Comment organiser l’infogérance de votre PME ?

Dans un monde de plus en plus connecté et numérique, l’infogérance est devenue une option populaire pour les PME qui cherchent à externaliser leur gestion informatique. Cette pratique consiste à confier la gestion et la maintenance des systèmes informatiques à un prestataire externe. Cela permet aux PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’une expertise spécialisée en matière de technologies de l’information. Cependant, organiser efficacement l’infogérance de sa PME nécessite une planification et une prise de décision judicieuse. Voici quelques conseils pour réussir votre projet d’externalisation.

Définissez vos buts et objectifs en matière d’infogérance

Avant de vous lancer dans la recherche d’une entreprise d’infogérance, il est essentiel de définir clairement vos buts et objectifs en matière d’infogérance. Pour cela, vous devez vous poser une série de questions dont les réponses vous orienteront dans la recherche du prestataire idéal. La première question à vous poser dans ce cas est de savoir ce que vous attendez vraiment de ce service. Souhaitez-vous réduire les coûts informatiques ? Souhaitez-vous améliorer la sécurité de vos données ? Souhaitez-vous augmenter l’efficacité de votre infrastructure informatique ? Souhaitez-vous obtenir une assistance technique de qualité ?

Une fois que vous avez identifié vos besoins spécifiques, vous pourrez mieux évaluer les offres des prestataires potentiels. Mais avant, vous devez identifier les parties de la gestion de votre système informatique que vous voulez externaliser. Définissez aussi le niveau de qualité et de sécurité que vous attendez, ainsi que le budget que vous êtes prêt à consacrer à ce projet. Pour finir, demandez-vous quels sont les délais et les modalités dont vous disposez pour la mise en œuvre du contrat d’infogérance informatique de votre SI. Ces questions vous aideront à cibler les offres qui correspondent à votre profil et à vos objectifs.

Comparez les entreprises auxquelles vous souhaitez confier votre infogérance

Une fois que vous avez défini vos besoins, la prochaine étape de votre projet consiste à comparer les entreprises d’infogérance disponibles sur le marché. Pour cela, vous pouvez utiliser un comparateur en ligne pour trouver celles qui proposent l’offre la plus adaptée à vos besoins. L’outil vous fournira une liste de prestataires en tenant compte de votre budget, mais aussi de votre situation géographique. Vous pourrez alors sélectionner ceux qui semblent meilleurs pour leur demander des devis. Ceux-ci vous aideront à choisir l’offre qui présente le meilleur rapport qualité-prix. Toutefois, il n’est pas question de se limiter à cette étape.

Pour une meilleure comparaison des entreprises, vous devez vous baser sur plusieurs critères. L’un d’entre eux est l’expérience de l’entreprise prestataire dans le secteur de l’infogérance. Optez pour une entreprise qui a eu plusieurs années de pratique et une meilleure connaissance du domaine. Assurez-vous également qu’elle dispose d’une équipe compétente et qualifiée. Elle doit aussi être capable de répondre à vos besoins spécifiques. Par ailleurs, commencez par rechercher des entreprises réputées dans votre région ou demandez des recommandations à d’autres chefs d’entreprise. Si vous en trouvez, n’hésitez pas à consulter leur site web pour obtenir des informations sur leurs services, leurs clients actuels et leurs réussites passées.

Vérifiez les références et les avis

D’autres critères importants pour choisir votre prestataire informatique sont sa réputation et sa fiabilité. Ainsi, lorsque vous identifiez quelques prestataires potentiels, veillez à vérifier leurs références et consultez les avis de leurs clients actuels ou passés. Vous pouvez leur demander de vous fournir des références de clients similaires à votre PME. Contactez ces références et posez-leur des questions sur la qualité du service, la réactivité du prestataire, la satisfaction globale et tout autre aspect pertinent.

Il est également judicieux de consulter les avis en ligne sur les forums ou les plateformes spécialisées pour obtenir une image plus complète de la réputation de l’entreprise. Cela vous permettra de vous assurer que le prestataire est sérieux, compétent et respectueux de ses engagements. Toutefois, nous vous conseillons de vous méfier des avis montés de toute pièce par les concurrents ou par les partenaires de l’entreprise. Les premiers auront pour but de discréditer le prestataire, tandis que les partenaires lui feront de la publicité. De même, ne vous limitez pas aux anciens avis sur une entreprise pour la juger. Il est possible que celle-ci ait déjà appris de ses erreurs passées pour améliorer la qualité de ses services.

Établissez une communication claire avec votre prestataire informatique

Une communication claire et ouverte est essentielle pour assurer le succès de l’infogérance de votre PME. Ainsi, une fois que vous avez choisi votre prestataire informatique, il est essentiel de prendre des dispositions pour instaurer un climat favorable au dialogue et à la collaboration avec lui. En commençant votre collaboration par une communication claire et régulière, vous pourrez :

• définir le périmètre et le contenu du contrat d’infogérance,
• préciser les rôles et les responsabilités de chaque partie,
• fixer les modalités de suivi et de contrôle du service,
• anticiper et résoudre les éventuels problèmes ou incidents,
• adapter le contrat en fonction de l’évolution de vos besoins.

La communication est la clé d’une relation de confiance et d’une collaboration efficace entre vous et votre prestataire informatique. Elle garantira une résolution rapide des problèmes et une collaboration efficace. Vous pouvez par exemple déterminer la fréquence et les modes de communication, et désignez une personne de contact pour votre PME ainsi que pour l’entreprise d’infogérance.

Définissez des paramètres pour mesurer la réussite de votre externalisation

Pour évaluer la réussite de votre projet d’externalisation, il est important de définir des indicateurs de performance. Ils vous aideront à mesurer l’impact de l’infogérance sur votre activité. Cette disposition vous permettra d’évaluer objectivement les performances de votre prestataire et de vous assurer qu’il atteint les objectifs fixés. Ces paramètres peuvent inclure différents indicateurs de performance clés (KPI).

Il peut s’agir de la qualité du service rendu (disponibilité, réactivité, sécurité, etc.) ou le coût du service (économies réalisées, retour sur investissement, etc.). Il peut aussi être question de la satisfaction des utilisateurs pour la disponibilité des systèmes informatiques. Le respect des délais de maintenance, l’innovation et la compétitivité sont aussi des indicateurs pour mesurer la réussite de votre externalisation. Ils vous aideront à apprécier les bénéfices de l’infogérance et à ajuster votre stratégie si nécessaire. Par ailleurs, n’hésitez pas à organiser des réunions régulières avec votre prestataire pour évaluer les progrès réalisés et discuter ces éventuels ajustements.