Comment organiser une sortie d’entreprise CE/CSE ?

Aujourd’hui, le bien-être des salariés en entreprise est une des priorités des dirigeants qui cherchent à garder les talents chez eux. Les sorties de groupe sont un bon moyen pour motiver vos salariés et développer un esprit d’entreprise. Les étapes d’organisation sont nombreuses et une personne devra être affectée à cette mission pendant plusieurs semaines : il faut d’abord choisir le type de sortie que l’on souhaite faire, puis choisir le lieu ou l’activité en faisant des demandes de devis, préparer plus en détails la sortie avec le prestataire retenu, gérer l’inscription des salariés et leurs paiements si besoin et enfin participer à la sortie. Tour d’horizon sur chaque étape de l’organisation d’un événement en entreprise !

Comment bien choisir une sortie d’entreprise pour vos salariés ?

Le choix du type de sortie est en général un moment mouvementé au sein de l’entreprise. Il faut en effet en plus de choisir la date la plus adéquate, choisir la durée de cet événement mais aussi quel type d’activité est souhaité : séminaire sportif, réunion dans un endroit insolite, moment détente entre collègues, team building, soirée dansante, repas, … La liste est très longue ! Sondez les salariés : que souhaitent-ils faire ? Quelles attentes ont-ils ? Quel est le but de cet événement d’entreprise ? Vous aurez ainsi une idée du type de prestations vers lequel vous orienter.

Votre choix sera en général également influencé par le prix par personne dont vous disposez pour organiser un événement. En effet, si vous avez un budget de 50€ ou 200€ par personne, vous ne pourrez pas avoir le même type de prestation. Il vous faut donc trouver une idée de sortie qui plaira au plus grand nombre tout en étant dans votre budget. Si cependant vous ne savez pas exactement vers quel type de sortie vous orienter, faites une liste de vos envies : cela vous permettra de définir vos attentes et par extension de trouver le type de sortie qui vous correspondra au mieux.

Comment choisir le meilleur prestataire pour votre événement ?

Vous avez choisi quel type de sortie vous souhaitez faire ? Super ! Vous pouvez passer à l’étape suivante qui consiste à contacter les prestataires. Demandez-leur d’inclure les options que vous aimeriez même si vous n’êtes pas sûrs de les prendre, cela vous donnera une idée du budget en plus à accorder pour en profiter. On peut en effet parfois avoir de très bonnes surprises et pouvoir bénéficier d’un petit déjeuner à 8€ par personne après une soirée dans un hôtel sans dépasser le budget global de l’événement par exemple.

Laissez passer une petite semaine afin d’avoir les retours des prestataires. Ceux qui ne seront pas revenus vers vous dans ce lapse de temps ne peuvent soit pas répondre à votre demande, soit ne sont pas très réactifs, et cela pourrait vous attirer bien des déboires lors de la personnalisation de votre sortie et des ajustements de dernière minute. Afin de choisir le meilleur prestataire, retenez les trois offres le plus intéressantes que vous avez reçues.

Basez-vous sur le prix par personne afin de ne pas dépasser votre budget global, mais aussi sur les prestations proposées, les « petits plus » qui feront mouche auprès des salariés de votre entreprise et qui transformera cette sortie d’entreprise en un événement exceptionnel dont tout le monde se souviendra. Enfin, pour choisir le prestataire final, basez-vous sur des éléments exhaustifs et créez-vous un document de comparaison des offres.

Comment personnaliser votre sortie ?

Quand vous avez choisi le prestataire avec lequel vous allez travailler, il vous faut maintenant prendre en compte tous les détails relatifs à l’organisation de votre événement. Que ce soit pour choisir les détails du menu, le nombre de groupes pour une activité de team building ou le type de musique que vous souhaitez pour votre soirée dansante, vous devrez échanger avec le prestataire afin que votre événement d’entreprise soit un véritable succès.

Le plus simple est de se faire une check-list de ce qu’il ne faut pas oublier de prévoir dès le début de la recherche de sortie (elle s’alimentera naturellement au fur et à mesure que la date butoir approche). Echangez avec le prestataire et n’hésitez pas à lui faire part de vos envies.

Comment gérer les inscriptions des salariés ?

Pour s’organiser au mieux, il faut connaître le nombre exact de personnes participant à votre événement. Votre devis de départ sera en effet établi sur un nombre approximatif de salariés présents, le but de la gestion des inscriptions est d’avoir le nombre final de participants. A vous de choisir votre moyen d’inscription : retour de mail, fichier partagé, feuille pour chaque service, site spécifique…

Prenez le temps de lancer les inscriptions en même temps que votre phase de personnalisation de la sortie, cela vous permettra de pouvoir palier aux aléas, même si des personnes annuleront toujours au dernier moment, vous aurez mis toutes les chances de votre côté. Si une participation est demandée aux salariés, notamment dans le cadre d’une sortie CE par exemple, pensez à bien vous organiser et récolter les fonds en même temps que les retours d’inscription afin d’éviter les mauvaises surprises la veille de la sortie.

Participez à la sortie et recueillez le feedback des salariés

Le jour J est arrivé, profitez de ce moment de convivialité entre collègues et créez-vous des souvenirs exceptionnels ! Petit plus : n’hésitez pas à faire un retour d’expérience au prestataire pour lui donner les points positifs et à améliorer sur son offre. Il est également important après l’événement d’avoir le retour des participants. Leurs feedbacks vous permettront d’améliorer vos choix pour les futurs événements. Ecouter les salariés permet également de renforcer leur sens d’appartenance à l’entreprise, et donc de renforcer leur bien-être.

En respectant bien toutes ces étapes, vous êtes prêts pour organiser la meilleure sortie d’entreprise qui soit. L’organisation et la gestion d’un événement d’entreprise ou d’une sortie CE/CSE restent cependant des processus longs et fastidieux qui demandent l’utilisation de beaucoup de ressources humaines et matérielles. Vous pouvez palier à ces problématiques grâce à l’une des plateformes en ligne qui vous permettent de gérer l’organisation de sorties de A à Z en vous épargnant toutes les tâches chronophages et administratives.

Trouvez la meilleure idée de sortie (même celle à laquelle vous n’aviez pas pensé !), comparez les meilleurs prix du marché directement sans avoir à demander un devis, et personnalisez votre offre grâce à un contact direct avec le prestataire. Une telle solution vous permet également de gérer les inscriptions de tous les salariés en ligne, les paiements associés, et les subventions du comité d’entreprise par exemple. Toutes les étapes de l’organisation d’un événement sont présentes dans un seul et même outil afin de faciliter l’organisation de sorties d’entreprises.