Comment faciliter votre déménagement d’entreprise ?

Chaque année, les professionnels spécialisés dans le déménagement d’entreprises réalisent environ 120 000 déménagements. En moyenne, une société déménage tous les 3 à 5 ans, et 98 % de ces déménagements se font sur une distance ne dépassant pas les 50 km. Souhaitez-vous faire déménager votre entreprise, et travailler dans de nouveaux locaux ? Le déménagement d’une société peut être une tâche complexe et stressante, nécessitant une planification minutieuse et une exécution efficace. Afin de faciliter cette transition importante, vous devez suivre certaines étapes clés. Quelles sont alors les différentes étapes à suivre afin de faciliter un déménagement d’entreprise ?

1ʳᵉ étape : la préparation du déménagement d’entreprise

Avant de vous lancer dans les préparatifs de votre déménagement, faites le point sur les raisons qui vous poussent à emménager dans de nouveaux locaux. Cela vous permettra de communiquer clairement auprès de vos employés, et de choisir les bons locaux.

Ensuite, choisissez vos nouveaux locaux en prenant en compte différents critères (nombre de bureaux, taille des locaux, localisation, budget, etc.). Cette étape primordiale du déménagement d’entreprise n’est pas facile, faites-vous accompagner par Arthur Loyd, un spécialiste de conseil en immobilier d’entreprise depuis plus de 30 ans. Il s’agit d’un réseau national avec plus de 70 implantations en France et dans les dom-tom, afin de s’approcher au maximum des entreprises.

Une fois que vous avez trouvé vos nouveaux locaux, négociez les tarifs ainsi que certains éléments du contrat, et signez le bail commercial.

Puis, définissez un calendrier clair et fixez une date précise pour votre déménagement d’entreprise. Vous devez au minimum avoir une période précise en tête afin de déménager votre société. Cela vous permettra de planifier et d’organiser toutes les activités nécessaires à l’avance.

Prenez au moins un délai de 6 mois à l’avance, et préférez un déménagement le week-end afin d’éviter de trop perturber les activités de votre société. Par contre, prévoyez une semaine de télétravail si vous allez déménager votre entreprise en semaine.

Faites une liste détaillée de toutes les tâches à accomplir pour votre déménagement d’entreprise, telles que la résiliation des contrats de location, la gestion des changements d’adresse, et la coordination avec les différents services impliqués.

2ᵉ étape : l’embauche de prestataires de service pour le déménagement d’entreprise

Pour un déménagement d’entreprise réussi, faites appel à des déménageurs spécialisés dans ce domaine. Recherchez des entreprises de déménagement professionnelles ayant une expérience avérée dans le déménagement d’entreprises.

Assurez-vous que vos déménageurs disposent des équipements nécessaires pour déplacer vos biens en toute sécurité et dans les délais impartis. Comparez également quelques devis avant de choisir votre entreprise de déménagement professionnel.

Toutefois, si vous avez une petite équipe et un petit budget, vous pouvez vous contenter de louer un camion pour votre déménagement d’entreprise.

3ᵉ étape : la préparation du transfert des données pour le déménagement d’entreprise

L’une des étapes cruciales d’un déménagement d’entreprise est le transfert des données. Assurez-vous que toutes les informations importantes, telles que les fichiers clients, les bases de données et les documents sensibles, sont sauvegardées correctement et transférées de manière sécurisée vers vos nouveaux locaux.

Vous pouvez envisager de faire appel à des professionnels de l’informatique afin de vous aider dans cette étape cruciale du déménagement.

4ᵉ étape : la préparation du personnel au déménagement

Impliquez vos salariés et collaborateurs dans votre processus de déménagement d’entreprise dès le début. Tenez des réunions d’information afin de leur expliquer les détails du déménagement, les changements de routine et les nouvelles politiques qui pourraient être mises en place après le transfert dans vos nouveaux locaux.

Assurez-vous également de répondre à toutes les questions et préoccupations de vos collaborateurs et salariés afin de faciliter leur adaptation à leur nouvel environnement de travail.

5ᵉ étape : la préparation des nouveaux locaux de l’entreprise

Avant d’emménager dans les nouveaux locaux, assurez-vous qu’il est prêt à accueillir votre entreprise. Vérifiez l’état des installations, assurez-vous que les connexions Internet et téléphoniques sont fonctionnelles, et effectuez toutes les modifications nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Planifiez également la disposition des bureaux et des espaces de travail en fonction des besoins de vos salariés et collaborateurs.

6ᵉ étape : la préparation plus concrète des salariés au déménagement d’entreprise

Avant de vous installer dans vos nouveaux locaux, assurez-vous que vos collaborateurs et salariés sont prêts pour cette transition. Organisez des formations ou des séances d’orientation afin de les familiariser avec leur nouvel environnement de travail.

Encouragez également la communication ouverte et la collaboration entre les membres de votre équipe afin de renforcer l’esprit d’équipe et de faciliter l’adaptation au changement relatif au déménagement.

Conclusion

Faciliter un déménagement d’entreprise demande une planification approfondie et une exécution efficace. Vous devez passer par plusieurs étapes afin de minimiser les perturbations occasionnées par le déménagement et garantir une transition en douceur vers vos nouveaux bureaux. N’oubliez pas de vous faire accompagner par un conseiller en immobilier d’entreprise, de vous entourer de professionnels compétents, de communiquer efficacement avec votre personnel et de prendre toutes les mesures nécessaires afin d’assurer le transfert sans heurts de vos données et de vos biens. Un déménagement d’entreprise bien préparé vous permettra de continuer vos activités sans interruption et de jeter les bases solides d’un avenir prospère pour votre société.