Gestion et productivité

Présentation et barème des indemnités kilométriques

Par Philippe , le 15 mars 2023 , mis à jour le 25 septembre 2023 - 10 minutes de lecture
Présentation et barème des indemnités kilométriques

Les salariés qui doivent effectuer des déplacements dans le cadre de leur travail bénéficient généralement d’un véhicule de fonction que les entreprises mettent à leur disposition. Si le salarié utilise son véhicule personnel (auto, moto, scooter, vélo), l’entreprise à l’obligation de lui verser une indemnité proportionnelle à la distance parcourue pour l’ensemble de ses déplacements professionnels. Quelles sont les indemnisations kilométriques ? Comment calculer le montant dû par l’entreprise pour les déplacements professionnels de ses salariés ? Quelles sont les démarches à accomplir pour une demande de remboursement ? Qui a droit aux indemnités kilométriques ?

Comprendre l’indemnité kilométrique : définition

Les indemnités kilométriques correspondent à la somme qu’un employeur verse à son employé dans le cadre de ses déplacements professionnels. Cependant, ce versement n’a lieu à moins que le salarié utilise son véhicule personnel lors de ses déplacements : voiture, moto, scooter, vélo électrique, etc. Les indemnités kilométriques ont ainsi vocation à rembourser les frais que le salarié paie de sa poche pour ses déplacements professionnels.

Le remboursement des frais kilométriques est strictement encadré par la législation et suit un mode de calcul précis. Concrètement, les indemnités kilométriques couvrent uniquement les frais de déplacements professionnels au départ de l’entreprise. En ce sens, les frais de déplacement que le salarié doit supporter dans le cadre de son travail ne sont pas tous couverts par les indemnités kilométriques. Les trajets à titre personnel notamment, et quelques exceptions ne sont pas remboursés. En effet, sont exclues des dépenses kilométriques, les trajets qu’il effectue en avion, en train ou en taxi. Ces déplacements font plutôt, dans la majorité des cas, sauf les déplacements hors du cadre du travail, l’objet d’un autre mode de remboursement, sur présentation du document justificatif adapté (facture de taxi, billet d’avion, etc.). Néanmoins, l’employeur s’attribue le droit de verser cette compensation, suivant le politique de voyage de sa société.

Pareillement, le salarié ne bénéficie pas de cette indemnité si l’entreprise met, à sa disposition, un véhicule de fonction. Évidemment, ses déplacements personnels ne sont pas concernés, comme cité précédemment, de même que les trajets qu’il effectue quotidiennement au départ de son domicile vers son lieu de travail, étant donné qu’ils ne sont pas considérés comme des frais professionnels. Il s’agit d’un autre frais de déplacements qui ouvre au salarié un mode de remboursement différent.

Par ailleurs, depuis l’actualisation des politiques RSE de 2016, les trajets à vélo, déplacements professionnels et déplacements domicile-travail, permettent au salarié de bénéficier du versement d’indemnités kilométriques, à concurrence de 25 centimes pour chaque kilomètre parcouru.

Le montant des frais professionnels est évalué suivant un barème spécifique et d’autres éléments de calcul qui changent très régulièrement. Il prend en compte un certain nombre de facteurs dont :

  • Les trajets effectués incluant les kilomètres parcourus, les fréquences de déplacements mensuelles ;
  • La puissance du moteur du véhicule.

Il est inclus dans le montant à rembourser en termes d’indemnités kilométriques :

  • Les frais de carburant ;
  • Les dépenses en équipements (casques et autres) ;
  • La dépréciation du moyen de transport ;
  • Les dépenses en contrat d’assurances annuelles du véhicule ;
  • Les coûts relatifs à l’usure générale : l’achat des pneus neufs, le nettoyage, la réparation et l’entretien du véhicule ;

Il est important de préciser que les frais de péage et les frais de parking ne sont pas couverts par les frais kilométriques. En effet, ces derniers font spécifiquement l’objet d’une note de frais séparée.

Quelles sont les conditions à respecter pour avoir droit aux indemnités kilométriques ?

Le salarié doit respecter certaines conditions pour avoir droit aux indemnités kilométriques et toucher le remboursement de ses notes de frais :

  • Le véhicule utilisé doit être immatriculé au nom du salarié et non à celui de la société. C’est dans ce cas uniquement qu’il peut prétendre à une indemnisation, les charges prévues par le Code du travail étant toutes supportées par l’entreprise ;
  • Pour chacun de ses déplacements professionnels, le salarié doit être en mesure de produire des justificatifs : la date et lieu de ses déplacements, le nombre de kilomètres qu’il a effectué et le nom du client concerné par son déplacement ;
  • La distance des trajets doit dépasser 50 km et être à plus de 1 h 30 de la société s’ils sont effectués en transports en commun.

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?

Tout collaborateur intérieur à l’entreprise peut prétendre aux indemnités kilométriques dès lors qu’il effectue des déplacements professionnels, respectant les conditions prévues par l’administration, avec son véhicule personnel. Dirigeants et salariés peuvent ainsi demander à être remboursés pour les frais qu’ils déboursent pour les éléments couverts par les indemnités.

Le barème applicable en termes de frais professionnels est fixé par l’administration fiscale. Il faut seulement noter que pour bénéficier de l’ensemble des avantages desdites indemnités, les contribuables doivent opter pour le régime des frais réels déductibles, en plus de respecter les conditions précédemment mentionnées.

Quels sont les barèmes applicables pour le calcul des indemnités kilométriques ?

Chaque calcul de l’IK doit se référer aux barèmes fixés par l’administration fiscale. Le résultat exprimé en euros prend en compte le type de véhicule, le nombre de chevaux, le kilomètre parcouru au cours de l’année ainsi que le nombre de jours travaillés.

