Quels sont les principaux avantages d’un logiciel de gestion de temps de travail ?

Le fonctionnement d’une entreprise dépend en grande partie de l’organisation mise place. Des employés par dizaines ou par milliers, des cahiers de charges à respecter, des objectifs à atteindre, ce sont des points marquants qui déterminent la rentabilité de l’activité d’une entreprise. Autrement dit, aussi minime soit-elle, une organisation est nécessaire pour faciliter la gestion du personnel, la gestion des tâches, mais également pour pouvoir anticiper les difficultés susceptibles d’apparaitre lors de leur réalisation. Comment ? En mettant en place un logiciel de gestion de temps de travail. Enregistrer la durée d’exécution d’une activité permet d’optimiser la performance d’une entreprise au quotidien.

En quoi consiste un logiciel de gestion de temps de travail ?

Une entreprise, quel que soit son domaine d’activité ou sa taille, réalise au quotidien des tâches qui sont répétitives et méritent d’être automatisées. Qu’il soit question de gestion de tâches ou des ressources humaines, les responsables doivent être tenus informés de l’avancement des équipes dans chaque projet, cela afin de pouvoir anticiper les risques ainsi qu’optimiser l’organisation des employés. Pour ce faire, une entreprise peut avoir recours un programme de gestion de temps de travail, accessible en ligne ou installé en interne.

Ce dispositif peut couvrir différents aspects du fonctionnement d’une entreprise afin qu’elle arrive à répondre efficacement aux enjeux présents. Il peut être question d’une demande d’absence, de vérification des heures supplémentaires, d’une consultation des soldes de congé, etc. L’entreprise gagne un temps précieux dans la manipulation ou l’ajustement des feuilles de temps. Réalisable en quelques clics, en plus de réduire la quantité de travail qui pèsent sur les épaules des managers d’équipes, entrepreneurs, dirigeants d’entreprise, un logiciel de gestion de temps de travail permet une gestion fiable des activités. Plus concrètement, il offre un aperçu global et plus complet des tâches effectuées par les collaborateurs ainsi que la durée de travail réalisée par chacun d’eux.

Les entreprises peuvent configurer le logiciel de gestion du temps de travail selon le Code du travail et notamment, selon leur organisation interne. Les différentes fonctionnalités du logiciel leur permettant ainsi de profiter d’une gestion administrative automatisée. Elles gagnent en efficacité grâce à l’anticipation des risques et la réduction des charges de travail en matière de gestion RH.

Les logiciels de gestion du temps de travail visible auprès des entreprises

Les types de logiciels de gestion de temps qui existent sur le marché sont très variés. Il reste à l’entreprise d’opter pour l’outil d’optimisation lui proposant les fonctionnalités adaptées à ses besoins pour améliorer sa production.

Gestion d’absence et de présence

Une des fonctionnalités d’un logiciel de gestion de travail est la gestion de temps de présence et d’absence des collaborateurs d’une entreprise. Il consiste pour le dispositif de recueillir les données issues des badgeuses et des pointeuses afin qu’elle puisse automatiser son système de suivi du temps de travail effectif de chaque salarié. En effet, l’outil propose des feuilles de temps, un résumé où sont consignées les heures de travail des salariés pour que l’entreprise puisse calculer les éléments de variables de paie.

Gestion du temps et des activités ou GTA

Un GTA est un outil de gestion polyvalent, indispensable pour un bon fonctionnement et une meilleure organisation d’une entreprise. Le logiciel offre aussi bien une fonctionnalité en rapport à la gestion du personnel que la paie. Grâce à ce logiciel, une entreprise profite d’un système digitalisé pour le suivi en temps réel de ses activités, notamment en termes de projet en cours et répartition de budget. Le service des ressources humaines détient une vue globale sur les données recueillies par le dispositif sur le temps de travail des employés.

Gestion RH

Avec ce logiciel, l’entreprise peut mettre en place des plannings selon ses besoins (personnel, collectif, réglementaire). Le logiciel le plus couramment utilisé par les Startup, TPE et PME pour faciliter leur gestion administration et des ressources humaines est Azuneed RH. Ce facilitateur s’assimile à un véritable assistant, ses fonctionnalités pouvant simplifier les tâches administratives particulièrement chronophages.

Le logiciel de gestion des temps de Bizneo HR est bien plus qu’un système d’enregistrement et de validation de la journée de travail, puisqu’il inclut 4 autres outils de gestion des temps : congés et absences, horaires, contrôle des présences – accès, soldes et gestion des heures supplémentaires. 5 outils en 1 pour la gestion du temps !

Il dispose de méthodes de pointage pour des politiques flexibles ou plus strictes (minuterie, pointage attendu ou de masse) et pour contrôler la présence et l’accès (reconnaissance faciale, QR et code PIN).

Il permet également de configurer la gestion des plannings et des heures supplémentaires pour compenser ou rémunérer ses équipes selon les besoins de l’entreprise. Le logiciel dispose d’une vaste gamme de rapports éditables (solde d’heures, ponctualité et géolocalisation) et de fiches d’incidents pour vérifier qui est présent ou absent et, en même temps, disposer de toutes les données pour la clôture de la paie.

