Démarrez un projet de GED : guide pour une transition digitale sans accroc

La GED constitue l’un des principaux piliers de la transformation numérique d’une entreprise. Pour passer d’une gestion papier à une gestion électronique des documents, une excellente préparation et une bonne planification sont indispensables pour éviter les erreurs. Découvrez des conseils pour vous aider à mettre en place ce processus.

Évaluez les besoins de votre entreprise pour définir les objectifs de la GED

La première étape pour réussir un projet de GED est de comprendre les besoins de votre entreprise. Définissez les raisons qui vous poussent à adopter une solution de gestion électronique de vos documents et les objectifs que vous souhaitez atteindre : réduire les coûts liés au stockage physique, optimiser la gestion documentaire, accroître la productivité en facilitant l’accès aux données, etc. En identifiant précisément vos attentes, vous pouvez choisir les outils adaptés aux spécificités de votre structure. Pensez également à analyser les processus existants au sein de la société. Examinez comment les documents sont créés, traités, partagés et archivés.

Si votre entreprise traite de grandes quantités de documents papier, une solution de GED qui favorise la numérisation et l’archivage électronique peut être nécessaire. L’identification des différents flux de travail permet de choisir efficacement les outils et d’anticiper les étapes de transition pour une gestion électronique efficace des données. Une analyse des processus met aussi en lumière les éventuelles failles dans la sécurité documentaire, ce qui permet de renforcer les mesures pour protéger les informations sensibles de l’entreprise. Pour vous accompagner dans votre projet de GED et garantir son succès, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée en transition digitale des entreprises.

Projet de GED : préparez un plan d’implémentation étape par étape

Une fois les besoins identifiés, vous pouvez passer à la préparation d’un plan d’implémentation. Ce dernier doit être structuré en plusieurs étapes qui permettront une transition progressive et adaptée aux besoins des utilisateurs. Il faut savoir que l’implémentation d’une solution GED implique de nombreux changements, tant au niveau des processus que des outils utilisés, ce qui requiert une organisation minutieuse. Établissez alors un calendrier de déploiement en prévoyant des étapes réalistes pour la mise en place de la GED. Divisez le processus en phases distinctes comme :

• le choix du logiciel,
• la numérisation des documents papier,
• la configuration des droits d’accès,
• la formation des utilisateurs.

En répartissant ces actions sur plusieurs mois, vous assurez une adoption progressive de la solution sans interrompre le travail quotidien des équipes. Lors du choix du logiciel, assurez-vous qu’il s’intègre facilement aux outils déjà en place et propose toutes les options nécessaires à la gestion, au suivi et à l’archivage des documents. Les fonctionnalités comme la recherche rapide, la gestion des droits utilisateurs et la sécurité des données sont indispensables pour faciliter le travail quotidien des collaborateurs et renforcer la protection des informations.

Par ailleurs, la définition d’une politique d’archivage est requise pour garantir l’efficacité de la GED. Elle va régir la durée de conservation des documents et les modalités de leur suppression ou archivage afin de garantir un espace de stockage toujours optimisé et sécurisé. En établissant un plan de classification documentaire, vous pourrez organiser les données en fonction de leur importance, facilitant leur accès pour les utilisateurs.

Formez et impliquez les équipes pour assurer une transition digitale fluide et efficace

La réussite d’un projet de GED dépend en grande partie de l’adhésion des équipes. Pour qu’elles adoptent cette nouvelle solution et l’intègrent pleinement à leur quotidien, il faut les former et les impliquer dans le processus. Une bonne compréhension des objectifs de la GED et des bénéfices qu’elle apportera favorisera leur engagement. Organisez des sessions de formation pour éviter les erreurs dans la gestion documentaire et garantir une bonne utilisation des fonctionnalités offertes par votre logiciel.

Ces sessions permettent de présenter les nouvelles pratiques de travail, de montrer aux utilisateurs comment accéder facilement aux documents et comment archiver ou classer les données de manière structurée. Prévoyez des formations adaptées aux besoins de chaque département pour cibler les fonctionnalités les plus pertinentes selon les rôles. Hormis les formations, impliquez les équipes dès la phase de conception. Lorsqu’ils sont impliqués dès le début, les employés se sentent plus concernés par le changement. Sollicitez leurs retours pour ajuster les processus en fonction de leurs attentes.

Les utilisateurs peuvent, par exemple, donner des informations importantes sur les processus internes ou les types de documents utilisés, permettant d’adapter les outils et le logiciel aux spécificités de chaque service. Communiquez également sur les bénéfices de la GED pour obtenir une adhésion complète. Expliquez aux équipes comment cette transition simplifiera leur travail au quotidien : un accès rapide aux documents, une diminution des tâches administratives et une meilleure organisation des données.

Plus les équipes comprendront l’impact positif de la gestion électronique des documents, plus elles seront enclines à adopter cette solution et à collaborer activement à sa mise en place. Enfin, pour prévenir les erreurs qui pourraient compromettre la sécurité ou l’organisation des documents, un support interne bien structuré est indispensable. Vous devez fournir un appui technique aux équipes pour réduire les risques de blocage lors de la phase d’adaptation et faciliter la transition vers une gestion électronique des documents complète et optimisée.