La rédaction et l’utilité d’une attestation de présence

Tout au long de sa vie professionnelle, un salarié aura besoin de différents types d’attestations en fonction de ses besoins. Parmi ces attestations, nous pouvons citer l’attestation de présence. Ce document n’est d’aucune utilité pour une entreprise, mais permet à un salarié d’accéder entre autres à des prêts.

Qu’est-ce qu’une attestation de présence ?

Une attestation de présence est une lettre que l’employeur rédige sur demande d’un employé en CDD, en CDI ou en intérim. Elle sert principalement à prouver que ce dernier travaille bel et bien au sein de la société durant les horaires de travail conventionnels.

Il faut savoir que l’attestation de présence est différent du certificat de travail et de l’attestation d’emploi.

Quelle est la durée de validité de cette attestation ?

Jusqu’à ce jour, il n’y a pas encore de dispositions légales précisant la durée de validité d’une attestation de présence. Ainsi, si les informations sont toujours à jour, le document est valable pendant une période indéterminée. Il faut cependant noter que pour la réalisation de certaines démarches administratives, il faut fournir une attestation de moins de 3 mois. Le responsable des ressources humaines peut d’ailleurs aider les employeurs dans la rédaction du document, car il connaît mieux que quiconque la situation de chacun des employés.

Conséquences pour l’employeur en cas de non-délivrance ou de fausse attestation

La délivrance d’une attestation de présence est une responsabilité importante pour l’employeur. Si ce dernier omet de fournir ce document lorsqu’il est légitimement demandé ou s’il fournit une attestation erronée, il peut faire face à plusieurs conséquences :

• Sanctions juridiques : la fourniture d’une attestation falsifiée est punie par la loi. Cependant, la non-délivrance de ce document, lorsque la demande est justifiée, peut également entraîner des sanctions, notamment des amendes.
• Détérioration de la relation employeur-employé : refuser de fournir une attestation de présence sans motif valable peut engendrer une perte de confiance de la part du salarié et nuire à la relation professionnelle.
• Réputation de l’entreprise : dans un monde où la réputation d’une entreprise est cruciale, ne pas respecter ses obligations peut avoir un impact négatif sur l’image de l’entreprise auprès des autres salariés et des partenaires externes.
• Litiges potentiels : un employé lésé par la non-délivrance d’une attestation peut décider d’entamer des procédures judiciaires contre son employeur, entraînant des coûts et une perte de temps pour l’entreprise.

Il est donc essentiel pour l’employeur de comprendre l’importance de ce document et de s’assurer qu’il est délivré correctement et en temps voulu.

Quelle est l’utilité d’une attestation de présence ?

Cette attestation sert avant tout à justifier qu’un salarié occupe toujours ses fonctions courantes au moment de la signature de l’acte et qu’il n’est pas en congé ou en cours de licenciement. Ce document lui sera d’une grande utilité pour accomplir un grand nombre de formalités auprès des organismes publics. Dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, ce document permet de prouver qu’il continue de servir la société et d’occuper son poste. L’attestation a une valeur juridique incontestable. En cas de litige, le salarié peut s’en servir en guise de preuve.

Toutefois, l’employeur n’est pas dans l’obligation d’établir ce type d’acte. En fournissant ce document à ses collaborateurs, il peut les aider à faciliter les procédures dans la réalisation de certaines démarches auprès des établissements bancaires et organismes publics.

Ce document peut être nécessaire pour postuler à un travail temporaire, décrocher un stage ou conclure un contrat d’apprentissage. De plus, il n’engage à rien l’employeur et la rédaction est très simple. Il suffit de télécharger les modèles en ligne en quelques clics et de personnaliser le contenu (nom, prénom, matricule, etc.).

La confiance est le fondement de toute relation professionnelle. Fournir une attestation de présence, c’est reconnaître la valeur et l’engagement de l’employé.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

L’attestation de présence employeur est une sorte de lettre de déclaration sur l’honneur permettant de confirmer qu’un salarié continue de travailler pour l’entreprise et qu’il occupe encore son poste. Elle doit contenir un certain nombre de renseignements importants, notamment :

• les informations sur l’employeur : le nom de la société, le siège social, le numéro d’immatriculation, le numéro de téléphone, l’adresse mail, le site web de la firme…;
• les détails spécifiques sur l’employé : son nom et son prénom, ses fonctions, ses coordonnées, le type de contrat qu’il a signé (CDI, CDD…);
• les dates et heures de présence au sein de l’entreprise : date ou période auxquelles l’employeur atteste la présence du travailleur sur le lieu de travail.