Sa principale valeur est qu’il facilite l’autogestion des travailleurs et des gestionnaires avec des demandes et des approbations en temps réel ; avec des alertes et des notifications pour faciliter la communication. Enfin, il permet l’intégration avec le reste des modules de la suite de Ressources Humaines proposée par Bizneo HR.

Recourir à un logiciel de gestion de planning en entreprise : les avantages

Nombreux sont les avantages qui découlent de l’utilisation d’un logiciel de gestion de temps des activités.

Un suivi précis et en temps réel des heures de travail

Plus une entreprise présente un effectif important de salariés, plus il lui sera difficile de suivre et de gérer le temps de présence et d’absence de chacun d’eux. En effet, la gestion des horaires des collaborateurs s’avère être une tâche particulièrement laborieuse, surtout pour les responsables des ressources humaines, sans une méthodologie de gestion efficace. En utilisant un logiciel de gestion de temps, l’entreprise peut réduire considérablement les erreurs de saisie manuelle lors du traitement de la paie. Il n’est pas sans savoir les énormes pertes financières que cela peut entrainer pour elle. Par ailleurs, ces erreurs de calcul constituent des réclamations des collaborateurs, ces derniers ayant vérifié de leur côté le cumul de la paie pour leurs horaires travaillés.

Il est alors impératif que le service des ressources humaines gère, mais aussi comptabilisent correctement, les heures effectives travaillées de chacun des collaborateurs de l’entreprise. Et au vu de sa complexité et des autres tâches connexes qui leur incombent, cela n’est possible sans un outil pour automatiser le processus : un logiciel de gestion du temps.

En effet, étant donné les données collectées par le module de gestion de présence, le calcul des éléments variables de la paie se fait ainsi de manière plus précise.

Une diminution du taux de retard et absentéisme

Les fonctionnalités à installer varient d’une entreprise à l’autre. Dans tous les cas, certains logiciels permettent de regrouper les équipes en fonction de leurs métiers ou des besoins de l’entreprise en personnel. Elle peut paramétrer le logiciel pour que les salariés soient systématiquement avisés dans le cas d’un changement dans leur emploi du temps. De même, les employés sont informés en temps réel en cas de modification de l’organisation de leur temps de travail.

Avec des fonctionnalités pouvant planifier les absences et les congés dans le module, l’entreprise a plus de visibilité sur les soldes de congés des employés et peut valider les absences avec des motifs justifiés. En ce sens, elle instaure un suivi plus personnalisé de chacun des employés.

Un logiciel de gestion de temps intervient également comme solution pour réduire de manière optimale les retards et l’absentéisme au sein de l’entreprise. Bien que les fonctionnalités proposées par le dispositif varient selon ses besoins, l’entreprise peut mettre en place un logiciel spécifique.

Un suivi réel des tâches et des projets

Les logiciels de gestion de temps s’inscrivent par ailleurs comme une solution pour réaliser un suivi de l’état d’avancement d’un collaborateur ou de toute l’équipe sur une tâche ou un projet. L’outil permet au manager de définir le temps nécessaire à la réalisation d’une mission et d’en conclure qu’il y a une mauvaise gestion du temps de travail dans le cas où les collaborateurs ne parviendraient pas à les réaliser dans le délai imparti.

Comme plan d’action, le manager peut sensibiliser les collaborateurs de l’importance, mais aussi de l’impact du respect des plages horaires élaborées par rapport à la productivité, et donc l’atteinte de l’objectif de l’entreprise. Au même titre que cela, ce dernier peut davantage solliciter leurs avis dans le cas où une formation supplémentaire serait nécessaire. Le cas échéant, il peut demander si ces derniers font plutôt face à des contraintes qui perturbent leur productivité.

Une mainmise sur les données de productivité des salariés

Plus une entreprise est grande, plus elle présente un fonctionnement complexe. Dans ce cas, elle doit agencer une organisation particulièrement efficace et pertinente pour assurer la productivité de ses collaborateurs. D’où l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion du temps de travail, car cet outil permet aux différents gestionnaires des différents services et départements de déployer des actions efficaces à leur niveau. Il s’agit tout simplement de pouvoir consulter en temps réel le nombre d’heures de travail effectif des employés et d’évaluer par la même occasion leur productivité. En effet, grâce au logiciel, les managers d’équipe peuvent repérer les collaborateurs avec les meilleures performances de productivité et ceux qui doivent fournir plus d’efforts.

Le plus souvent, le pilotage du capital humain revient au service des ressources humaines. Cela va de la supervision des recrutements vers les intégrations, aux licenciements en passant par la gestion et le calcul des éléments de paie et la mise en place des formations, etc. Cette sphère de processus ne peut s’emboîter correctement, a minima, réduire les erreurs de manipulation et de gestion, sans un outil dédié à cet effet.

D’ailleurs, le service RH peut s’appuyer sur cette solution pour créer un plan de carrière individuel pour l’ensemble de ses collaborateurs.