Les tampons encreurs pour les sociétés

Le tampon encreur est un objet qui sert essentiellement à marquer différents supports papier. C’est une fourniture de bureau très présente dans les entreprises de tout secteur. Quel tampon faut-il choisir pour sa société ? Quelles informations doivent apparaître sur le tampon ? Quels sont les documents à tamponner ?

Choisissez le type de tampon encreur adapté

Le tampon encreur est un objet qui se décline en plusieurs variantes réservées à des usages bien déterminés.

Un tampon encreur personnalisé

C’est la forme classique de tampon encreur. Elle s’utilise dans toute sorte d’entreprises. Le tampon encreur personnalisé est unique puisque vous définissez vous-même les éléments pour le personnaliser. L’adopter vous permet de gagner du temps dans la préparation de vos documents administratifs, car vous n’êtes plus obligés de réécrire à chaque fois certaines informations. Notez qu’un tampon encreur pour marquer vos documents administratifs, lorsqu’il est personnalisé, peut être manuel ou automatique. Les tampons encreurs manuels sont adaptés aux entreprises qui tamponnent juste quelques documents. Les tampons encreurs automatiques par contre, sont réservés aux entreprises qui utilisent régulièrement cet objet. Ils sont de ce fait généralement conçus en matière résistante et solide qui assure leur durabilité dans le temps.

Un tampon encreur standard

Il existe aussi certains modèles de tampon encreur standard avec des rôles bien spécifiques. Nous retenons essentiellement : le tampon dateur, le tampon de poche, le tampon numéroteur, etc.

Le tampon dateur sert à marquer vos documents avec une date. Ceci est souvent utile pour suivre un envoi ou une réception de courrier. La marque d’un tampon dateur permet de mettre de l’ordre dans vos documents pour les retrouver plus facilement dans une situation urgente par exemple.

Le tampon de poche vous aide à marquer vos documents, même lorsque vous vous trouvez hors des locaux de l’entreprise. Le tampon numéroteur quant à lui, permet d’ajouter des numéros à des documents pour les classer. Dans cette catégorie de tampon, on retrouve aussi les tampons de types « Vu », « Acquittée », « Archive », « Confidentiel », « Payée », etc.

Les informations qui doivent apparaître sur le tampon

Pour qu’il serve à marquer vos documents, le tampon encreur doit faire apparaître certaines informations importantes pour identifier l’entreprise ou reconnaître des documents officiels marqués.

D’une part, les informations qui peuvent servir à identifier votre entreprise sur un tampon sont : le nom, le logo, l’adresse, les numéros téléphoniques, l’adresse postale, le fax de l’entreprise. L’adresse mail de l’entreprise peut aussi être mentionnée. Ces informations dites « commerciales » permettent à votre entreprise d’être reconnue par des clients, partenaires et potentiels prospects. Elles offrent la possibilité à ces différents acteurs d’entrer facilement en contact avec vous.

D’autre part, le tampon encreur doit marquer vos documents officiels avec les informations légales relatives à l’identité officielle de votre entreprise. Il s’agit notamment d’informations comme : le numéro de TVA, le numéro SIRET, la forme juridique, le registre de commerce de rattachement de l’entreprise, etc.

Les documents à tamponner

Il n’y a pas de règles standards qui définissent les documents qui peuvent recevoir, ou non, le tampon de votre entreprise. Les documents qui reçoivent souvent l’apposition de tampon sont :

• les devis,
• les factures,
• les documents officiels,
• les formulaires administratifs,
• les contrats,
• les ordonnances,
• les bons d’achat,

En fonction du secteur dans lequel évolue votre entreprise, bien d’autres documents peuvent accueillir un tampon. Notez que ces documents peuvent être tamponnés, peu importe le format : texte, image, etc.