Il est aussi impératif de mentionner la date et le lieu de rédaction du document. Ensuite, il faut l’imprimer et le signer. La lettre peut être envoyée par lettre recommandée ou donnée en main propre au bénéficiaire avec ou sans décharge.

Quelles sont les autres attestations qu’il faut établir ?

À part l’attestation de présence, il existe d’autres documents que l’employeur rédige sur demande de ses collaborateurs.

Attestation de présence à un entretien d’embauche

C’est un document demandé par un demandeur d’emploi à une entreprise à laquelle il s’est présenté pour un entretien d’embauche. Cette attestation est indispensable pour maintenir les allocations.

Attestation d’embauche

Si l’attestation de présence garantit la présence d’un salarié dans les locaux de l’entreprise à une date donnée, celle-ci prouve qu’une personne a obtenu un travail, même s’il n’a pas encore procédé à la signature d’un contrat de travail.

Certificat de travail

Le certificat de travail est donné à un salarié à la fin de son contrat de travail que ce soit en raison d’un licenciement ou d’une démission. La délivrance d’un certificat de travail est obligatoire sinon l’employeur encourt des sanctions pécuniaires et pénales.

Attestation d’emploi

Elle atteste que la personne continue de travailler pour le compte d’une entreprise jusqu’à ce jour.

Attestation de stage

Ce type d’attestation est offert à un stagiaire en fin de stage afin de prouver qu’il était présent au sein de l’entreprise pendant une durée déterminée.

Attestation pôle emploi

C’est une attestation délivrée aux chômeurs. Elle peut être exigée par les organismes financiers avant l’accord d’un prêt à une personne.

Où trouver des exemples d’attestation ?

Pour trouver des inspirations, il est conseillé de parcourir les modèles d’attestation que l’on peut télécharger en ligne. Ils vous aideront à réaliser un document en bonne et due forme. Les modèles en format Word sont à privilégier, car ils sont plus faciles à utiliser. En effet, vous avez la possibilité de modifier en ligne les données afin de personnaliser le contenu. En quelques clics seulement, il est possible de valider des attestations. En tout cas, puisque la situation professionnelle de chaque individu est unique, il faut établir une attestation adaptée à sa situation actuelle.

Il faut aussi être attentif au contenu, car en cas de fausse déclaration, l’employeur encourt des sanctions assez sévères. En cas de doute, il est préférable de demander l’avis d’un avocat spécialisé. Il sera en mesure de vérifier si les contenus sont adaptés et d’informer les employeurs sur les procédures à suivre et les délais de validité de chaque type de document.

L’employeur peut être amené à mettre par écrit différents types d’attestations. Le contenu est effectivement différent et doit être en accord avec la situation de chacun des employés. Voilà pourquoi il est préférable de se faire aider par un professionnel pour éviter les faux pas. Sinon, il est recommandé de lire un guide en ligne.

Utilisation de l’attestation de présence à l’international

Lorsqu’un salarié travaille à l’étranger ou est détaché pour une mission internationale, l’attestation de présence prend une dimension supplémentaire. Dans un contexte international, ce document peut être requis pour diverses raisons :

• Validation du statut d’expatrié : Certains pays exigent une preuve d’emploi actuel pour accorder ou renouveler un visa de travail ou un permis de séjour.
• Démarches administratives locales : Que ce soit pour ouvrir un compte bancaire, louer un logement ou même inscrire ses enfants dans une école à l’étranger, l’attestation de présence peut être un justificatif demandé.
• Preuve pour les organismes internationaux : Dans le cadre de missions pour des organisations internationales ou des ONG, l’attestation peut servir à prouver l’affiliation actuelle du salarié à son entreprise d’origine.

Il est essentiel que l’attestation soit rédigée dans une langue compréhensible pour les autorités du pays concerné, souvent en anglais, ou accompagnée d’une traduction officielle. De plus, certains pays peuvent avoir des exigences spécifiques quant au contenu ou à la forme de l’attestation, il est donc recommandé de se renseigner au préalable.