Entreprise : quelles fonctionnalités pour votre logiciel RH ?
Quelle que soit la taille d’une entreprise, la bonne gestion de ses employés reste d’une importance capitale. C’est un enjeu de taille pour le bien-être au sein d’une structure. En effet, une bonne administration des ressources humaines (RH) permet d’améliorer les conditions de travail. Le but étant que les collaborateurs puissent s’épanouir et être motivés dans l’exercice de leur métier. Utiliser un logiciel RH pour automatiser certaines tâches est un des moyens d’y parvenir. Mais quelles sont les fonctionnalités nécessaires ?
Les différents types de logiciels pour la gestion des ressources humaines
Les fonctions du personnel en ressources humaines sont diverses. Le service RH englobe :
- le recrutement,
- le traitement de la paie,
- le planning,
- la conception des programmes de formation.
Il est désormais possible de faciliter la gestion de ces tâches à l’aide d’un logiciel RH, mais lequel choisir ? Un outil de recrutement et de sélection est devenu indispensable dans le domaine des ressources humaines.
On ne peut pas évaluer un candidat avec comme seul critère de sélection sa simple intuition. Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour l’évaluation, d’où l’importance d’un logiciel de sélection performant pour faire le tri. Cet outil permet la création d’une nouvelle base de données et assure la diffusion des offres selon les profils souhaités.
Parmi les logiciels RH disponibles, figure l’outil d’évaluation des performances. Il s’agit d’une question très délicate, un sujet qui peut impacter la productivité d’une entreprise et un moyen d’influencer la prise de décision concernant les employés. Embaucher un talent est une bonne chose, mais encore faut-il ensuite évaluer sa performance à son poste : répond-il aux attentes initiales ?
Il existe également des logiciels de gestion de la formation des employés. Les connaissances et les compétences professionnelles doivent constamment être mises à jour. Avec la formation adéquate des salariés, votre entreprise pourra répondre aux nouvelles exigences du marché. Un logiciel approprié permet de réaliser un suivi du parcours de chaque collaborateur. Suite à une recommandation, il devient plus facile pour l’équipe RH de discerner le profil pertinent pour telle formation.
Si vous voulez réaliser une enquête auprès de vos collaborateurs, il existe des outils digitaux spécialisés pour cela comme les questionnaires QVT par exemple. Avec un logiciel de gestion du temps de travail, votre équipe RH peut aussi surveiller si les employés ont bien respecté leurs horaires.
Entreprise : pourquoi utiliser un outil RH ?
L’utilisation d’un logiciel RH est très bénéfique pour une entreprise, car il s’agit d’une solution offrant de nombreux avantages. Ce type de solution digitale permet une grande fluidité dans la gestion des employés. Une interface unique facilite les échanges entre les salariés et l’employeur. Il y a également le gain de temps réalisé. Cela s’explique par l’automatisation des tâches chronophages qui requièrent en général une attention particulière.
L’outil est un moyen de centraliser les données dans un seul logiciel, ce qui permet de trouver facilement les documents et les informations concernant les employés. L’entreprise réalise des économies sur l’impression des contrats, des documents importants, des notes de frais, des fiches de paie et des archives.
Les différentes fonctionnalités à rechercher dans votre logiciel
Le choix d’un logiciel RH ne doit pas se faire à la légère. Il faut en effet rester attentif aux fonctionnalités de l’outil. Un modèle performant et doté d’options nécessaires saura donc répondre aux attentes de l’entreprise.
L’une des fonctionnalités les plus importantes est la planification des absences et des congés. Il s’agit d’une partie majeure du travail d’un responsable RH. Le logiciel doit pouvoir gérer les plannings de congé, les heures supplémentaires, les maladies ou le temps de travail.
Autre fonctionnalité nécessaire, la prévision des ressources selon les projets. Un logiciel doit permettre de créer un planning pour avoir les ressources suffisantes en fonction des besoins. Il sera doté d’une section recrutement, incluant la gestion des annonces, des candidatures, etc. Il pourra ainsi simplifier le processus de recrutement.
La gestion de la paie est sans doute la plus importante des fonctionnalités dont le logiciel RH sera doté. L’édition des bulletins de paie, la déclaration d’embauche ou la gestion des événements sociaux sont des tâches indispensables que vous devez exiger de la solution numérique pour gagner du temps.
Les autres critères à prendre en compte
Les fonctionnalités ne sont pas l’unique point à étudier pour le choix d’un logiciel. Il doit toucher à plusieurs domaines des ressources humaines. Il doit par exemple être capable de gérer le suivi du respect des termes du contrat de travail. Orientez votre choix vers un logiciel d’assistance modulable. L’outil doit être compatible à l’évolution de votre entreprise. Il doit être surtout intuitif et facilement mis à jour.
L’accessibilité de l’outil est un autre point important. Les logiciels disponibles sur PC et sur mobile sont à privilégier. Il est évident que le prix est également un facteur important à étudier, il doit correspondre à votre budget. Enfin, favorisez les fournisseurs de logiciels RH proposant un service après-vente.