Dématérialisation : comment éditer vos fiches de paie simplement ?

La dématérialisation des fiches de paie est devenue une réalité pour tous les employeurs depuis le 1^er janvier 2017. Cette réforme est entrée en vigueur en accord avec les nouvelles dispositions de la loi du travail. Ainsi, les employeurs sont tenus de fournir à leurs collaborateurs des bulletins de paie électroniques. Mais comment s’y prendre ? Quelles sont les conditions et les dispositions essentielles qui régissent cette réforme ?

Logiciel de paie : une solution pour éditer les fiches de paie

Pour toute entreprise, la paie est vraiment une tâche éprouvante. Créer le bulletin de salaire, calculer les cotisations salariales et patronales, faire la déclaration sociale nominative, voilà autant de tâches qui se révèlent être complètement fastidieuses pour la gestion des paies. Beaucoup d’entreprises ont alors fait le choix d’externaliser cette opération d’édition des fiches de paie, qui néanmoins, a un coût. Les logiciels d’édition de fiche de paie se présentent alors comme la solution idéale pour contrôler en interne la paie et réaliser toutes les opérations y afférentes sans trop de difficultés.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est un programme informatique qui permet aux employeurs d’automatiser le processus de paie de leurs employés, mais aussi de synthétiser toutes les informations et données sociales relatives à chaque employé. C’est un outil très pratique pour les entreprises, car il permet de créer une base de données pour l’ensemble des travailleurs et de générer automatiquement la Déclaration Sociale Nominative (DSN). La plateforme Karotpay.com en est une bien connue.

Toutes les données sont donc informatisées et traitées de façon automatique. Grâce au logiciel de paie, les démarches administratives sont simplifiées et les entreprises gagnent du temps tout en faisant des économies. De plus, les risques d’erreurs sont réduits au cours du traitement des données. Face aux nombreux éditeurs de logiciel de paie, comment alors faire le meilleur choix pour son entreprise ?

Le choix du logiciel de paie

Le bon logiciel de paie est celui qui minimise les risques d’erreurs, certifie les salaires payés aux travailleurs et permet de gagner du temps dans le traitement des données. Quels sont alors les critères sur lesquels se baser pour choisir le meilleur logiciel de paie à utiliser ?

La fiabilité

C’est la principale qualité que doit avoir le logiciel. Si en tant qu’entreprise, votre logiciel de paie commence par faire des bugs, alors c’est toute la chaîne de paiement des salaires qui prendra un coup. Et il en est de même pour les déclarations sociales. De plus, les nouvelles réformes telles que le bulletin de paie simplifié ou le prélèvement à la source deviennent des défis pour les logiciels de paie. Il est donc important que votre logiciel soit capable d’assurer convenablement toutes ces tâches sans erreurs.

Une solution évolutive

L’outil d’édition des fiches de paie doit être en mesure de s’adapter à l’évolution du nombre des salariés de l’entreprise.

L’édition automatique des bulletins de paie

C’est aussi un critère essentiel du choix du logiciel de fiche paie. Elle doit tenir compte des données de votre convention collective pour établir les variables de paie (salaire brut, congé, heures supplémentaires…) et éditer automatiquement les bulletins de paie et ceci sans faire des erreurs.

Il y a également d’autres critères essentiels à prendre en compte tel que l’automatisation de vos déclarations sociales, l’export des données stratégiques ainsi que des tableaux de synthèses. Vous devez également être sûr que l’éditeur du logiciel pourra le mettre à jour périodiquement pour éviter l’apparition des bugs.