Déménager son entreprise : à quoi devez-vous penser ?

Vous envisagez de déménager votre entreprise ou peut-être est-ce déjà prévu ? Dans tous les cas, changer de place sa structure professionnelle implique démarches et responsabilités. Pendant cette période, vous risquez d’être assez surmené et c’est dans ces moments qu’arrivent les oublis et les erreurs de parcours. Si vous souhaitez faire partie de ceux pour lesquels le déménagement d’entreprise rime avec sérénité et organisation, alors vous êtes au bon endroit.

Prévenir ses clients et collaborateurs avant de déménager son entreprise

Déménager revient à être indisponible pendant un laps de temps. Vous devez donc anticiper vos collaborations avec le plus d’avance possible. D’une part, pas question de s’engager avec de nouveaux clients si les tâches à effectuer sont durant votre déménagement. D’autre part, il convient de prendre le plus d’avance possible (voire de terminer) sur les missions que vous avez déjà. Vous devez aussi prévenir vos clients et collaborateurs que vous allez déménager.

Au niveau de la communication, le téléphone est à privilégier pour être certain que le message est bien passé. Mais il faut garder une chose à l’esprit. Ce n’est pas parce que vous devez gérer cet événement que le monde s’arrête. Vous allez très certainement, comme à votre habitude, recevoir des mails et des appels. Pour ne pas faire planer une sensation de désintérêt, voire donner l’impression que vous manquez de sérieux, car vous ne répondez pas, il faut penser à configurer des messages automatiques. De la même façon, si vous avez des collaborateurs qui pourront continuer de travailler en votre absence, il faut s’assurer qu’ils en aient les moyens. Cela peut passer par une réunion de cadrage et la mise en place d’outils collaboratifs.

Anticiper les besoins liés au déménagement de son entreprise

Déménager son entreprise, c’est aussi une question matérielle : qu’allez-vous garder et qu’est-ce que vous allez laisser ? Dans le cas où vous décidiez de vous séparer de mobilier, qu’allez-vous en faire ? Il serait dommage de tout jeter, quand on sait que cela peut servir à d’autres personnes. Vous pouvez par exemple faire appel à EMMAUS. Ensuite, vous allez devoir penser aux équipements. Avez-vous tous les outils de manutention nécessaires ou allez-vous déléguer ? Si vous choisissez la seconde option, quelle est l’entreprise qui va se charger du déménagement ?

Il y a aussi tout le côté immatériel. Le déménagement va-t-il changer votre façon de procéder en entreprise ? Allez-vous vous éloigner de certains clients et vous rapprocher de d’autres ? Serez-vous toujours en mesure de vous rendre à vos événements habituels ? La politique de l’entreprise en matières de transport pourra-t-elle se poursuivre ?

Selon les réponses à toutes ces questions, vous pourrez en déduire celle de la question suivante : “Votre chiffre d’affaires en sera-t-il affecté positivement ou négativement ? » Bien qu’il y ait toujours un temps d’adaptation, c’est important d’envisager cette possibilité. Ceci afin de mieux rebondir et préparer l’avenir.

Faire le changement de domiciliation d’entreprise

Lorsque vous déménagez votre entreprise, ce n’est pas seulement le lieu qui change. Il faut aussi réaliser des démarches pour en informer les structures professionnelles à l’instar de l’URSSAF. Si vous changez de région, il faut savoir que la prise en considération des changements peuvent être longs. Il y a en effet un temps de latence pour le traitement des demandes. Pour faire ce changement, vous pouvez vous adresser à votre URSSAF en ligne ou en vous déplaçant.

Pour les personnes qui exercent à distance, sans structure physique, vous devez vous poser la question de savoir si c’est nécessaire. La réponse est oui, puisque votre entreprise doit avoir une adresse à jour dans tous les cas. C’est à celle-ci que vous recevrez vos courriers professionnels.

Mettre à jour son site internet et ses supports de communication

Rapidement, vous allez devoir faire de nombreuses modifications pour correspondre à votre nouvelle situation. Pas question d’avoir des informations erronées sur vos supports de communication, cela pourrait être vu comme un manque de sérieux.

Rendez-vous sur votre site internet et modifiez la page “Contact”. Indiquez dans celle-ci votre nouvelle adresse. Si votre localisation figure dans d’autres menus de votre site web, faites les changements nécessaires. Ensuite, rendez-vous dans le footer pour modifier les mentions légales et les CGV. Il s’agit de pages très importantes qui doivent être à jour. Vous allez devoir modifier, d’une part, votre adresse et d’autre part, votre SIRET. Enfin, vous pouvez aller sur tous vos supports de communication et en faire de même : carte de visites, flyers, kakémonos, réseaux sociaux…

Comme nous l’avons vu, déménager est une grande responsabilité. Pas question de faire ça à la va-vite, vous seriez perdant à l’arrivée. Votre maître-mot doit être l’anticipation. Plus vous allez l’avoir à l’esprit, plus votre organisation sera sans faille. Il est normal d’avoir une baisse de productivité lors d’un déménagement, mais ce n’est pas une raison pour s’y résigner. Pour redémarrer le plus vite possible sur les bons rails, il vous faut suivre ces conseils.