Bénéficiaire effectif : formalités nécessaires pour la déclaration

Depuis le 2 août 2017, les entreprises françaises doivent respecter une mesure mise en place par les autorités pour lutter contre le blanchiment d’argent. Selon l’article L.561-46 du 09 décembre 2016, relatif au code monétaire et financier, la quasi-totalité des sociétés immatriculées en France sont tenues de déclarer leurs bénéficiaires effectifs. Par conséquent, l’objectif ultime est de créer des enregistrements de bénéficiaires accessibles par plusieurs administrations publiques.

Définition : Bénéficiaire effectif

Un bénéficiaire effectif est toute personne physique exerçant un contrôle direct ou indirect sur l’entreprise. On parle d’un contrôle direct lorsque la personne elle-même détient des actions de la société déclarante ; et un contrôle indirect lorsque les actions du bénéficiaire effectif (la personne physique) dans la société déclarante sont détenues par l’intermédiaire d’une autre société.

Le bénéficiaire effectif doit posséder plus de 25% du capital social de l’entreprise et/ou du droit de vote sur les résolutions de l’assemblée générale des associés. À défaut d’identification, le représentant légal de la société est automatiquement désigné comme bénéficiaire.

Les entités concernées par la déclaration des bénéficiaires effectifs

Suivant l’article L. 561.45.1 du code monétaire et financier, toutes les entreprises privées, agroalimentaires, commerciales et indépendantes, à l’exception des entreprises publiques, en France sont tenues de déclarer leurs bénéficiaires effectifs et dans l’obligation de tenir un Registre des Bénéficiaires Effectifs (DBE). Les sociétés étrangères ayant des succursales en France sont également tenues de se conformer à cette déclaration.

Les sociétés assujetties à cette formalité sont :

• Sociétés civiles (SCI, SCP, etc.)
• Sociétés à but lucratif (SA, SNC, SARL, SAS, SASU, etc.)
• Groupements d’Intérêt Économique (GIE) enregistrés au Registre du Commerces et des Sociétés (RCS).
• Associations inscrites au registre du commerce et des sociétés (valables pour l’émission obligataire)

Les personnes qui peuvent accéder aux informations relatives aux Bénéficiaires Effectifs

Toute personne cherchant des informations sur les bénéficiaires ne doit pas enfreindre le principe d’anonymat d’une société à responsabilité limitée.

Le registre qui regroupe les informations relatives aux Bénéficiaires Effectifs est un registre distinct du RCS, mais tenu par le greffier du tribunal de commerce.

Seules les personnes suivantes peuvent le consulter :

• Le gérant de la société concernée
• L’administration des finances publiques ou les douanes
• Les magistrats
• Institution financière de lutte contre le blanchiment d’argent (TRACFIN)
• Toute personne justifiant d’un intérêt juridique à la demande d’un juge est chargée de la surveillance du RCS.

Les formalités relatives au dépôt de la déclaration des bénéficiaires effectifs

Quel que soit le contexte de réforme de l’immatriculation de la société ou de la Constitution, la déclaration des bénéficiaires effectifs est toujours inscrite au greffe du tribunal de commerce.

Lorsque la formalité après la constitution de la société est terminée, la déposition de la déclaration des effectifs doit être faite au plus tard dans les 15 jours suivant la date de délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise. S’il y a modification des informations initialement déclarées, 30 jours sont accordés à la société pour la rectification ou le complément des informations mentionnées.

Mentions obligatoires

Le formulaire rempli doit inclure les informations suivantes pour chaque bénéficiaire :

Concernant la société ou l’entité juridique

• Raison sociale ou dénomination sociale
• Format légal (EURL, SA, SARL, SASU)
• Adresse du siège social
• Numéro SITER (Système d’Identification du Répertoire des Établissements)
• Numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises)
• Numéro du registre du commerce et des sociétés du greffe du tribunal de commerce

Concernant les bénéficiaires effectifs

• Civilité
• Nom, nom d’usage, pseudonyme, prénoms
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• Nationalité
• Adresse personnelle
• Modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif
  • Pourcentage des parts ou actions détenus
  • Pourcentage des droits de vote
  • Représentant légal de l’entreprise
• Date à laquelle l’individu devient bénéficiaire effectif de la société

Coût de la formalité

Le montant d’inscription au registre des bénéficiaires effectifs est de :

• 21,41 euros

Si les documents relatifs au bénéficiaire effectif sont déposés en même temps que la demande d’immatriculation ou dans un délai de 15 jours à compter de la date de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise, le montant de la demande de fusion est le suivant.

• 44,70 euros

S’il y a changement d’acte ou présentation de documents supplémentaires liés au bénéficiaire relatif désigné.

• 48,77 euros

Si les documents relatifs au bénéficiaire effectif de la personne morale immatriculée ont été déposés avant le 1er août 2017 et devant intervenir avant le 1er avril 2018.

Même si l’entreprise compte plusieurs bénéficiaires, il ne doit payer qu’une seule fois les frais ci-dessus.

• 22,52 euros par dépôt

Il est possible de faire la déclaration des bénéficiaires effectifs en ligne mais elle coûte plus cher. Le site à utiliser est le site “infogreffe.fr »

 Les sanctions en cas d’absence de dépôt de la liste des bénéficiaires effectifs

Suivant l‘article L.561-49 du code monétaire et financier, la divulgation volontaire ou involontaire d’informations fausses ou incomplètes des   bénéficiaires effectifs peut entraîner une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à six mois et une amende de 7 500 euros.

La société peut faire l’objet de sanctions pénales pouvant aller jusqu’à des sanctions pécuniaires pouvant aller jusqu’à la dissolution, et la direction s’expose à des sanctions administratives ou à la perte de tout ou partie de ses droits civils et droits civiques.

Remarque : Les parties prenantes surveillées par l’entreprise doivent être mises à jour au fur et à mesure que les circonstances changent. Dans le cas contraire, la même pénalité s’applique. Par conséquent, ce dossier s’ajoute aux autres registres essentiels que l’entreprise doit conserver.