Pourquoi dématérialiser les fonctions RH ?

La transformation numérique a profondément modifié les modes de fonctionnement des entreprises. Dans ce contexte, la dématérialisation des fonctions RH s’impose comme une évidence. En remplaçant les documents papier par des fichiers numériques stockés sur des serveurs sécurisés, les organisations gagnent en efficacité, en flexibilité et en compétitivité. Mais au-delà de ces avantages généraux, quels sont les bénéfices spécifiques de la dématérialisation pour les ressources humaines ?

Les avantages de la dématérialisation des fonctions RH

Gain de temps et d’efficacité

La dématérialisation des fonctions RH et une excellente solution pour améliorer l’efficacité du département des ressources humaines et de gagner du temps. Elle permet, entre autres, de :

• Automatisation des tâches répétitives : la saisie de données, la génération de contrats, le suivi des congés ou des absences, la création des dossiers du personnel sont autant de tâches qui peuvent être automatisées grâce à une solution de GED (Gestion Électronique de Documents). Cela libère un temps précieux pour les équipes RH, qui peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents ou l’amélioration de la qualité de vie au travail.
• Accélération des processus : les demandes des collaborateurs sont traitées plus rapidement grâce aux workflows automatisés. Par exemple, une demande de congés peut être validée en quelques clics, sans intervention manuelle.
• Réduction des erreurs manuelles : la digitalisation limite les risques d’erreurs liées à la saisie ou à la transmission de documents papier.

Réduction des coûts

Hormis l’efficacité et le gain de temps, la dématérialisation permet de :

• Faire des économies d’espace de stockage : en supprimant les archives physiques, les entreprises réduisent leurs coûts immobiliers et libèrent de l’espace pour d’autres activités.
• Diminuer des coûts d’impression et d’archivage : la dématérialisation permet de réduire considérablement les coûts liés à l’achat de papier, d’encre et de matériel de bureau.
• Optimiser de la gestion des ressources humaines : en automatisant certaines tâches, les entreprises peuvent réduire leurs effectifs et optimiser l’allocation de leurs ressources humaines.

Sécurité renforcée

La dématérialisation des fonctions RH améliore :

• La protection des données personnelles : la GED dispose d’outils de sécurité avancés pour protéger les données sensibles des collaborateurs (contrats de travail, bulletins de paie, certificats médicaux, etc.).
• La traçabilité des documents : chaque modification apportée à un document est enregistrée, ce qui facilite les audits et garantit la conformité réglementaire.
• La prévention des pertes et des détériorations : les documents numériques sont moins vulnérables aux risques liés aux supports physiques (incendie, inondation, vol).

Amélioration de la collaboration

La dématérialisation des fonctions RH est un excellent moyen pour renforcer la collaboration entre les différents membres de votre équipe. Elle facilite :

• L’accès aux informations : les collaborateurs peuvent accéder à leurs documents personnels à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté (ordinateur, tablette, smartphone).
• Le partage simplifié : la GED facilite le partage de documents entre les différents acteurs (collaborateurs, managers, RH).
• La communication : les workflows permettent de suivre l’avancement des demandes et de favoriser la communication entre les différents services.

Conformité réglementaire

La GED permet de conserver les documents pendant les durées légales requises et de faciliter les contrôles. La traçabilité des documents permet de répondre rapidement aux demandes des autorités. Par ailleurs, elle offre aux collaborateurs :

• Une plus grande autonomie : les collaborateurs peuvent effectuer eux-mêmes certaines démarches administratives (demandes de congés, de remboursement de frais, etc.).
• Des processus simplifiés et réduit la frustration des collaborateurs.
• Une plus grande mobilité : les collaborateurs peuvent accéder à leurs informations personnelles depuis n’importe où et à tout moment.

La mise en place d’une GED nécessite une réflexion stratégique et une organisation méticuleuse. Voici les principales étapes à suivre :

1. Audit des processus existants : identifier les processus à dématérialiser et les documents à numériser.
2. Choix d’une solution adaptée : sélectionner une solution GED qui répond aux besoins spécifiques de l’entreprise en termes de fonctionnalités, de sécurité et d’évolutivité.
3. Numérisation des documents : scanner les documents papier existants et les intégrer dans la GED.
4. Configuration des workflows : définir les processus de traitement des demandes et les règles de validation.
5. Formation des utilisateurs : former les collaborateurs à l’utilisation de la nouvelle solution.
6. Accompagnement au changement : mettre en place un accompagnement pour faciliter l’adoption de la GED par les équipes.

La dématérialisation des fonctions RH est une démarche stratégique qui offre de nombreux avantages pour l’entreprise et ses collaborateurs. En améliorant l’efficacité, la sécurité et la collaboration, la GED contribue à moderniser la gestion des ressources humaines et à renforcer l’attractivité de votre entreprise.