L’arrêté du 1er février 2022 n’a pas modifié la majoration de 20 % accordée aux véhicules électriques. Par ailleurs, en raison de la hausse du prix des carburants, l’administration fiscale a revalorisé de 10 % les barèmes applicables en termes d’indemnité kilométrique.

Indemnité kilométrique pour les automobiles

Nombre de chevaux (exprimé en CV) Distance parcourue (exprimé en d) jusqu’à 5 000 km Distance parcourue entre 5 001 km à 20 000 km Distance parcourue supérieure à 20 000 km
3 CV et moins 0,502 euro x d (0,3 euro x d) + 1 007 0,35 euro x d
4 CV 0,575 euro x d (0,323 euro x d) + 1 262 0,387 euro x d
5 CV 0,603 euro x d (0,339 euro x d) + 1 320 0,405 euro x d
6 CV 0,631 euro x d (0,355 euro x d) + 1 382 0,425 euro x d
Au-delà de 6 CV 0,661 euro x d (0,374 euro x d) + 1 435 0,446 euro x d

Ces barèmes ne sont pas applicables au calcul du montant des indemnités versées aux bénévoles d’association dont le barème des indemnités présente une méthode de calcul qui lui est propre.

Indemnité kilométrique applicable aux véhicules motorisés à deux-roues

Pour le barème des deux-roues (motos, scooters) de 50 cm3 :

  • Si la distance parcourue (d) est égale à 3 000 km : d x 0,299 euro
  • Si la distance parcourue est entre 3 001 km et 6 000 km : (d x 0,07 euro) + 458
  • Si la distance parcourue excède les 6 000 km : d x 0,162 euro

Pour les deux-roues de plus de 50 cm3 :

Nombre de chevaux (exprimé en CV) Distance parcourue (d) égale à 3 000 km Distance (d) entre 3 001 km à 6 000 km Distance (d) supérieure à 6 000 km
1 ou 2 CV 0,375 euro x d (0,094 euro x d) + 845 0,234 euro x d
3,4 ou 5 CV 0,444 euro x d (0,078 euro x d) + 1 099 0,261 euro x d
plus de 5 CV 0,575 euro x d (0,075 euro x d) + 1 502 0,325 euro x d

Dispositif financier lié au déplacement professionnel : FMD ou forfait mobilités durables

Le forfait mobilités durables est une aide financière pouvant se substituer aux forfaitaires de covoiturage ainsi qu’aux indemnités kilométriques vélo. Cette allocation forfaitaire prend en charge :

  • Les vélos électriques ;
  • Les transports en commun (non souscrit à un contrat d’abonnement) ;
  • Les services de mobilité partagée ;
  • Le covoiturage en passager et en conducteur.

Le forfait mobilités durables n’est pas imposable aux cotisations sociales et est fixé à 500 euros par an et par salarié.

Indemnités kilométriques : quid de la fiscalité ?

Les indemnités kilométriques, bien que destinées à rembourser les frais engagés par les salariés pour leurs déplacements professionnels, ont également des implications fiscales importantes à la fois pour l’employeur et pour le salarié :

  • Déductibilité pour l’employeur : les indemnités kilométriques versées aux salariés sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Cela signifie que l’entreprise peut réduire son assiette imposable du montant total des indemnités versées durant l’année fiscale.
  • Exonération pour le salarié : dans la plupart des cas, les indemnités kilométriques ne sont pas considérées comme un avantage en nature pour le salarié. Elles sont donc exonérées d’impôt sur le revenu à condition qu’elles ne dépassent pas les montants fixés par l’administration fiscale.
  • Déclaration aux impôts : bien que les indemnités soient exonérées d’impôt, elles doivent tout de même être déclarées dans la déclaration de revenus du salarié. C’est à l’employeur de fournir une attestation annuelle mentionnant le montant total versé.
  • Opter pour le régime des frais réels : si un salarié estime que ses frais réels de déplacement sont supérieurs aux montants remboursés selon le barème administratif, il peut opter pour la déduction de ses frais réels.

Le régime des frais réels peut être avantageux, mais nécessite une tenue rigoureuse des justificatifs tout au long de l’année.

Salarié conduisant son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, éligibles aux indemnités kilométriques

En conclusion

Chaque salarié d’une entreprise a droit à l’indemnisation des frais de déplacements, payés dans le cadre de la réalisation de son travail, cela, quelle que soit sa place dans la hiérarchie de l’entreprise. L’employeur lui verse le montant des dépenses qu’il a réalisées, appelé communément par indemnités kilométriques.

Être un salarié de l’entreprise n’est pas le seul prérequis pour bénéficier des indemnités kilométriques. D’autres conditions sont à respecter pour que l’employeur octroie ce droit à un de ses employés.

  • L’employé au volant du véhicule doit impérativement être le propriétaire ;
  • Le lieu de départ pour un trajet doit être le siège ou un établissement de la société. Pour ce cas, le salarié peut néanmoins demander à être remboursé dans le cas où le lieu de départ serait son domicile, notamment si aucune option n’est possible (contrainte horaire) ;
  • Pour la constitution du dossier de remboursement, le salarié doit joindre avec les autres justificatifs une copie de la carte grise du véhicule ;
  • Chaque pièce justificative demandée pour la validité du versement des indemnités kilométriques doit être présentée à l’employeur. Ce sont la date, la raison du déplacement, le lieu de destination, les informations du client qui nécessite ce déplacement, etc.
  • Remboursement de la couverture d’assurance.

Philippe

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