Rédaction d’un mail de relance client : tous les conseils à mettre en pratique

L’envoi d’un mail de relance est une activité courante dans le milieu professionnel. Avec le développement du numérique, il devient primordial d’exploiter les canaux tels que les courriels pour améliorer l’efficacité d’une stratégie marketing dédiée à la prospection ou la fidélisation des clients. L’email se présente alors comme étant la technique idéale pour attirer l’attention du prospect et de le relancer aussitôt à prix réduit. Ceci étant dit, il ne suffit pas qu’un email arrive dans la boîte de réception d’un prospect pour le transformer en client et le fidéliser. En effet, il vous faut faire en sorte que ce dernier l’ouvre et soit convaincu par votre message, pour prétendre à des résultats. Comment procéder dans ce cas ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour bien rédiger un mail de relance client.

Quelle est l’utilité des mails de relance client ?

Très appréciés des marketeurs, les mails de relance peuvent être envoyés pour différentes raisons. D’abord, il faut savoir que ce type de message est utilisé dans l’idée de supprimer les obstacles que vos prospects ou clients peuvent rencontrer. Force est de constater qu’un potentiel client peut ne pas vous recontacter à l’issue d’une première sollicitation pour de nombreuses raisons. Si l’on ne cite que le manque de temps qui fait que votre prospect n’a pas encore pu consulter votre proposition. Celui-ci peut également être amené à réfléchir et à comparer votre produit avec celui de la concurrence. Mais aussi, un prospect peut attendre une sollicitation de la part de votre entreprise par peur de confier des informations et d’être par la suite harcelé ou autre.

En clair, peu importe la barrière rencontrée par le client, un mail de relance vise plus spécialement à encourager celui-ci à acheter un produit. S’il se trouve que vous n’obtenez aucun retour venant de vos destinataires, le mieux serait de les relancer de façon autant intelligente que personnalisée. Une manière pour vous de convertir un prospect en client ou encore de le faire avancer dans votre démarche d’achat.

Rédiger un mail de relance pour l’envoyer à un client offre par ailleurs à l’entreprise l’occasion de connaître les intentions de ses clients et prospects. Une démarche qui permet à cette dernière de gagner aussi bien en termes de temps que d’efficacité. Concrètement, envoyer un email de relance client peut se révéler utile pour avoir une meilleure idée du véritable positionnement du client dans sa décision d’achat.

Rédiger un mail de relance client efficace : par où commencer ?

Les entreprises faisant usage de mails pour communiquer directement et rapidement avec leurs clients se font de plus en plus nombreuses. De même pour le créancier qui peut tout à fait utiliser cette solution dans l’idée de recouvrir ses créances. Il s’avère effectivement que les lettres ou les emails de relance client présentent plusieurs fonctions comme la fonction de commercialisation, de fidélisation, de renseignement ou encore de prospection. Toujours est-il que la rédaction de ce genre de messages doit suivre certaines règles. Ce qui les rend plus opérants et pratiques.

Un mail de relance attire la curiosité de son destinataire

Au moment de lire un email de relance, un client doit toujours se sentir priorisé. Vous devez alors faire en sorte que le contenu de votre message soit autant clair que précis, sans modèles ou images. Un mail de relance client est également tenu de rappeler le contenu du message que vous avez précédemment échangé. Un contexte qui vous offre l’occasion de rafraîchir la mémoire de votre prospect. Bref, faites le nécessaire pour que votre mail de relance capte l’attention de votre destinataire.

Un mail de relance est un message personnalisé

Dans le but d’optimiser les retours venant de vos interlocuteurs, chaque mail que vous envoyez à vos clients doit être adapté à leur personne. De telle sorte qu’en ouvrant et en lisant le message, ces derniers ressentent que le mail leur est uniquement destiné. Pour cela, le LRM ou Lead Relationship Management Software demeure la pratique la plus efficace pour rendre un mail original et unique. Pour information, le LRM est un logiciel intelligent et automatisé utilisé pour générer un maximum de prospects.

Un mail de relance client suit un planning précis

Lorsque vous envoyez un mail de relance client, il vous faut tenir compte d’un timing précis et ponctuel. À savoir que sur une durée de 30 à 45 jours, vous pouvez envoyer 3 à 5 messages tout au plus. Et pour être présents dans la mémoire de votre clientèle cible, vos messages de relance doivent être envoyés sur un intervalle de 10 jours et pas un jour de plus.

Pour information, la fréquence d’envoi des mails peut varier en fonction votre industrie, mais également du client que vous souhaitez contacter.

L’email marketing n’est pas mort, il a juste évolué. Ceux qui évoluent avec lui réussissent.

Quelles sont les étapes de la rédaction d’un mail de relance client ?

Comme vous l’aurez compris, la rédaction d’un message de rappel bien digne de ce nom doit suivre une certaine règle de rédaction.

Soigner la ligne d’objet

Il s’agit de la partie du message de relance qui vient après le choix des destinataires. Tenant un rôle essentiel, un message électronique qui ne dispose d’aucune ligne de rappel est directement envoyé dans le spam de son destinataire. D’autant plus que la ligne d’objet est le premier élément que le lecteur voit dans sa boîte de réception au moment d’ouvrir son compte email. Après avoir vu cette dernière, le client peut alors décider de l’ouvrir ou pas, de vous répondre ou pas, à cet instant précis. La raison pour laquelle, une ligne d’objet doit être autant captivante que pertinente. Aussi, ce détail se veut être crédible et en même temps rassurant pour ne pas donner l’impression d’une arnaque à votre lecteur.

