant permis de faciliter son utilisation.

Voici quelques raisons pour lesquelles une société utilise intranet.

  • Une étroite collaboration est constatée entre les salariés et les communications en temps réel sont possibles. Dans ce cas, le travail se fait de manière plus complète. Mais aussi, la communication est plus libre puisque les collaborateurs peuvent partager les actualités de l’entreprise sur la plateforme. D’ailleurs, les intégrations Microsoft Teams ainsi que les communautés Yammer peuvent rendre les intégrations plus fluides. Les documents peuvent aussi être stockés puis partagés afin que les personnes qui l’utilisent puissent les exploiter. Grâce aux dispositifs d’échanges d’idées sur l’intranet de l’entreprise, l’échange d’opinions est également plus facile. Et enfin, l’interaction entre les différents collaborateurs est fortement constatée. Chacun se retrouvera sur la même longueur d’onde concernant l’évolution du travail à effectuer.
  • L’intranet permet d’améliorer la productivité d’une équipe au sein de l’entreprise. L’absence de communication a un impact sur le rendement d’une structure. Avoir une plateforme permettant d’effectuer des échanges, dédiée aux salariés favorise la fluidité de la communication. En effet, le temps dédié à l’utilisation et à l’écriture de mails est par exemple réduit, puisqu’en général le rédiger prend souvent un temps considérable (quelques minutes) pour un employé. Le temps de réponse face à un problème est également plus rapide : la proactivité du salarié est constatée. Rechercher une information est également plus facile. Tous ces avantages font que l’intranet favorise la production, d’où une forte possibilité de l’augmentation du chiffre d’affaires.
  • Intranet permet de mettre en avant la culture d’entreprise. L’étroite collaboration entre les salariés, ainsi que la facilité de communication favorise l’apprentissage de la connaissance de soi et de l’autre. Mais aussi, une interaction entre l’équipe est perçue. Cette image d’entreprise forte peut s’obtenir en introduisant un élément social à l’intranet de l’entreprise. Veiller à ce que l’intranet soit utilisé comme un espace dédié à la publication d’annonces et de nouvelles, et faire en sorte que ce soit vu par tous les autres collaborateurs.
  • À un moment donné, il se peut que l’entreprise subisse une surcharge d’informations. L’intranet pourra alors être choisi comme étant la seule source d’informations fiable au sein de la société, en constituant une base unique, où seront stockés tous les documents, qui devront être accessibles par tous et tous les jours à toute heure. Ceci est d’une importance capitale puisque tous les employés pourront alors avoir accès aux différentes sources d’informations, nécessaires à la mise en œuvre de leurs travaux.
  • Un travail connecté et engagé: un intranet bien pensé et bien réalisé se remarque par la croissance, la promotion, l’innovation dans la société, mais aussi, et surtout la connexion de l’équipe, qui est la clé d’un travail engagé, source de productivité.

Quelques fonctionnalités de l’intranet

Nombreuses sont les fonctionnalités qui peuvent pousser une entreprise à utiliser l’intranet. En voici quelques-unes.

  • Véhiculer et diffuser des informations, car la communication et l’information sont deux éléments essentiels à l’entreprise. De ce fait, l’intranet devrait être un instrument permettant de publier et de diffuser des articles ou des posts. L’abonnement à un groupe est également possible via un mur de news inspiré de Facebook.
  • Augmenter la productivité. Certaines fonctionnalités permettent à l’entreprise l’amélioration de sa production.  On peut citer comme exemple, tout ce qui nous permet de lier tous les dispositifs qui existent sur l’intranet, à savoir les calendriers, les agendas ou autres applications, qui devront être consultables par tous les utilisateurs au sein de l’entreprise. Cela leur permettra d’être notifiés et alertés pour tous les évènements marquants ou les actions à mener ou déjà effectuées. Il y a aussi les applications comme le tchat, qui est un outil de communication très important. Via un portail tchat, des documents, des photos ou un autre type de contenu peuvent être partagés.

Une autre fonctionnalité, également rattachée à cette augmentation de la productivité, est l’utilisation de toutes applications qui peuvent faciliter la vie des utilisateurs. Grâce à certains outils de recherche par exemple, trouver une personne au sein de la société est facile, via l’accès à l’annuaire, l’organigramme ou d’autres supports techniques.

  • Gestion électronique de document. L’échange des documents peut également se faire en adoptant l’intranet. Dans ce cas, un référentiel documentaire centralisé est créé afin que chaque utilisateur puisse accéder à ses fichiers, et ce avec un droit spécifique.

Pourquoi choisir un intranet 2.0 ?

Les premiers intranets sont apparus vers les années 1990. Les tout premiers services offerts étaient basiques et très simples. Durant cette décennie, l’intranet était uniquement un processus de gestion des connaissances dédié aux communications verticales en interne de l’entreprise. Ce qui signifie que seule une branche de l’entreprise l’utilisait : la direction des ressources humaines par exemple, afin de partager des informations aux employés. De ce fait, la communication via intranet entre les employés n’était pas encore faisable: ils ne pouvaient que consulter des infos, des newsletters ou des données basiques.

Plus tard, en l’an 2000, les intranets ont connu une grande évolution. Ils sont devenus des outils de gestion de contenu. Ils sont devenus des intranets sociaux avec des fonctionnalités sociales en plus, des portails …

Le début d’un nouveau souffle pour les collaborations sur le lieu de travail a commencé en 2010. Divers outils plus complexes pour faciliter le travail ont été ajoutés.

Plus tard, vers les années 2020, des fonctionnalités plus complexes, plus modernes se sont ajoutées aux intranets, permettant aux employés d’exprimer leurs opinions plus facilement. Aujourd’hui, l’intranet est classifié de multiforme puisqu’il est à la fois une base de connaissances, un annuaire ainsi qu’un outil social.

Ce qui nous amène à dire que les intranets d’avant n’étaient pas tout à fait efficaces.

L’intranet 2.0 ou internet moderne ou encore l’intranet social, est une nouvelle version de l’intranet qualifiée de local. Il offre plusieurs avantages par rapport aux versions antérieures. Le travail à distance des employés est plus flexible. L’accès aux données est devenu plus rapide, et l’échange d’informations est plus facile.  Mais aussi et surtout, l’un des avantages de cette version d’intranet est que les employés sont plus impliqués sur ce qu’ils font. De par ces avantages, l’intranet social avantage non seulement la communication, mais également les collaborations. Pour pouvoir fonctionner, il doit être relié directement au web. Les fichiers ainsi que les données sont stockés dans le Cloud, qui permet de stocker un bon nombre de données, et d’écarter toutes éventuelles pertes.