Conseils pour le déménagement de bureaux d’entreprise

Le déménagement n’est jamais une opération simple. Le simple fait d’écouter le mot «déménager» peut provoquer des maux de tête importants! Imaginez: ranger tout, nettoyer puis déménager définitivement; ce n’est pas facile du tout. Malgré cela, si le déménagement d’une maison est une opération compliquée et ennuyeuse, celle d’une entreprise l’est encore plus, puisque tout le personnel doit être préparé avec ses appartenances et outils de travail spécifiques.

Découvrez certaines étapes à suivre pour faciliter ce processus difficile, ce qui rendra le déménagement du bureau moins compliquée.

Planifiez votre déménagement

Si votre bureau doit changer l’emplacement, le mieux est de se préparer à l’avance et de tout organiser de la meilleure façon; le temps estimé pour le déménagement est directement proportionnel à la taille du bureau: plus il est grand, plus il faudra de temps. Par exemple, un petit bureau ne nécessite pas plus de deux semaines, mais s’il s’agit d’un bureau de taille moyenne ou grande, le délai peut être étendu même jusqu’à 8 mois.

Vous devez mieux planifier, ce qui vous permettra de suivre les étapes suivantes.

• Fixez une date: gardez à l’esprit que cette opération implique l’arrêt de l’activité, il est donc bon d’organiser le déménagement à un moment de l’année où la productivité du travail est plus faible, par exemple vous pouvez opter pour les mois d’été et, également dans ce cas, une attention particulière doit être portée au personnel qui pour la plupart pourrait être en vacances.
• Étudiez le nouvel espace où vous déménagez: il est très important d’étudier le nouveau bureau: si vous le faites à l’avance, vous pourrez organiser et allouer les nouveaux bureaux à l’avance tels que la zone de photocopie, la réception, la salle d’attente, les bureaux individuels … Si vous organisez ces détails à l’avance, le déménagement sera beaucoup plus facile.
• Gardez un œil sur les services publics: pensez à l’électricité, au téléphone, à Internet, à l’eau et à d’autres services. Il est donc très important de ne pas les laisser de côté.

Organisez votre déménagement

Vous devez organiser et coordonner les employés, afin qu’ils puissent eux aussi participer au déménagement et il y aura une organisation contrôlée par les deux parties. Conseils à suivre:

• Maintenir une bonne communication: cet aspect est toujours important dans tous les domaines, cependant, en ce qui concerne le déménagement des bureaux, il est encore plus important, car il peut éviter les accidents et les pertes de temps. La chose la plus recommandée est de parler avec chaque directeur de département, qui à son tour devra informer correctement son personnel.
• Établir les différentes procédures: il est important d’impliquer le personnel et qu’il soit correctement informé du moment quand les tâches déjà assignées seront exécutées: récupérer les objets personnels, organiser et déplacer la documentation confidentielle, emballer le matériel dangereux, s’il est présent.
• Devis: il est important de pouvoir envisager le soutien d’une entreprise de déménagement, mais on ne peut pas s’arrêter de choisir la première que l’on trouve: comparer les différentes, il est important d’analyser et d’étudier l’entreprise qui se rapprochera le plus pour répondre à vos besoins: emballage, montage, assurance…

Commencez le déménagement du bureau

Maintenant oui: le moment est venu de commencer, comme vous l’avez déjà planifié et organisé au cours des dernières semaines, voire des derniers mois.

• Faites l’emballage: gardez l’ordre avec les boîtes que vous faites. Par exemple, vous devez marquer chaque boite avec un code de votre choix qui identifie le contenu et les objets que vous y avez stockés; en plus, cela indique aussi le département de destination. Une fois cela fait, compilez une liste d’inventaire, qui vous permettra de tout garder sous contrôle.
• Nettoyage: pendant le déménagement, il est important de se débarrasser de tous les documents dont vous n’aurez plus besoin, moins vous avez de feuilles ou d’objets, mieux c’est. Le papier peut également être recyclé, n’oubliez pas.
• Informez vos fournisseurs et clients de votre nouvelle adresse: c’est un point très important qui ne doit pas être sous-estimé. Informez donc toutes les personnes qui s’occupent de votre entreprise que vous déménagez.