Ne pas négliger les formules de politesse

Au même titre que toutes les lettres que vous adressez à une personne, la formule de politesse demeure importante dans la rédaction d’un mail de relance. En effet, afin de capter au mieux l’attention de l’internaute ou de votre interlocuteur, une entreprise peut s’adresser à celui-ci en utilisant son nom. Dans la mesure où le destinataire est connu, elle est même en droit de rappeler brièvement les quelques détails des échanges effectués auparavant. De quoi rendre le courriel de rappel humain et plaisant.

Faire attention au corps du message

C’est une partie tout aussi importante du mail de relance client. Généralement divisé en quatre parties, le corps du courrier que vous vous apprêtez à envoyer à votre client ou lecteur cible doit respecter quelques critères. D’abord, sachez que l’accroche de votre message de relance doit être avenante. À noter qu’une accroche représente un message explicite, direct et spécialement clair. De telle sorte qu’en la lisant, le destinataire sache directement où vous voulez en venir et où vous voulez l’inviter. À titre d’exemple, vous pouvez commencer par la formule : « je vous écris parce que… ; je vous envoie ce courrier pour … ». En utilisant cette technique, soyez assuré de capter l’attention du lecteur en plus de susciter sa curiosité.

Ensuite, il vous faudra mettre en place un mail de relance agréable à lire. Une mise en page assez simple est alors de mise : sauter des lignes, utiliser un même caractère et la police qui va avec, etc. De cette façon, vous faciliterez pleinement la lecture du message par votre destinataire. Les listes à puces ainsi que les mots en gras forment également une excellente alternative dans l’idée de rendre votre texte le plus aéré et compréhensible possible. Pour ce qui est du cœur de votre mail, misez toujours sur un contenu simple, naturel et facile à comprendre. Il vous faut pour ainsi dire aller droit au but et ne pas passer par quatre chemins pour donner à l’interlocuteur l’envie de poursuivre sa lecture et de vous donner une réponse. Et enfin, n’oubliez pas de mettre un lien d’appel à l’action ou Call To Action dans le corps de votre message de relance. Ce qui aura pour effet d’inviter votre interlocuteur à cliquer sur un bouton qui le renverra à un formulaire d’inscription ou à une prise de rendez-vous.

La rubrique de fin du message de relance client

Pour cette ultime et dernière étape d’un mail de relance, prenez le soin d’être amicale et d’être en parfaite harmonie avec le ton de l’ensemble de votre contenu. En d’autres termes, s’il se trouve que le ton utilisé au début de la rédaction est formel, la fermeture du courriel doit également l’être et ainsi de suite. Pour plus d’efficacité et de crédibilité, l’idéal serait même d’intégrer des formules de politesse comme « Excellente journée » ou « Bien à vous » à la fin de vos emails de relance client. Il en est de même pour les formules telles que « salutations distinguées » et « cordialement » qui sont toutes aussi recommandées.

Mesurer l’efficacité des mails de relance

Pour mesurer l’efficacité de vos mails de relance, il est crucial de suivre certains indicateurs clés. Voici quelques statistiques à prendre en compte dans l’évaluation de votre stratégie :

• Taux d’ouverture : le taux d’ouverture moyen des emails de relance se situe généralement entre 20% et 30%. Un taux d’ouverture élevé indique que votre ligne d’objet est captivante et pertinente pour votre audience.
• Taux de clics : le taux de clics (CTR) dans les emails de relance est souvent un bon indicateur de l’engagement de votre audience. Un CTR supérieur à 3% est généralement considéré comme bon dans la plupart des industries.
• Taux de conversion : le taux de conversion mesure le pourcentage de destinataires qui ont effectué l’action souhaitée après avoir cliqué sur le lien dans l’email. Un taux de conversion élevé signifie que votre message est non seulement engageant mais aussi persuasif.
• Taux de désabonnement : un taux de désabonnement élevé peut indiquer que vos mails de relance sont perçus comme intrusifs ou non pertinents. Un taux inférieur à 1% est généralement acceptable.

Ces indicateurs vous permettent d’évaluer l’efficacité de vos mails de relance et d’ajuster votre stratégie en conséquence.

Les aspects légaux des mails de relance

Lors de l’envoi de mails de relance, il est essentiel de prendre en compte les aspects légaux pour éviter toute complication. Voici quelques points clés à considérer :

• Consentement du destinataire : selon le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe, il est impératif d’obtenir le consentement explicite du destinataire avant de lui envoyer des emails marketing ou de relance.
• Droit à l’oubli : le destinataire a le droit de demander la suppression de ses données personnelles. Vous devez donc inclure une option de désinscription claire et visible dans vos emails.
• Transparence : vous devez être transparent sur l’objectif de votre mail de relance et sur la manière dont les données du destinataire seront utilisées.
• Sécurité des données : assurez-vous que les données personnelles des destinataires sont stockées et transmises de manière sécurisée pour éviter toute violation de données.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions sévères, y compris des amendes importantes. Il est donc crucial de s’assurer que vos pratiques en matière de mails de relance sont conformes aux lois et réglementations en vigueur.