La création d’une entreprise nécessite la délivrance d’un extrait Kbis, un document qui atteste son existence. Vous pouvez retrouver toutes les informations qui concernent votre entreprise dans ce document. Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce qu’il faut savoir sur l’extrait Kbis et les démarches à suivre pour l’obtenir.

C’est quoi un extrait Kbis ?

Avant de faire une demande d’extrait Kbis, vous devez savoir tout d’abord ce qu’est un imprimé d’extrait Kbis.

L’extrait Kbis est un document dédié à toutes les entreprises qui exercent une activité commerciale. Pour une personne morale, ce document est appelé « extrait Kbis », pour une personne physique qui fait une auto entreprise, on l’appelle « extrait K » ou « avis de situation ».

C’est le greffe du tribunal de commerce de la région où la société est inscrite qui donne cet extrait, à la demande de l’entrepreneur.

Lors de l’immatriculation d’une entreprise, l’extrait Kbis confirme l’existence officielle juridique de la société. Toutes les informations retrouvées dans l’extrait Kbis doivent être comparable à celles retrouvées sur le registre du commerce et de la société ou la RCS.

La connaissance de son entreprise commence par la compréhension de ses documents officiels.

À titre d’information, l’extrait Kbis trouve ses racines dans la volonté de l’État français de formaliser et de certifier l’existence juridique des entreprises. Il a été conçu comme un moyen de centraliser les informations essentielles sur les entreprises.

Avec l’avènement de la technologie, l’extrait Kbis a progressivement été dématérialisé, permettant aux entreprises d’accéder à leurs informations en ligne et de faciliter les démarches administratives.

Au fil des ans, le contenu de l’extrait Kbis a été adapté pour refléter les besoins changeants des entreprises et du paysage économique, incluant des informations plus détaillées et pertinentes.

Dans le cadre de l’harmonisation des pratiques commerciales au sein de l’UE, l’extrait Kbis a également subi des modifications pour se conformer aux normes et exigences européennes.

Que contient un extrait Kbis ?

L’existence officielle juridique d’une entreprise doit être prouvée par un extrait Kbis, daté, signé et délivré par le greffe du tribunal de commerce dont relève la société. Cet extrait contient généralement :

• Le greffe du tribunal de commerce où l’entreprise a été déclarée
• La date de la signature de l’extrait de Kbis
• Le numéro de SIREN à neuf (9) chiffres qui identifie l’entreprise et le numéro de SIRET
• Les informations sur l’objet social de l’entreprise et le code APE
• La raison sociale de l’entreprise et le sigle
• L’adresse du siège social et l’adresse de tous les établissements filles
• La date où la société a été créée
• La forme juridique de l’entreprise. Précisez si votre entreprise est une société EURL/SARL ou SASU/SAS/RSAC…
• Le capital social au démarrage de l’entreprise
• Le délai de vie de l’entreprise
• L’adresse du site web de l’entreprise
• L’identité accompagnée de la carte d’identité du ou des entrepreneurs (le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, la nationalité et l’adresse du ou des dirigeants)
• Une note spéciale dans le cas où l’entreprise évoque une procédure collective.

Toutes ces informations sont enregistrées également dans le registre du commerce et de la société ou la RCS lors de l’immatriculation de l’entreprise.

Dans quel intérêt une entreprise doit-elle demander un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel attestant l’existant d’une entreprise. De ce fait, ce document est régulièrement demandé lors d’une activité en rapport avec le fonctionnement de la société.

On vous livre quelques exemples d’activités qui nécessitent l’extrait Kbis d’une entreprise. Vous devez vous munir d’un extrait Kbis dans votre document lors :

• D’une candidature si vous répondez à des appels d’offres publics
• De l’ouverture d’un compte bancaire commercial pour l’entreprise
• De tous les achats de marchandises et de matériels auprès des fournisseurs
• Des différentes démarches administratives indispensables au fonctionnement de l’entreprise, etc.

Il est à noter que l’extrait Kbis doit être daté de moins de 3 mois et être un document original délivré par le greffe du tribunal de commerce pour toute utilisation. Vous pouvez vous faire délivrer habituellement cet extrait grâce au site du greffe du tribunal de commerce infogreffe.fr.

Comment procéder à la demande de l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est demandé au greffe du tribunal de commerce dont relève l’entreprise, sous différentes formes, suivant les articles R.123-150 et R.123-152 du code des commerces. Vous pouvez le demander soit sur place, soit par voie postale, soit via internet sur le site du greffe du tribunal de commerce.

Avant d’envoyer la demande de l’extrait Kbis au greffe du tribunal de commerce, vous devez impérativement rechercher votre entreprise dans le registre du commerce et de la société ou la RCS, si vous y êtes inscrit ou pas encore. La demande de l’extrait Kbis vient après l’enregistrement de votre société au RCS.

Faire une demande d’extrait de Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce

Pour la France, vous pouvez faire une demande de l’extrait Kbis en allant au greffe du tribunal de commerce où votre société est inscrite et le greffier vous remet directement l’extrait Kbis. La demande est la même que celle via internet ou via la poste. Avant d’y aller, vous pouvez regarder sur le site du greffe du tribunal de commerce toute la liste de greffe la plus proche de vous juste en complétant le nom de la ville et son code postal.

