Entreprise : est-il judicieux d’investir dans un forfait d’impression ?

Les impressions sont au cœur de la majorité des transactions (produire des notes de service, délivrer des factures et générer des devis) d’une entreprise. Ainsi, pour limiter les frais et alléger les charges à ce niveau, les sociétés les plus avisées optent pour les forfaits d’impression. De quoi s’agit-il ? Quels sont les avantages et les inconvénients de cet investissement ?

Forfaits d’impression : qu’est-ce que c’est et qu’offrent-ils aux entreprises ?

Le forfait d’impression est une solution adoptée par les entreprises qui ne souhaitent pas investir dans l’achat d’une imprimante et des consommables qui l’accompagnent. Il consiste à réduire la charge d’impression en souscrivant un forfait auprès d’une société qui propose ce type de service. Dans ce contrat, le fournisseur s’occupe de l’installation du matériel, de l’encre, des papiers, et de tous les autres accessoires nécessaires pour faire une bonne impression. Le forfait peut inclure la maintenance du matériel, ou non, selon vos convenances.

De votre côté, vous êtes tenu de payer mensuellement une somme qui couvre l’ensemble de vos impressions. À la fin de la période du forfait, l’appareil vous revient entièrement. Le prix du forfait dépend de l’imprimante concernée, des services annexes proposés et surtout, du nombre de pages imprimées dans le mois. Par exemple, pour 5 000 pages/mois avec une imprimante BROTHER HL-L6400DW, le fournisseur peut exiger 65 € HT sur 60 mois. Plus l’appareil est sophistiqué, plus le montant exigé est élevé.

Les avantages et les inconvénients d’un investissement dans un forfait d’impression

Comme vous pouvez le voir sur belta.fr, beaucoup d’entreprises optent pour les forfaits d’impression. Cette solution est intéressante dans la mesure où vous n’avez plus besoin de prévoir un capital élevé pour acheter une imprimante. Grâce à cette option, vous pouvez désormais bénéficier des avantages d’une machine performante sans devoir utiliser une partie de votre trésorerie.

De plus, les consommables sont entièrement à la charge du fournisseur. Cela signifie que vous n’avez plus besoin de vous préoccuper de la qualité de l’encre, de la résistance des feuilles… L’entreprise partenaire a l’obligation de prendre en charge ces nombreux détails. Périodiquement et sur demande, le fournisseur procède au remplacement des accessoires usés et à la recharge des consommables en faible quantité.

En ce qui concerne la maintenance, la souscription d’un forfait vous épargne les grosses dépenses que cela peut créer. Vos mensualités couvrent tous les frais de réparations techniques en cas de panne. De même, si l’imprimante est déclarée irréparable, vous bénéficiez d’un remplacement par un matériel identique ou équivalent.

En revanche, le forfait d’impression peut ne pas être rentable quand on fait un cumul de toutes les mensualités à débourser. Cependant, il est important de comprendre que l’investissement englobe diverses charges dont vous êtes exonéré sur toute la durée du contrat.

La rentabilité d’un investissement dans un système d’impression

Pour les forfaits d’impression, les rentabilités divergent essentiellement selon l’offre et le type de matériel. Nous vous conseillons de faire des calculs pour évaluer les bénéfices que vous pouvez réaliser en amont.

Dans un premier temps, faites la somme de tous les coûts inclus dans le forfait en tenant compte du devis proposé par le fournisseur. Ensuite, calculez le montant que vous devez débloquer si les impressions sont effectuées par une machine qui vous appartient. Dans votre estimation, tenez compte des frais probables de maintenance, de l’entretien périodique, de l’électricité…

À l’issue du calcul, procédez à la comparaison des deux valeurs obtenues pour déterminer la marge différentielle. Cette estimation est importante pour choisir le type de forfait qui convient à vos besoins afin de dégager un budget précis à y consacrer.

Comment choisir le bon forfait d’impression pour votre entreprise ?

Le choix du forfait tient essentiellement compte des besoins de l’entreprise. Pour cela, vous devez évaluer les types de documents que vous avez l’habitude d’imprimer. À ce stade, il s’agit de déterminer si vous utilisez la couleur en forte proportionnalité, le nombre de papiers imprimés, les formats… Ensuite, vous devez analyser la qualité d’impression dont vous avez besoin pour produire des factures, des devis, des rapports, des brochures ou des présentations clients. Les résultats de ces différentes observations facilitent le choix du type de forfait qui convient à la société.

Par ailleurs, pour choisir une belle offre d’impression sponsorisée, nous vous recommandons de procéder à la comparaison de toutes les options disponibles. Les fournisseurs proposent différentes gammes de forfaits qui varient selon la qualité de l’image et du support, le volume d’impression, les coûts pris en charge. Pour chaque suggestion, prenez le temps d’analyser les différents paramètres que vous adapterez ensuite à vos besoins en interne. Le forfait peut être mensuel, trimestriel ou semestriel selon vos convenances et votre budget.