Faut-il déménager ou réaménager ses bureaux ?

Le bail approche d’une échéance, l’équipe ne vient plus tous les jours depuis qu’elle télétravaille, les salles de réunion sont prises d’assaut quand les postes restent à moitié vides. Le dirigeant a deux options, partir ou rester et revoir l’organisation des locaux. Comparer deux loyers est la partie facile. Ce qui pèse vraiment, c’est le calendrier imposé par le bail et tout ce que chaque option déclenche, pour l’équipe comme pour l’entreprise.

Mesurer l’usage réel avant de parler de surface

Le télétravail compte, mais moins qu’on ne le croit souvent. D’après les enquêtes de la Dares reprises par l’Insee (Insee Références, édition 2025, salariés de 20 à 62 ans en France métropolitaine), 26 % des salariés télétravaillaient au moins de temps en temps en 2023, contre 9 % en 2019. Seuls 5 % le faisaient trois jours ou plus par semaine. Environ quatre télétravailleurs sur cinq ne dépassaient donc pas deux jours par semaine. Et les écarts restent forts, avec 65 % des cadres en télétravail contre 11 % des employés.

Avant de chercher plus petit ou plus grand, il faut compter qui vient, quel jour, et pour faire quoi. Travail concentré, appels et réunions ne demandent pas les mêmes espaces. C’est aussi par là que commence un projet d’aménagement. Quand une entreprise demande à Class Orga, entreprise générale installée à Genève, de l’aider à réaménager ses bureaux, celle-ci cherche d’abord à comprendre les méthodes de travail de son client, sa culture et ses contraintes, avant de dessiner quoi que ce soit. Viennent ensuite l’analyse des flux et le découpage en zones de travail individuel, de collaboration, de concentration et de détente.

Combien de mètres carrés par poste

Le Code du travail ne fixe aucune surface minimale par poste. Il demande que les dimensions des locaux permettent de travailler sans risque pour la santé et laissent à chacun une liberté de mouvement suffisante. Les repères chiffrés viennent de l’INRS, spécialiste de la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles. Sur sa page consacrée au travail sur écran, mise à jour en juin 2025, la surface minimale communément recommandée est de 10 m² pour un bureau individuel et de 11 m² par personne dans un bureau collectif. Elle monte à 15 m² par personne quand l’activité d’un bureau collectif repose sur la parole, au téléphone par exemple. Pour vingt personnes en bureaux collectifs, cela fait déjà 220 m².

Dans les espaces ouverts, l’INRS conseille de ne pas dépasser dix personnes, de préférer des îlots de quatre postes à ceux de six et de prévoir des bulles ou des cabines pour s’isoler, en nombre calculé à partir de l’activité réelle.

Le flex office, une économie sous conditions

Quand la présence varie d’un jour à l’autre, partager les postes évite de louer des mètres carrés vides. Encore faut-il que chacun s’installe vite. L’INRS demande que les réglages du siège, de l’écran et du plan de travail restent simples et intuitifs sur un poste non attribué. Une partie de la surface gagnée a intérêt à revenir aux espaces collectifs. Selon la même publication de l’Insee, les télétravailleurs jugent plus souvent les échanges avec leurs collègues dégradés à distance que sur site. Le bureau reste le lieu où l’on travaille ensemble, et réduire le nombre de postes ne justifie pas de supprimer des salles de réunion.

Partir ou rester, ce que chaque option déclenche

Le bail commercial réserve deux pièges. Un congé envoyé trop tard reporte la sortie à la période suivante, soit trois ans de plus. Et dans un bail de locaux à usage exclusif de bureaux, les parties ont pu écarter la sortie triennale, ce qui se vérifie avant de visiter quoi que ce soit. Rester ne dispense pas non plus de relire le contrat, qui peut encadrer les travaux du locataire et dire ce que deviennent ses aménagements à son départ.

Côté chantier, la durée dépend de l’ampleur du projet. Pour un aménagement complet, Class Orga annonce de quelques semaines à plusieurs mois selon la taille et la complexité, avec un calendrier fixé dès le départ.

Les mêmes obligations envers l’équipe

Partir ou rester, le dirigeant a des comptes à rendre. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social et économique est informé et consulté sur tout aménagement important qui modifie les conditions de santé, de sécurité ou de travail. Quelle que soit la taille de l’entreprise, le document unique d’évaluation des risques doit être mis à jour lors de toute décision d’aménagement important. Un déménagement ou un passage au flex office oblige à se demander d’emblée s’il s’agit d’un aménagement important, et mieux vaut trancher avant de signer qu’en cours de route.

Les critères pour trancher

Le déménagement se défend quand l’écart entre la surface mesurée et la surface louée est important, ou quand l’emplacement ne convient plus aux clients et aux recrutements. Quand le problème tient à l’organisation, avec des salles saturées, des postes inoccupés et du bruit, les mètres carrés existants peuvent suffire. C’est leur répartition qu’il faut revoir, et le chantier évite les démarches d’un départ. Dans les deux cas, le calcul commence par une date, celle de la prochaine échéance du bail, à reporter six mois plus tôt dans l’agenda.