Tout savoir sur le service d’écriture collaborative

La rédaction d’un projet  ou d’un document important requiert une certaine qualité. Le travail d’équipe est souvent de mise dans cette situation. L’écriture collaborative est, de nos jours, une pratique de plus en plus populaire. Il s’agit d’un procédé qui offre la possibilité de rendre la rédaction plus facile et plus efficace.

Qu’est-ce qu’une écriture collaborative ?

L’édition collaborative est une démarche qui consiste à écrire à plusieurs sur un même document. Un groupe peut être composé de collaborateurs situés dans différentes zones géographiques, n’ayant pas les mêmes compétences, mais  qui peuvent être complémentaires. La collaboration peut se présenter sous différentes formes :

• Les membres de l’équipe travaillent sur un document de manière successive. Les uns après les autres, les participants vont rédiger sur le projet jusqu’à l’obtention d’une version approuvée par l’ensemble du groupe.
• Chaque participant s’occupe essentiellement d’une partie du projet. Toutes les sections seront, par la suite, réunies et coordonnées pour constituer le dossier final. Cette démarche se penche vers la coopération et non une collaboration.
• L’ensemble du processus est réalisé par tous les membres sans séparation de tâches ni de rôles distincts.

Grâce aux nouvelles technologies, l’écriture à plusieurs va au-delà des frontières. De nos jours, il existe différents supports sur lesquels les collaborateurs peuvent se rendre pour produire des documents collaboratifs. Écrire sur un même support, réaliser la modification d’un même fichier à distance, écrire à plusieurs au sein d’une seule et unique page, telles sont les modes d’édition collaborative que le web permet de réaliser, depuis ces dernières années.

De plus, elle peut se faire de manière différée (asynchrone) ou de  manière simultanée (synchrone). Cette démarche peut être entreprise au moyen d’un logiciel. Pour la collaboration en ligne, le wiki est le plus prisé. Il s’agit d’un espace partagé sur le web qui vous permet d’écrire, commenter et/ou modifier le travail d’autrui.

Pourquoi utiliser le service d’écriture collaborative ?

Le service d’écriture en ligne présente de nombreux avantages.

Il offre la possibilité de rassembler et d’organiser un groupe à l’atteinte d’un objectif commun, c’est-à-dire la production d’un document ou d’un texte qui permettra à tous contributeurs de participer et de trouver sa place.

Le recours à cette méthode est aussi un excellent moyen pour rendre les contributions de chaque participant plus transparentes garantissant une meilleure information.

L’édition collaborative associe et harmonise les compétences et les expertises de chaque membre du groupe tout en faisant valoir les collaborateurs.

Ce processus se révèle aussi être efficace pour réduire le temps d’amélioration et de finalisation d’un projet. Les risques d’erreur peuvent ainsi être diminués.

Pour chaque contributeur, cette approche est également une approche qui permet d’être à l’écoute et d’accepter les idées d’une autre personne.

L’écriture à plusieurs, en outre, est une démarche qui incite à collaborer et à s’engager ensemble. Elle favorise, de ce fait, la cohésion, l’échange et la communication.

L’utilisation du service d’écriture collaborative

Les services d’écriture collaborative doivent passer par plusieurs étapes :

• L’action d’adhérer l’ensemble des participants aux divers concepts de l’édition en commun est la première chose que vous devez faire. Vous pouvez réaliser cette étape en faisant un petit exercice qui offre la possibilité de faire comprendre les démarches et les valoriser. Vous occasionnerez en même temps l’élimination des éventuels points de blocage. Vous pouvez, par exemple, leur faire corriger un article qui dispose de fautes.
• La mise en place d’un meeting sous forme de brainstorming pour que tout le monde puisse avancer leurs idées et leurs points de vue concernant le projet. Au cours de cette réunion, vous devez expliquer le but et la finalité du projet.
• Structurer ensemble le plan de rédaction avant de rédiger et d’assurer l’établissement et la publication d’un premier document. Ce dernier servira de   simple ébauche.
• Enrichir ce premier document par les idées des différents utilisateurs, mettre le fichier à jour jusqu’à l’aboutissement d’un écrit validé par tous les membres du groupe. Les savoir-faire, les compétences et les connaissances de chaque contributeur sont précieux pour l’amélioration de l’écrit  afin qu’il  puisse gagner en précision et soit riche en information.

Les services d’écriture collaborative en ligne

Avec l’évolution grandissante du numérique, vous avez la possibilité de recourir aux services d’édition collaborative en ligne. Sur le grand réseau qu’est l’internet, vous pouvez choisir entre plusieurs offres, selon vos besoins et vos moyens.

Google Docs

Ce service fait partie des outils de Google généralement rattachés à votre compte Google. Il permet à différentes personnes de travailler sur un même document. Son avantage réside essentiellement dans sa gratuité et son accessibilité sur divers supports, notamment un ordinateur portable ou de bureau ainsi qu’un smartphone.

Un outil tchat y est également disponible pour que les collaborateurs puissent discuter. Ce dispositif se dote également de nombreuses fonctionnalités utiles comme les notifications et les historiques de révision.

Dropbox Paper

Dropbox est également une plateforme d’édition à plusieurs basée sur le cloud. Elle dispose de diverses fonctionnalités telles que l’envoi des listes de tâches, des commentaires ainsi que l’intégration de contenus multimédia. Elle embarque également un système de suivi des documents et des éventuelles modifications.

Etherpad

Etherpad est un espace virtuel qui permet d’éditer des articles en temps réel. Il peut être utilisé gratuitement et se révèle être personnalisable. Cependant, il requiert l’installation d’un logiciel. Facile d’utilisation et pratique, il a été réalisé grâce  à la collaboration de divers programmeurs.

Avec l’Etherpad, chaque participant aura une couleur spécifique et les modifications entreprises seront reconnues facilement par la couleur.

Microsoft Word Online

Microsoft Word est un outil de traitement de texte le plus utilisé à travers le monde.

Pour avoir accès à  une édition collaborative, le dispositif de traitement collaboratif en ligne Microsoft Word Online a été mis en place. Il propose  différentes fonctionnalités utiles et pratiques. De plus, cette plateforme se montre compatible avec Office afin de simplifier la modification des écrits même en étant hors ligne. Pour lancer une discussion de groupe, Microsoft Word Online dispose par ailleurs d’un bouton Skype. La discussion peut être rejointe depuis votre téléphone ou votre navigateur.

Quip

Quip est un outil de rédaction collaboratif en ligne. Il s’agit d’un outil qui propose des fonctionnalités innovantes. Il dispose, par exemple, d’un panneau latéral qui se montre visible au cours de la rédaction. Il permet d’afficher les révisions du fichier et les commentaires en temps réel. Le partage de textes et fichiers sur cette plateforme se révèle être avancé.

De plus, le chat intègre des GIF et des émojis pour instaurer une ambiance conviviale. Cette application offre  des plans gratuits. Cependant, il existe également des plans payants comme le premium qui propose un nombre illimité de contributeurs et la conservation de tous les documents en mode hors ligne.

Le processus d’édition partagée réclame du temps, des volontaires et des efforts, mais elle se révèle être bénéfique pour l’ensemble des participants. Ils peuvent apprendre les uns des autres, limiter les erreurs et mettre au point un fichier qualitatif. Pour identifier la formule la plus adaptée à votre entreprise ou à votre groupe, le test de différents services est de mise.