Il y a quand même des cas exceptionnels pour l’Alsace et la Moselle. C’est à la chambre du commerce du tribunal que vous devrez aller pour demander l’extrait de Kbis.

De même pour la Guadeloupe, la Martinique et la Guyane, où il est nécessaire de consulter la chambre du commerce la plus proche. L’entrepreneur qui fait la demande envoie la dénomination et le numéro de SIREN de la société et le greffier lui renvoie l’extrait Kbis.

Télécharger la demande de l’extrait Kbis en ligne

Vous pouvez désormais obtenir la demande de l’extrait de Kbis en ligne grâce à la mise en place d’un système créée par le Conseil National du greffe du tribunal de commerce depuis 2020. L’extrait Kbis en ligne vous est remis gratuitement. Ce service est lié directement à toutes les informations affichées dans le registre du commerce et de la société ou la RCS.

Vous allez sur le site www.monidenum.fr. Vous créez un compte personnel et s’enregistrer pour pouvoir envoyer la demande en ligne. A savoir que monidenum est une aide totalement gratuite et en sécurité, proposé aux entrepreneurs pour parvenir à des services digitaux comme l’obtention de l’extrait Kbis. Les documents délivrés par monidenum conservent une valeur juridique plus importante que d’autres attestations.

Pour créer votre compte, vous devez :

• Entrer l’adresse e-mail du sollicitant
• Insérer un mot de passe selon les critères demandés (respect des lettres, chiffres, majuscules, etc. …)
• Entrer un numéro de téléphone qui sera à confirmer grâce à un code
• Entrer les informations de votre identité (carte d’identité, passeport, titre de séjour)
• Valider l’association automatique de l’entreprise par rapport à toutes les informations fournies et les informations sur la RCS.

Quand vous avez fini votre inscription, vous pouvez télécharger gratuitement l’extrait Kbis sous forme de PDF, toujours sur le site de monidenum.fr, dans la rubrique « Kbis et performances ».

Il est à rappeler que la durée de validité de l’extrait Kbis est de 3 mois.

Est-il possible de télécharger en ligne un extrait Kbis d’une autre entreprise ?

Il est possible d’obtenir les informations inscrites sur l’extrait Kbis d’une autre entreprise, mais seulement à titre informatif. Vous ne pouvez donc pas obtenir un extrait Kbis original d’une autre entreprise. Seul l’entrepreneur qui a effectué l’enregistrement de l’extrait Kbis peut avoir accès à son compte personnel sur le site monidenum.fr.

Vous pouvez tout de même avoir les informations nécessaires sur un extrait Kbis d’une autre entreprise grâce à la plateforme CNGTC ou sur le site Pappers qui enregistre les informations des administrations INSEE, INPI, BODACC. Vous télécharger un « extrait Pappers » qui vous fournit les informations retrouvées sur un extrait Kbis.

Coût associé à l’obtention de l’extrait Kbis

L’obtention d’un extrait Kbis peut engendrer des frais, bien que certaines méthodes permettent de le télécharger gratuitement. Voici les coûts potentiels associés à l’extrait Kbis :

• Demande en ligne : comme mentionné précédemment, le téléchargement de l’extrait Kbis via le site Monidenum est gratuit. Cependant, d’autres plateformes en ligne peuvent facturer des frais de service pour ce téléchargement.
• Demande sur place : se rendre directement au greffe du tribunal de commerce peut engendrer des frais administratifs pour l’obtention de l’extrait Kbis.
• Demande par voie postale : en plus des frais postaux, certaines chambres de commerce peuvent facturer des frais de traitement pour les demandes par courrier.
• Renouvellements et mises à jour : si des modifications doivent être apportées à l’extrait Kbis ou si des renouvellements fréquents sont nécessaires, des frais supplémentaires peuvent s’appliquer.

Durée de validité de l’extrait Kbis

La durée de validité de l’extrait Kbis est un élément essentiel à connaître pour toute entreprise. En règle générale, l’extrait Kbis est valide pendant 3 mois à compter de sa date d’émission.

Cependant, il est crucial de noter que de nombreuses institutions et partenaires commerciaux exigent un extrait Kbis récent pour garantir que les informations fournies sont à jour. Par conséquent, il est recommandé aux entreprises de :

• Vérifier régulièrement la date d’émission : assurez-vous que votre extrait Kbis est toujours valide, surtout si vous prévoyez de l’utiliser pour des démarches officielles.
• Renouveler à temps : si vous approchez de la fin de la période de validité de 3 mois, pensez à demander un nouvel extrait.
• Garder plusieurs copies : avoir plusieurs extraits Kbis à portée de main peut être utile, surtout si vous avez plusieurs démarches administratives prévues.

Conclusion

L’extrait Kbis se résume en un document officiel qui atteste l’immatriculation d’une entreprise lors de son enregistrement au registre du commerce et de la société ou la RCS. Vous pouvez le télécharger gratuitement sur le site www.monidenum.fr en créant un compte personnel. Vous pouvez également vous faire remettre automatiquement tous les 3 mois un extrait Kbis original, toujours sur monidenum.fr. Ce site est complètement sécurisé.